Dit artikel is praktische uitleg, geen juridisch advies. Werk je met gevoelige behandelingen of twijfel je over je situatie, leg je aanpak dan voor aan een privacyjurist of je branchevereniging. Hoe Planobook zelf met privacy omgaat, lees je op AVG en privacy in salonsoftware.
Welke klantgegevens heeft een salon echt nodig?
De AVG begint niet bij "hoe lang", maar bij "waarvoor". Elk gegeven dat je vastlegt, moet een doel hebben. Voor een salon zijn dat er meestal vier: afspraken plannen en bevestigen, een behandeling goed uitvoeren, je administratie bijhouden en, als de gast dat wil, contact houden.
| Gegeven | Doel | Nodig? |
|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon | Afspraak bevestigen, herinneren, bereikbaar zijn | Ja |
| Afspraakhistorie en prijzen | Behandeladvies, administratie | Ja |
| Kleurformule of behandelnotitie | Dezelfde kwaliteit leveren bij het volgende bezoek | Ja, zakelijk en kort |
| Geboortedatum | Verjaardagsbericht | Optioneel; alleen als je er iets mee doet |
| Voortgangsfoto's | Resultaat vergelijken, advies | Alleen met toestemming |
| Huisadres | Webshopbezorging, factuur op naam | Alleen als je het gebruikt |
| Gezondheidsinformatie | Veilig behandelen | Minimaal, zie verderop |
Een handige test voor elke notitie: zou je het prettig vinden als de gast hem leest? Een gast heeft recht op inzage. "Toner met paarse basis, 10 minuten inwerken" is een prima notitie. Een opmerking over iemands humeur of privéleven hoort er niet in.
Hoe lang bewaar je wat? Tabel: fiscaal 7 jaar tegenover 'niet langer dan nodig'
De AVG noemt geen vaste bewaartermijn voor persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zegt het zo: je mag gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk, en organisaties bepalen zelf wat in hun situatie passend is. Andere wetten, zoals de belastingwetgeving, kunnen wel een vaste termijn opleggen (AP, Bewaren van persoonsgegevens, geraadpleegd oktober 2026).
Die fiscale termijn is zeven jaar voor de basisgegevens van je administratie, waaronder je verkopen en betalingen van klanten (Ondernemersplein, Administratie bijhouden en bewaren, geraadpleegd oktober 2026). Ook de KvK beschrijft wat je administratie moet bevatten.
| Soort gegeven | Regel | Wie bepaalt de termijn? |
|---|---|---|
| Kassabonnen, facturen, betalingen, omzet | Fiscale bewaarplicht: 7 jaar | De wet |
| Contactgegevens van actieve gasten | Zolang de gast klant is | Jij, en je legt het vast |
| Behandelnotities en kleurformules | Zolang ze nodig zijn voor de behandeling | Jij |
| Voortgangsfoto's | Zolang het doel en de toestemming gelden | Jij, met de gast |
| Gasten die al lang niet meer komen | Periodiek beoordelen en opruimen | Jij |
Kies zelf een termijn voor inactieve gasten en schrijf op waarom. De AP raadt aan je bewaartermijnen en de onderbouwing vast te leggen, bijvoorbeeld in je privacybeleid, en ze in je privacyverklaring te vermelden. Je branchevereniging kan weten welke termijnen in jouw sector gebruikelijk zijn.
Voorbeeld van een bewaarbeleid
Een bewaarbeleid hoeft geen juridisch document van tien pagina's te zijn. Een halve pagina in je eigen woorden is een goed begin. Een voorbeeld, met termijnen die je zelf moet afwegen voor jouw salon:
"Voorbeeld: wij bewaren contactgegevens en behandelnotities zolang je bij ons klant bent. Ben je twee jaar niet geweest, dan verwijderen we je notities en foto's en halen we je uit ons klantenbestand. Kassabonnen en betalingen bewaren we zeven jaar, omdat de belastingwet dat verplicht. Voortgangsfoto's maken we alleen met je toestemming, en je kunt die toestemming altijd intrekken."
Pas de termijn voor inactieve gasten aan op je salon. Een barbershop waar gasten elke drie weken komen, heeft een ander ritme dan een salon voor bruidskapsels. Het gaat erom dat je een termijn kiest, hem kunt uitleggen en hem ook echt toepast.
In Planobook helpt het filter in de klantenlijst daarbij: je ziet per status welke gasten nieuw, actief, minder actief of inactief zijn. Zet één vast moment in je agenda, bijvoorbeeld twee keer per jaar, om de inactieve groep door te lopen.
Voortgangsfoto's en gezondheidsinformatie: extra zorgvuldig
Gezondheidsinformatie is een bijzonder persoonsgegeven
Gegevens over iemands gezondheid zijn volgens de AP bijzondere persoonsgegevens: ze zijn heel privacygevoelig en daarom extra beschermd (AP, Gezondheid, geraadpleegd oktober 2026). Het verwerken ervan is verboden, tenzij een van de tien uitzonderingen uit de AVG geldt, zoals uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (AP, Grondslagen AVG uitgelegd, geraadpleegd oktober 2026).
Voor een salon betekent dat in de praktijk:
- Leg alleen vast wat je nodig hebt om veilig te behandelen, zo kort en zakelijk mogelijk, en twijfel je of iets een medisch gegeven is, laat het dan weg of overleg met een privacyjurist.
