Verwerkersovereenkomst

In het kort

• Jij als salon bepaalt wat er met de gegevens van je klanten en medewerkers gebeurt. Planobook verwerkt die gegevens alleen om de software voor jou te laten werken.
• Planobook beveiligt de gegevens, beperkt wie erbij kan en schakelt alleen leveranciers in voor de taken in bijlage C. Een nieuwe leverancier melden we minstens 14 dagen vooraf; je kunt bezwaar maken.
• Gaat er iets mis met de beveiliging, dan laten we het je zonder onredelijke vertraging weten, met wat er is gebeurd en wat we doen.
• Na het einde kun je 30 dagen een export krijgen. Binnen 60 dagen verwijderen we de gegevens, en binnen 90 dagen ook uit de back-ups.
• Deze samenvatting helpt bij het lezen. Bij een verschil gaat de volledige tekst hieronder voor.

1.1Deze verwerkersovereenkomst vormt voor nieuwe zakelijke overeenkomsten die vanaf 5 november 2026 met aanvaarding van deze versie worden gesloten een bijlage bij de overeenkomst tussen de salon of zelfstandige ("de Zakelijke Klant") als verwerkingsverantwoordelijke en Planobook, KvK 75105942, Stationsplein 45, 3013 AK Rotterdam, als verwerker. Zij geldt voor persoonsgegevens van salonklanten, medewerkers en andere personen die de Zakelijke Klant via de dienst laat verwerken.

1.2Voor eigen account-, facturatie-, beveiligings-, ondersteunings- en websiteverwerkingen is Planobook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke; daarover informeert de privacyverklaring.

1.3Begrippen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben in deze overeenkomst dezelfde betekenis. Voor bestaande overeenkomsten blijft de eerder aanvaarde verwerkersovereenkomst gelden totdat rechtsgeldig een andere versie is overeengekomen.

2. Onderwerp, duur en instructies

2.1Planobook verwerkt gedurende de dienstverlening gegevens voor planning, CRM, communicatie, ondersteuning, opslag, beveiliging, back-up en herstel, uitsluitend op gedocumenteerde instructies van de Zakelijke Klant, waaronder productinstellingen en rechtmatige verzoeken. Bijlage A beschrijft de verwerking: doelen, categorieën gegevens, betrokkenen en bewaartermijnen.

2.2Notities en foto's kunnen gevoelige gegevens bevatten; de Zakelijke Klant bepaalt noodzaak en grondslag en beperkt de invoer tot wat nodig is. Medische gegevens mogen volgens de algemene voorwaarden niet in Planobook worden geplaatst.

2.3Planobook meldt een instructie die naar zijn oordeel inbreuk maakt op de toepasselijke gegevensbeschermingsregels en mag uitvoering opschorten voor beoordeling. Als Unierecht of toepasselijk lidstatelijk recht een verwerking voorschrijft, informeert Planobook de Zakelijke Klant vooraf over dat voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang.

2.4Planobook gebruikt de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet voor eigen marketing. Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die niet tot een persoon herleidbaar zijn, mag Planobook gebruiken om de dienst te beveiligen en te verbeteren.

2.5Deze verwerkersovereenkomst loopt zolang Planobook persoonsgegevens voor de Zakelijke Klant verwerkt, inclusief de periode van artikel 6.

3. Vertrouwelijkheid en beveiliging

3.1Planobook beperkt toegang tot bevoegde personen die tot vertrouwelijkheid zijn gehouden en alleen toegang krijgen voor zover dat voor hun taak nodig is.

3.2Planobook treft passende, risicogebaseerde technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten en de risico's voor betrokkenen. Bijlage B beschrijft de maatregelen. Maatregelen kunnen worden aangepast zolang het beschermingsniveau niet wezenlijk afneemt.

3.3Een medewerker van Planobook kijkt alleen mee in het account van de Zakelijke Klant als dat nodig is voor ondersteuning, beheer of beveiliging, met een vastgelegde reden en zoals beschreven in bijlage B.

4. Subverwerkers en doorgiften

4.1De Zakelijke Klant verleent algemene toestemming voor subverwerkers in de categorieën van bijlage C, voor zover zij als verwerker optreden.

4.2Planobook houdt een actuele lijst van subverwerkers bij, die op verzoek verkrijgbaar is via info@planobook.nl. Een voorgenomen toevoeging of vervanging van een subverwerker kondigt Planobook ten minste 14 dagen vooraf per e-mail aan. De Zakelijke Klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken via info@planobook.nl. Partijen zoeken dan eerst een redelijke oplossing voordat de betwiste subverwerker gegevens voor deze klant verwerkt. Lukt dat niet, dan kan de Zakelijke Klant de overeenkomst kosteloos opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

4.3Is een vervanging dringend nodig, bijvoorbeeld omdat een leverancier plotseling stopt of een beveiligingsrisico vormt, dan kan Planobook een kortere termijn hanteren en informeert hij de Zakelijke Klant zo snel mogelijk; het bezwaarrecht blijft dan bestaan.

4.4Planobook legt subverwerkers gelijkwaardige gegevensbeschermingsplichten op en blijft jegens de Zakelijke Klant volledig verantwoordelijk voor de nakoming daarvan.

4.5Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte vindt alleen plaats als aan hoofdstuk V AVG is voldaan, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen.

4.6Betaalproviders die de Zakelijke Klant zelf koppelt, zoals Mollie of Stripe, zijn geen subverwerkers van Planobook. Voor die betalingen sluit de Zakelijke Klant een eigen overeenkomst met de betaalprovider.

5. Inbreuken en bijstand

5.1Planobook informeert de Zakelijke Klant zonder onredelijke vertraging nadat het kennis heeft genomen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Planobook voor de Zakelijke Klant verwerkt.

