Privacyverklaring

Planobook, KvK 75105942, Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam, Nederland, is bereikbaar via info@planobook.nl. Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt via de website en salonsoftware.

Planobook is verwerkingsverantwoordelijke voor eigen website-, account-, contract-, facturatie-, ondersteunings- en beveiligingsverwerkingen. Voor klant- en medewerkersgegevens die een salon via de software verwerkt, bepaalt de salon doorgaans doelen en middelen en is Planobook verwerker. Richt een verzoek over een behandeling of salonklantdossier daarom eerst aan de betreffende salon; Planobook ondersteunt de salon waar nodig.

• account- en bedrijfsgegevens, zoals naam, e-mail, salon, adres, abonnement en facturatie- of betaalstatus;
• salonklantgegevens, zoals naam, e-mail, telefoon, woonplaats (als de salon daarom vraagt), geboortedatum, afspraken, voorkeuren en communicatie;
• door de salon ingevoerde notities en voortgangsfoto’s met bijbehorende datum en toelichting;
• medewerkers, roosters, beschikbaarheid en toegangsrechten;
• technische en beveiligingsgegevens, zoals sessiegegevens, gebeurtenissen, apparaat- en netwerkgegevens voor zover noodzakelijk;
• cookiekeuzes en, alleen waar actief en toegestaan, analyse- of advertentiegebeurtenissen.

Vrije notities en foto’s kunnen informatie over gezondheid, behandeling of andere bijzondere persoonsgegevens bevatten. De salon moet invoer beperken tot wat noodzakelijk is en zelf een geldige grondslag en eventuele uitzondering onder artikel 9 AVG bepalen. Voer geen onnodige gevoelige gegevens in.

Planobook verwerkt eigen gegevens voor uitvoering van de zakelijke overeenkomst en gevraagde ondersteuning, wettelijke administratieplichten, beveiliging en fraudepreventie op basis van gerechtvaardigd belang, en waar nodig toestemming. Niet-noodzakelijke marketing- en trackingtechnologie wordt niet gebaseerd op alleen het aanmaken van een account.

De salon bepaalt de grondslag voor salonklantgegevens. Planobook verwerkt die gegevens volgens de instructies in de software en de verwerkersovereenkomst, onder meer voor afspraken, CRM, communicatie, opslag, ondersteuning, back-up en herstel.

Aanmelden voor een proefaccount: als je op de website je e-mailadres invult, bewaren we dat met de pagina en de bron waarlangs je kwam, zodat we je kunnen helpen als je de aanmelding niet afrondt. Een telefoonnummer is optioneel; we gebruiken het alleen om je te helpen bij het opzetten van deze aanmelding, niet voor reclame of verkoopbelletjes, en het komt niet op je boekingspagina. Grondslag: je eigen verzoek en ons gerechtvaardigd belang. Rond je de aanmelding niet af, dan wissen we deze gegevens automatisch 90 dagen na het invullen, tenzij we in die periode samen een afspraak hebben gemaakt. Na een afgeronde registratie wissen we het telefoonnummer uit deze aanmeldgegevens na 90 dagen. Eerder laten wissen of bezwaar maken kan altijd via info@planobook.nl.

Inrichting en hulp. Bij het inrichten van je salon vragen we (optioneel) waar je nu je afspraken plant, bijvoorbeeld op papier, via WhatsApp of in een ander systeem. Je antwoord staat bij je account. We gebruiken het om je de juiste hulp te tonen, zoals het meenemen van je klantenlijst, en om te meten welke hulp werkt. Vraag je in de app of we je bellen om je klanten over te zetten, dan zetten we je naam, je telefoonnummer, de naam van je salon en het tijdvak dat je koos in onze terugbellijst. We gebruiken die gegevens alleen om je terug te bellen, niet voor reclame. Grondslag: je eigen verzoek en ons gerechtvaardigd belang. Het belverzoek wissen we automatisch 90 dagen na het aanvragen, tenzij we in die periode samen verder in gesprek zijn. Dat geldt ook als je je account eerder opheft: het belverzoek staat los van je salongegevens. Je klantenlijst zelf zet je alleen via de upload in de app over (nooit per mail); die valt onder de verwerkersovereenkomst.

Je informeren over Planobook na je proefperiode. Na je proefperiode sturen we je hooguit een korte hulpvraag en ongeveer een maand later één bericht dat je account nog voor je klaarstaat. Daarna stoppen deze berichten. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Afmelden kan altijd met één klik via de link onder elke mail; berichten over je account, zoals facturen en het einde van je proefperiode, blijven we wel sturen.

De maandagmail met je weekcijfers. Heb je een abonnement of loopt je proefperiode, dan sturen we je elke maandag een korte mail met de cijfers van je salon van de week ervoor (afspraken, omzet, online boekingen en no-shows) en één tip om Planobook beter te gebruiken. We kiezen die tip met vaste regels op basis van je eigen gegevens in Planobook; er komt niemand anders aan te pas. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Afmelden kan met één klik onder elke maandagmail of in Planobook via Instellingen, en daar zet je hem ook weer aan.

