Gratis lesmateriaal voor kappers- en beautyopleidingen

De vier lessen

Elke les heeft leerdoelen, uitleg met kernbegrippen, opdrachten, een casus en een afsluitende vraag. Klik op een les om de volledige tekst te lezen.

1. Les 1 · 2 lesuren van 50 minuten

   Online boeken en de salonagenda

   • uitleggen hoe een online boekingssysteem en een digitale agenda samenwerken
   • een behandeling inplannen met de juiste duur, buffer en inwerktijd
   • een werkrooster koppelen aan de tijden waarop klanten kunnen boeken
   • een goede afspraakbevestiging en herinnering schrijven
   PDFWord
   Lees de volledige les

   Les 1: Online boeken en de salonagenda

   Je eigen salon digitaal runnen · 2 lesuren van 50 minuten · mbo niveau 3–4

   Leerdoelen

   Na deze les kun je:

   • uitleggen hoe een online boekingssysteem en een digitale agenda samenwerken;
   • een behandeling inplannen met de juiste duur, buffer en inwerktijd;
   • een werkrooster koppelen aan de tijden waarop klanten kunnen boeken;
   • een goede afspraakbevestiging en herinnering schrijven.

   Uitleg

   Een salon verkoopt tijd. Elke behandeling heeft een duur, en elke medewerker heeft een beperkt aantal uren. De agenda is daarom het hart van de salon: daarin staat wie wanneer wat doet. Vroeger stond de agenda in een papieren afsprakenboek en boekte de klant alleen telefonisch of aan de balie. Nu boeken veel klanten online, ook 's avonds en in het weekend. Een online boekingssysteem laat de klant zelf een behandeling, een medewerker en een vrije tijd kiezen. De afspraak komt direct in de digitale agenda van de salon te staan en de klant krijgt een bevestiging per e-mail.

   Kernbegrippen

   • Behandelduur: de tijd die een behandeling echt kost, inclusief advies en afrekenen.
   • Buffer: extra minuten tussen twee afspraken, om op te ruimen of uit te lopen.
   • Inwerktijd: de tijd dat bijvoorbeeld kleuring of een masker inwerkt. In die tijd kan de kapper een andere klant helpen. Veel agenda's splitsen zo'n afspraak daarom in blokken: inzetten, inwerken en afmaken.
   • Werkrooster: de tijden waarop een medewerker werkt. Een klant mag online alleen boeken op tijden dat de medewerker er echt is.
   • Bevestiging en herinnering: een bericht direct na het boeken en een herinnering kort vóór de afspraak, bijvoorbeeld 24 uur van tevoren.

   Opdracht 1: Een dag plannen (individueel, 20 minuten)

   Een kapsalon heeft twee kappers die werken van 09:00 tot 17:30, met 30 minuten pauze. Plan de volgende afspraken in een dagagenda met twee kolommen. Gebruik 10 minuten buffer na elke afspraak.

   • Knippen dames, 45 minuten (4 keer)
   • Knippen heren, 30 minuten (5 keer)
   • Uitgroei kleuren: 20 minuten inzetten, 30 minuten inwerken, 25 minuten wassen en föhnen (2 keer)
   • Balayage, 150 minuten (1 keer)

   Vragen:

   1. Passen alle afspraken? Zo nee, welke niet en waarom?
   2. Hoe gebruik je de inwerktijd van de kleuringen slim?
   3. Waar plan je de pauzes?

   Opdracht 2: De boekingspagina als klant (duo, 15 minuten)

   Zoek met je duo-partner de online boekingspagina van twee salons op (bijvoorbeeld via Google Maps of Instagram). Boek niet echt, maar loop het proces door tot vlak vóór het bevestigen.

   Hoeveel stappen kost het om een afspraak te boeken?

   Zie je de prijs en de duur vóór je boekt?

   Staan de annuleringsvoorwaarden erbij?

   Wat zou jij verbeteren?

   Opdracht 3: Bevestiging en herinnering schrijven (individueel, 15 minuten)

   Schrijf een afspraakbevestiging en een herinnering voor je eigen (toekomstige) salon. Zorg dat erin staat: datum, tijd, behandeling, medewerker, adres, hoe de klant kan verzetten en tot wanneer dat kosteloos kan. Houd het vriendelijk en kort genoeg om op een telefoon te lezen.