5.2Planobook meldt de inbreuk per e-mail aan het e-mailadres van de eigenaar van het account en, waar passend, ook in de app. De melding bevat voor zover op dat moment bekend: wat er is gebeurd en wanneer, welke categorieën gegevens en betrokkenen het ongeveer betreft, de waarschijnlijke gevolgen, de maatregelen die Planobook heeft genomen of voorstelt om de inbreuk te beëindigen en de gevolgen te beperken, en een contactpersoon voor meer informatie. Informatie die nog niet beschikbaar is, vult Planobook zo snel mogelijk aan.

5.3De Zakelijke Klant beoordeelt of hij de inbreuk moet melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. De wettelijke termijn van 72 uur geldt voor de melding door de verwerkingsverantwoordelijke aan de toezichthouder waar vereist en is geen contractuele meldingstermijn voor Planobook. Planobook meldt een inbreuk niet zelf namens de Zakelijke Klant aan de toezichthouder of betrokkenen, tenzij partijen dat afspreken of de wet dat vereist.

5.4Planobook verleent redelijke bijstand bij verzoeken van betrokkenen, beveiliging, meldingen, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA's) en voorafgaande raadpleging, rekening houdend met de aard van de verwerking en de beschikbare informatie. Een verzoek van een betrokkene dat Planobook rechtstreeks ontvangt, stuurt Planobook door naar de Zakelijke Klant.

6. Aantonen, audit, teruggeven en wissen

6.1Planobook verstrekt alle benodigde informatie om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen en werkt mee aan audits, waaronder inspecties, door de Zakelijke Klant of een door hem gemachtigde controleur. Partijen plannen deze in beginsel tijdens kantooruren, met redelijke aankondiging, vertrouwelijkheid en zonder onnodige verstoring. Zij kunnen afspreken dat beschikbare onafhankelijke rapporten volstaan voor zover daarmee de betreffende naleving wordt aangetoond; wettelijke auditrechten blijven bestaan.

6.2Tijdens de overeenkomst kan de Zakelijke Klant gegevens zelf exporteren met de exportfuncties in de app. Tot 30 dagen na het einde van de overeenkomst kan de Zakelijke Klant via support@planobook.nl een export aanvragen; Planobook levert die kosteloos in een gangbaar formaat, zoals CSV, voor zover de beschikbare functionaliteit dat ondersteunt.

6.3Planobook verwijdert de persoonsgegevens en bestaande kopieën binnen 60 dagen na het einde van de overeenkomst, tenzij Unierecht of lidstatelijk recht bewaring verplicht. Uit back-ups zijn de gegevens uiterlijk 90 dagen na het einde verwijderd. Tot die verwijdering blijven de gegevens afgeschermd en worden ze niet voor andere doeleinden gebruikt.

6.4Een klantrecord archiveren in de software geldt niet als wissing. Wist de Zakelijke Klant tijdens de overeenkomst een salonklant, dan verwijdert Planobook die gegevens uit de actieve systemen; in back-ups verdwijnen ze met de normale back-upcyclus.

7. Aansprakelijkheid en rangorde

7.1De aansprakelijkheidsregeling in de algemene voorwaarden geldt tussen partijen voor zover rechtens toegestaan, maar beperkt geen rechtstreekse rechten van betrokkenen of bevoegdheden van toezichthouders onder de AVG.

7.2Bij strijd over gegevensverwerking gaat deze verwerkersovereenkomst voor op de algemene voorwaarden. De bijlagen maken deel uit van deze verwerkersovereenkomst.

7.3Contact voor instructies, privacy en meldingen: info@planobook.nl.

Bijlage A. Beschrijving van de verwerking

Bijlage B. Technische en organisatorische maatregelen

• Versleutelde verbindingen: alle verbindingen met de dienst zijn versleuteld.
• Beveiligde opslag van wachtwoorden en sleutels: wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen; gevoelige sleutels en geheimen worden versleuteld bewaard.
• Toegangsbeheer: gebruikers krijgen rechten op basis van hun rol. Tweestapsverificatie is beschikbaar voor alle gebruikers en verplicht voor beheerders van Planobook. Inlogpogingen worden begrensd.
• Toegang door Planobook: alleen bevoegde beheerders. Meekijken in een salonaccount gebeurt alleen met een vastgelegde reden, standaard alleen-lezen en voor beperkte tijd; de eigenaar van de salon ontvangt daarvan bericht.
• Scheiding tussen salons: gegevens van de ene salon zijn niet zichtbaar voor een andere salon.
• Logging: beveiligingsgebeurtenissen en beheerhandelingen worden vastgelegd en beperkt bewaard.
• Regelmatige back-ups: back-ups worden regelmatig gemaakt, kort bewaard en roulerend vervangen, zodat verwijderde gegevens binnen de termijn van artikel 6.3 ook uit de back-ups verdwijnen.
• Updates en kwetsbaarheidsbeheer: software en onderdelen worden regelmatig bijgewerkt en op bekende kwetsbaarheden gecontroleerd.
• Incidentprocedure: Planobook bewaakt de dienst, onderzoekt beveiligingsincidenten, legt ze vast en meldt inbreuken volgens artikel 5.

Bijlage C. Categorieën subverwerkers

Een actuele lijst van subverwerkers is op verzoek verkrijgbaar via info@planobook.nl. Een voorgenomen toevoeging of vervanging kondigt Planobook ten minste 14 dagen vooraf aan, met de mogelijkheid van bezwaar volgens artikel 4. Betaalproviders die de Zakelijke Klant zelf koppelt (zoals Mollie en Stripe) zijn geen subverwerkers van Planobook; zie artikel 4.6. Diensten die Planobook alleen voor eigen verwerkingen gebruikt, staan in de privacyverklaring.