Voor de dienst kunnen leveranciers worden ingezet voor applicatie- en databasehosting, objectopslag, e-mail, beveiliging en betalingen. Afhankelijk van de gebruikte functie gaat het onder meer om Hetzner Online GmbH voor applicatie- en databasehosting, objectopslag en back-ups (datacenter Falkenstein, Duitsland, binnen de EU), Resend voor e-mail, Mollie voor betaalfuncties, Google-diensten voor reCAPTCHA en opslagfuncties, en Meta voor advertentiemeting. Hun precieze juridische rol hangt af van de gebruikte functie en configuratie; een betaaldienst of advertentieplatform kan zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Planobook verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen verstrekt als dat nodig is voor de dienst, op instructie, op een wettelijke grond of bij een rechtmatig verzoek. De applicatie, de database, de objectopslag en de back-ups staan binnen de EU, in Duitsland. Andere leveranciers, zoals die voor e-mail, reCAPTCHA en advertentiemeting, kunnen gegevens ook buiten de EER verwerken. Als een doorgifte buiten de EER plaatsvindt, moet daarvoor een geldig mechanisme en passende bescherming bestaan. Nadere informatie over een concrete doorgifte kan via het contactadres worden opgevraagd.

In de cookiebanner kies je per doel. Noodzakelijk staat altijd aan: sessies, beveiliging, voorkeuren en het onthouden van je cookiekeuze. Analyse en Advertenties (Meta) zijn aparte keuzes; niets staat vooraf aangevinkt en weigeren is even makkelijk als accepteren. Van je keuze tellen we alleen het aantal per dag (bijvoorbeeld "alles", "alleen noodzakelijk"), zonder IP-adres of andere kenmerken.

Analyse. Met jouw toestemming laden we Google Analytics (als die functie is geconfigureerd) en Contentsquare, die interacties en gebruikspatronen meten om de website te verbeteren. Deze leveranciers kunnen daarbij eigen technische gegevens ontvangen en volgens hun voorwaarden verwerken.

Advertenties (Meta Pixel). Alleen als je advertenties toestaat, laden we de Meta Pixel op onze website (nooit in de salonsoftware of op boekingspagina's van salons). De pixel meet paginabezoek, het bekijken van onze prijs- en overstappagina's, het invullen van je e-mailadres voor een proefaccount en het aanmaken van een proefaccount, zodat we kunnen zien welke advertenties werken. Meta plaatst daarvoor de cookies _fbp en, na een klik op een advertentie, _fbc. We sturen geen e-mailadres of naam via de pixel en zetten nooit persoonsgegevens in een webadres.

Herkomst van een aanmelding. Bij het aanmaken van een account slaan we op via welke pagina of bron je bij Planobook kwam: landingspagina, verwijzende website, en bij een advertentie de campagne-, advertentieset- en advertentie-ID, de plaatsing (bijvoorbeeld Instagram Reels) en of je via een advertentieklik kwam. Zolang dit alleen in je browser staat, zijn het kenmerken van een advertentie; zodra ze bij je account staan, zijn het persoonsgegevens over jouw aanmelding. We gebruiken ze alleen voor onze eigen meting van advertenties en kanalen, en we bewaren ze ook zonder cookietoestemming (grondslag: ons gerechtvaardigd belang). Ze staan tot je registreert maximaal 90 dagen lokaal in je browser en daarna bij je account. De klik-ID van Meta (fbclid) bewaren we in je browser alleen als je advertenties toestaat; zonder die toestemming alleen het feit dát je via een advertentie kwam. Bij het aanmelden vragen we ook (optioneel) "Hoe heb je ons gevonden?"; je antwoord staat bij je account.

E-mailadres vóór de registratie. Kom je via een advertentie en vul je op onze website je e-mailadres in voor een proefaccount, dan bewaren we een gehashte vorm van dat adres met de advertentieherkomst hierboven. Een gehasht adres is niet leesbaar, maar blijft een persoonsgegeven. Zo blijft de herkomst bewaard als je bijvoorbeeld in de Instagram-app begint en later in Safari je account aanmaakt. Zonder advertentieherkomst bewaren we deze regel niet. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het meten van onze advertenties. Rond je de aanmelding niet af, dan wissen we de regel automatisch 30 dagen na het laatste invullen; maak je wel een account aan, dan koppelen we de herkomst aan je account en wissen we de regel direct.