   Casus: de telefoon gaat tijdens het knippen

   Een zelfstandige kapster werkt alleen. Tijdens het knippen gaat de telefoon gemiddeld zes keer per dag. Ze neemt niet op tijdens een behandeling en belt later terug, maar dan heeft de klant soms al ergens anders geboekt.

   1. Wat kost het haar als ze per week drie klanten misloopt? Kies zelf een gemiddelde prijs.
   2. Welke voordelen en nadelen heeft online boeken voor haar?
   3. Welke afspraken moet ze vooraf goed instellen voordat ze online boeken aanzet?

   Afsluiting

   Bespreek klassikaal: waarom kiezen klanten steeds vaker voor online boeken, en wat blijft er belangrijk aan persoonlijk contact aan de telefoon en de balie?

2. Les 2 · 2 lesuren van 50 minuten

   No-shows en annuleringsbeleid

   • uitleggen wat een no-show is en waarom die de salon geld kost
   • de kosten van no-shows berekenen met een formule
   • maatregelen tegen no-shows vergelijken: herinnering, aanbetaling, wachtlijst en voorwaarden
   • heldere en gastvrije annuleringsvoorwaarden schrijven
   PDFWord
   Lees de volledige les

   Les 2: No-shows en annuleringsbeleid

   Je eigen salon digitaal runnen · 2 lesuren van 50 minuten · mbo niveau 3–4

   Leerdoelen

   Na deze les kun je:

   • uitleggen wat een no-show is en waarom die de salon geld kost;
   • de kosten van no-shows berekenen met een formule;
   • maatregelen tegen no-shows vergelijken: herinnering, aanbetaling, wachtlijst en voorwaarden;
   • heldere en gastvrije annuleringsvoorwaarden schrijven.

   Uitleg

   Een no-show is een klant die een afspraak heeft gemaakt, niet komt en ook niet op tijd afzegt. De stoel blijft leeg, de medewerker wordt wel betaald en de plek had aan een andere klant gegeven kunnen worden. Meestal is er geen onwil: klanten vergeten de afspraak of zien op tegen afbellen.

   De rekensom

   No-show kosten per jaar = afspraken per week × no-show percentage × gemiddelde prijs × weken per jaar open Voorbeeld: 60 afspraken per week × 5% × €50 × 48 weken = €7.200 per jaar, ofwel €600 per maand.

   Maatregelen

   • Herinnering: een bericht 24 uur en eventueel 1 uur vóór de afspraak geeft de klant tijd om nog te verzetten.
   • Aanbetaling: de klant betaalt bij het boeken een deel vooraf, bijvoorbeeld via iDEAL. Dat bedrag wordt verrekend bij het afrekenen.
   • Wachtlijst: komt er een plek vrij, dan bied je die aan klanten die eerder wilden komen.
   • Annuleringsvoorwaarden: duidelijke afspraken over tot wanneer kosteloos verzetten kan en wat er gebeurt bij te laat afzeggen.

   Wat zegt de wet?

   Voorwaarden gelden alleen als de klant ze vóór het boeken kon lezen. Ze mogen niet onredelijk zijn: een annuleringsbedrag moet in verhouding staan tot de werkelijke schade. Prijzen en kosten noem je voor consumenten inclusief btw. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

   Opdracht 1: Rekenen (individueel, 15 minuten)

   1. Een schoonheidssalon heeft 40 afspraken per week, gemiddeld €65 per behandeling, is 46 weken per jaar open en heeft 6% no-shows. Wat kosten de no-shows per jaar en per maand?
   2. Met herinneringen en aanbetalingen daalt het percentage naar 3%. Hoeveel omzet blijft er per jaar extra in de salon?
   3. Waarom is dit bedrag in werkelijkheid vaak nog hoger? Noem twee redenen.

   Opdracht 2: Annuleringsvoorwaarden schrijven (duo, 25 minuten)

   Schrijf annuleringsvoorwaarden voor een salon naar keuze. Neem op: de termijn, hoe de klant afzegt, wat er gebeurt met een aanbetaling, wat er gebeurt bij niet verschijnen en bij te laat komen, en ruimte voor overmacht. Gebruik de jij-vorm en begin met waarom. Wissel daarna met een ander duo en geef feedback: is de tekst duidelijk, redelijk en vriendelijk?

   Casus: de vaste klant die steeds vergeet

   Een vaste klant komt al jaren, maar is dit jaar drie keer niet verschenen zonder af te zeggen. De eigenaar wil haar niet kwijt, maar ook niet steeds een lege stoel.

   1. Hoe begin je het gesprek met deze klant?
   2. Welke maatregel past hier: een aanbetaling alleen voor haar, een herinnering per telefoon, of iets anders? Leg uit.
   3. Hoe zorg je dat collega's weten wat er is afgesproken?

   Afsluiting

   Bespreek: waarom voelen voorwaarden voor veel salons ongemakkelijk, en hoe maak je ze juist gastvrij?

3. Les 3 · 2 lesuren van 50 minuten

   Kassa, btw en dagafsluiting

   • het verschil uitleggen tussen het lage en het algemene btw-tarief in een salon
   • een prijs inclusief btw omrekenen naar een prijs exclusief btw
   • een kasopmaak maken en een kasverschil verklaren
   • uitleggen waarom een salon zijn kassagegevens moet bewaren
   PDFWord
   Lees de volledige les

   Les 3: Kassa, btw en dagafsluiting

   Je eigen salon digitaal runnen · 2 lesuren van 50 minuten · mbo niveau 3–4

   Leerdoelen

   Na deze les kun je:

   • het verschil uitleggen tussen het lage en het algemene btw-tarief in een salon;
   • een prijs inclusief btw omrekenen naar een prijs exclusief btw;
   • een kasopmaak maken en een kasverschil verklaren;
   • uitleggen waarom een salon zijn kassagegevens moet bewaren.

   Uitleg

   Aan de kassa komt alles samen: de behandeling, verkochte producten, de betaalwijze en de btw. Een goede kassa legt per regel vast wat er is verkocht en tegen welk btw-tarief, zodat de administratie aan het eind van de dag klopt.

   Btw in de salon

   • Kappersdiensten zoals knippen, wassen, föhnen en kleuren vallen onder het lage btw-tarief van 9%.
   • Verkochte producten en schoonheidsbehandelingen zoals gezichtsbehandelingen, manicure en make-up vallen onder het algemene tarief van 21%.
   • Consumentenprijzen zijn altijd inclusief btw. Prijs exclusief btw = prijs inclusief btw ÷ 1,09 (of ÷ 1,21). De btw is het verschil.

   Controleer je eigen situatie altijd bij de Belastingdienst of een boekhouder.

   De dagafsluiting

   Aan het eind van de dag tel je het contante geld (de kasopmaak) en vergelijk je het met wat er volgens de kassa hoort te zijn: Verwacht saldo = beginsaldo + contante ontvangsten − contante uitgaven (kassagrepen) Het verschil tussen geteld en verwacht is het kasverschil. Dat noteer je altijd, met een reden. Pinbetalingen vergelijk je met het dagtotaal van de pinautomaat. Kassagegevens horen bij je administratie, die je in de regel 7 jaar bewaart.

   Opdracht 1: Btw rekenen (individueel, 15 minuten)

   1. Knippen dames kost €45 inclusief btw. Wat is de prijs exclusief btw en hoeveel btw zit erin?
   2. Een shampoo kost €18,15 inclusief btw. Wat is de prijs exclusief btw?
   3. Een klant betaalt voor knippen (€45) en de shampoo (€18,15). Hoeveel btw draagt de salon af, per tarief?

   Opdracht 2: Kasopmaak (duo, 20 minuten)

   Gebruik het formulier Kasopmaak en dagafsluiting. Gegevens van de dag:

   • Beginsaldo: €150
   • Contante ontvangsten volgens de kassa: €385
   • Kassagreep voor koffie en melk: €12,50
   • Geteld in de la: 2 × €100, 3 × €50, 8 × €20, 1 × €10, 2 × €5, 3 × €2, 4 × €1, 5 × €0,50

   1. Wat is het verwachte saldo?
   2. Hoeveel is er geteld?
   3. Is er een kasverschil? Bedenk twee mogelijke oorzaken.
   4. Er blijft €150 wisselgeld in de la. Hoeveel room je af?

   Casus: de kassa die niet klopt

   In een kapsalon is de kas drie dagen achter elkaar €10 tot €20 te weinig. Er werken drie mensen aan de kassa.

   1. Welke vragen stel je om de oorzaak te vinden?
   2. Welke afspraken maak je over wie de kassa bedient en hoe kassagrepen worden genoteerd?
   3. Waarom is het belangrijk om een kasverschil niet 'weg te werken'?

   Afsluiting

   Bespreek: welke voordelen heeft een kassa die gekoppeld is aan de agenda, ten opzichte van een losse kassa of een schrift?