Contact via WhatsApp (ook vanuit een advertentie). Stuur je ons een WhatsApp-bericht, bijvoorbeeld via de knop in een advertentie of op onze website, dan zien we je telefoonnummer, profielnaam en de berichten die je stuurt. Bij een bericht vanuit een advertentie staat er soms een korte code in het vooraf ingevulde bericht, zodat we weten via welke advertentie je kwam. We gebruiken het gesprek alleen om je vragen over Planobook te beantwoorden en je te helpen met een proefaccount (grondslag: je eigen verzoek en ons gerechtvaardigd belang), niet voor ongevraagde reclame. WhatsApp is een dienst van WhatsApp Ireland Ltd. (Meta), die berichten volgens eigen voorwaarden verwerkt en ook buiten de EER kan verwerken. We bewaren een gesprek zolang dat nodig is voor je vraag of proefaccount en verwijderen het uiterlijk 12 maanden na het laatste bericht, tenzij je klant wordt. Je kunt altijd vragen om je gesprek te verwijderen via info@planobook.nl.

Melden vanaf onze server (Conversions API van Meta). Dit gebruiken we nog niet. Bij het aanmelden leggen we wel vast welke keuze je maakte: of je advertentiecookies toestond, en of je het aparte, niet vooraf aangevinkte vakje aanzette om je e-mailadres en telefoonnummer in gehashte vorm met Meta te delen. Gehashte gegevens zijn niet leesbaar, maar blijven persoonsgegevens. Gaan we de Conversions API gebruiken, dan alleen voor accounts die daarvoor toestemming gaven, en we vullen deze verklaring vóór de start aan met wat we precies versturen en hoe lang we het bewaren. Klantgegevens van salons (hun klanten) sturen we nooit naar Meta.

Bewaartermijnen. Herkomst in je browser: 90 dagen. Leadregel vóór registratie: 30 dagen. Herkomstkenmerken en je toestemmingskeuzes bij een account: zolang het account bestaat.

Intrekken. Je kunt je keuze altijd wijzigen via "Cookiekeuze aanpassen" hieronder, en als salon in de software via Instellingen → Advertentiemeting. Trek je advertenties in, dan wissen we de Meta-cookies (_fbp, _fbc) in je browser en delen we vanaf dat moment geen gegevens over je account met Meta. Intrekking verandert de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet.

Op de online boekingspagina van een salon kun je zelf kiezen voor "Onthoud mijn gegevens op dit apparaat" (standaard uit). Alleen dan worden je naam, e-mailadres en telefoonnummer (en je woonplaats, als de salon daarom vraagt) na een geslaagde boeking voor die salon in de lokale opslag van je browser bewaard, zodat je ze de volgende keer niet opnieuw hoeft in te vullen. Na 12 maanden zonder nieuwe boeking worden ze niet meer gebruikt en bij je volgende bezoek aan die boekingspagina verwijderd. Deze gegevens gaan niet via deze opslag naar Planobook of de salon. Je verwijdert ze met "Wissen" op de boekingspagina, door de schakelaar uit te zetten of door je browsergegevens te wissen.

Een zakelijke registratie is geen toestemming voor marketing- of advertentiecookies.

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel, de overeenkomst, geschilafhandeling en wettelijke plichten. Account- en salondata worden tijdens de overeenkomst bewaard en daarna zolang nodig voor overdracht, afsluiting of een geldende bewaarplicht. Financiële administratie wordt bewaard gedurende de toepasselijke fiscale termijn. Beveiligingslogs worden bewaard zolang nodig voor detectie, onderzoek en bewijs, met beperkte toegang.

De salon bepaalt binnen wettelijke grenzen de bewaartermijn van salonklantdossiers. Een klant in de software archiveren is geen definitieve wissing. Gewiste gegevens kunnen nog tijdelijk in afgeschermde back-ups staan totdat de normale back-upcyclus eindigt; ze worden niet opnieuw voor gewone bedrijfsvoering gebruikt. Exacte operationele termijnen hangen af van gegevenssoort en leverancier en kunnen via het contactadres worden opgevraagd.

Planobook treft risicogebaseerde maatregelen, waaronder beveiligd transport, hashing van wachtwoorden, toegangs- en salonafscheiding en beperkte beheerrechten voor zover deze technisch en organisatorisch zijn ingericht. Geen systeem is volledig risicoloos. Meld een vermoedelijk beveiligingsincident direct via info@planobook.nl.

Afhankelijk van de situatie bestaan rechten op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en het recht toestemming in te trekken. Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand beantwoord. Die termijn kan bij complexe of talrijke verzoeken wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; hierover wordt binnen de eerste maand bericht. Identiteit kan proportioneel worden gecontroleerd en wettelijke uitzonderingen kunnen gelden.

Voor eigen verwerkingen: info@planobook.nl. Voor een salonklantdossier: neem eerst contact op met de salon. Er kan ook een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

De vaste versie staat bovenaan. Een nieuwe privacyverklaring beschrijft verwerking vanaf haar ingangsdatum en wordt waar passend bekendgemaakt. De privacyverklaring is informatie; zij vormt geen gebundelde toestemming voor marketing of bijzondere persoonsgegevens.