4. Les 4 · 2 lesuren van 50 minuten

   Klantbinding, reviews en privacy (AVG)

   • uitleggen hoe een salon vaste klanten houdt met een klantenkaart, vervolgafspraken en nazorg
   • op een eerlijke manier om reviews vragen en op reviews reageren
   • persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens herkennen in de salon
   • toepassen wat de AVG vraagt over toestemming, bewaren en foto's
   PDFWord
   Lees de volledige les

   Les 4: Klantbinding, reviews en privacy (AVG)

   Je eigen salon digitaal runnen · 2 lesuren van 50 minuten · mbo niveau 3–4

   Leerdoelen

   Na deze les kun je:

   • uitleggen hoe een salon vaste klanten houdt met een klantenkaart, vervolgafspraken en nazorg;
   • op een eerlijke manier om reviews vragen en op reviews reageren;
   • persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens herkennen in de salon;
   • toepassen wat de AVG vraagt over toestemming, bewaren en foto's.

   Uitleg

   Klantbinding

   Een nieuwe klant vinden kost meer moeite dan een bestaande klant houden. Klanten komen terug als ze zich herkend voelen: de kapper weet nog welke kleur het was, de schoonheidsspecialiste weet dat de huid gevoelig is. Daarvoor houdt de salon een klantenkaart bij met notities, kleurformules, behandelingen en eventueel foto's. Ook een vervolgafspraak voorstellen vóór de klant vertrekt en een bericht met nazorgadvies helpen.

   Reviews

   Reviews op bijvoorbeeld Google helpen nieuwe klanten kiezen. Vraag elke klant op dezelfde manier om een review, niet alleen de tevreden klanten. Beloon geen positieve reviews en schrijf nooit zelf reviews: misleidende of gekochte reviews zijn verboden. Reageer vriendelijk op elke review, ook op kritiek.

   Privacy en de AVG

   • Persoonsgegevens: alles waarmee je iemand kunt herkennen, zoals naam, telefoonnummer, e-mailadres en foto's.
   • Bijzondere persoonsgegevens: onder andere gegevens over gezondheid. Die zijn extra beschermd. Een salon is geen medische praktijk: wat je moet weten voor een behandeling bespreek je mondeling, en je schrijft het niet op in het klantdossier of de salonsoftware.
   • Doel en minimaal: vraag alleen wat je nodig hebt, en gebruik het alleen daarvoor.
   • Bewaren: niet langer dan nodig. Voor de administratie (kassa, facturen) geldt een bewaarplicht van 7 jaar.
   • Foto's: alleen met toestemming. Toestemming voor het eigen dossier en voor social media vraag je apart.
   • Rechten van de klant: inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. De klant kan toestemming altijd intrekken.
   • Beveiliging: geen klantgegevens of klantfoto's in privételefoons of appgroepen; alleen wie het nodig heeft, kan erbij.
   • Jonger dan 16: voor toestemming is ook een ouder of voogd nodig.

   Opdracht 1: Privacycheck (duo, 20 minuten)

   Maak een lijst van alle plekken waar in een salon klantgegevens staan, bijvoorbeeld de agenda, de kassa, een intakeformulier, de telefoon van de eigenaar en social media. Geef per plek aan:

   Plek	Welke gegevens	Wie kan erbij	Hoe lang bewaard	Verbeterpunt

   Opdracht 2: Reviewverzoek en reactie (individueel, 15 minuten)

   1. Schrijf een kort, vriendelijk bericht waarin je een klant om een review vraagt.
   2. Een klant schrijft: "Lang moeten wachten en de kleur was te donker." Schrijf een professionele reactie.

   Casus: de appgroep met voor-en-nafoto's

   Het team van een schoonheidssalon deelt voor-en-nafoto's van klanten in een appgroep, om van elkaar te leren. Een van de foto's belandt per ongeluk op een openbaar Instagram-account.

   1. Welke regels uit de AVG zijn hier van belang?
   2. Wat moet de salon nu doen?
   3. Welke afspraken voorkom je dit in de toekomst mee?

   Afsluiting

   Bespreek: hoe zorg je dat klanten zich herkend voelen, terwijl je zorgvuldig omgaat met hun gegevens?

Aansluiting op het mbo

<a href="https://planobook.nl/lesmateriaal-salon">Gratis lespakket: Je eigen salon digitaal runnen</a> (gratis via Planobook)