- Geen diagnoses, medicatielijsten of medische dossiers in je salonsoftware. In de voorwaarden van Planobook staat ook dat medische gegevens niet in Planobook horen, ook niet via notities, uploads of imports.
- Werk je als kliniek met medische behandelingen, dan hoort een medisch dossier in een systeem dat daarvoor bedoeld is. Lees ook de pagina over software voor beautyklinieken; Planobook heeft geen medisch dossier.
Voortgangsfoto's: toestemming en toegang
Een foto van een gezicht, een huid of een lichaam na een behandeling is persoonlijk. Vraag toestemming voordat je de eerste foto maakt, en wees concreet over het doel: "We bewaren deze foto in je klantdossier om het resultaat bij je volgende afspraak te vergelijken." Gebruik voor publicatie op je website of Instagram een aparte vraag.
In Planobook staan voortgangsfoto's op de klantenkaart onder "Voortgangsfoto's", en toestemmingsformulieren kun je bewaren onder "Documenten & bijlagen". De eigenaar ziet ze altijd. Het gedeelde salonaccount ziet ze alleen als je het recht "Klantfoto's" aanzet; standaard staat dat uit.
Wie in je team mag wat zien? Rechten van het salonaccount
Niet iedereen in je salon heeft dezelfde informatie nodig. Een stagiaire die afspraken inplant, hoeft geen voortgangsfoto's te zien, en de omzet van de maand gaat het balie-account niets aan.
Planobook werkt met één eigenaar en één gedeeld salonaccount, bijvoorbeeld voor de tablet aan de balie. Medewerkers hebben geen eigen login. De eigenaar bepaalt met negen rechten wat het salonaccount mag:
| Recht | Standaard | Overweging |
|---|---|---|
| Agenda bekijken | Aan | Nodig voor de dagelijkse planning |
| Afspraken maken en wijzigen | Aan | Nodig aan de balie |
| Afspraken annuleren | Uit | Aanzetten als het team zelf annuleringen verwerkt |
| Klantgegevens beheren | Aan | Contactgegevens bijwerken |
| Afrekenen | Uit | Aanzetten als er aan de balie wordt afgerekend |
| Klantnotities | Uit | Alleen als het team kleurformules moet kunnen lezen |
| Klantfoto's | Uit | Gevoelig; alleen als het echt nodig is |
| Klantdocumenten | Uit | Bijvoorbeeld toestemmingsformulieren |
| Omzet bekijken | Uit | Meestal alleen voor de eigenaar |
Het principe is "alleen wat nodig is voor de taak". Zet een recht liever later aan dan nu uit voorzorg. Hoe je het salonaccount en de balie-tablet verder beveiligt, lees je in veilig werken met salonsoftware.
Wat regel je in de verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier?
Je salonsoftware verwerkt klantgegevens in jouw opdracht en is dus verwerker. Met een verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst. De AP publiceerde in november 2025 aanbevelingen voor een sterke verwerkersovereenkomst: maak afspraken zo concreet mogelijk, houd grip op de hele leveranciersketen en geef het opstellen en bijhouden ervan meer prioriteit (AP, Aanbevelingen voor een sterke verwerkersovereenkomst, geraadpleegd oktober 2026).
Controleer bij elke leverancier minstens deze punten:
- Doel en instructies: verwerkt de leverancier alleen voor jou, volgens jouw instructies?
- Beveiliging: welke maatregelen zijn er, en hoe wordt toegang beperkt?
- Subverwerkers: welke partijen worden ingeschakeld (hosting, e-mail, betalingen) en hoe word je geïnformeerd over wijzigingen?
- Datalekken: hoe snel hoor je het als er iets misgaat?
- Bijstand: helpt de leverancier je bij verzoeken van gasten?
- Einde: worden je gegevens na afloop gewist of teruggegeven?
De verwerkersovereenkomst van Planobook is openbaar en behandelt al deze punten. Er staat ook expliciet in dat een klantrecord archiveren niet zonder meer geldt als AVG-wissing. De privacyaanpak van Planobook staat op de pagina AVG en privacy in salonsoftware.
Wat doe je bij een verzoek om inzage of verwijdering?
Een gast mag vragen welke gegevens je over haar hebt, en om verwijdering vragen. Je moet binnen een maand reageren; die termijn mag je met maximaal twee maanden verlengen als je dat binnen de eerste maand laat weten (AP, Recht op inzage, geraadpleegd oktober 2026).
Inzage
- Controleer dat de vraag echt van de gast komt, bijvoorbeeld via het bekende e-mailadres.
- Open de klantenkaart: contactgegevens, logboek, afspraakhistorie, foto's en documenten staan bij elkaar.
- Stuur een overzicht van wat je bewaart en waarom. Stuur geen gegevens van andere gasten mee.
Verwijdering
- Bepaal wat je moet bewaren. Kassabonnen en betalingen vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
- Verwijder in Planobook de notities in het logboek, de voortgangsfoto's en de documenten. Notities, foto's en documenten worden definitief verwijderd; het scherm vraagt je dat te bevestigen.
- Kies bij de klant voor "Verwijderen". De klant verdwijnt uit je klantenlijst. Afspraken, omzet, betalingen en administratie blijven behouden.
- Wil de gast dat ook het klantrecord definitief wordt gewist, neem dan contact op met Planobook. Archiveren is niet hetzelfde als definitief wissen.
- Laat de gast weten wat je hebt verwijderd en wat je om wettelijke redenen bewaart.
Wil een gast haar gegevens meenemen naar een andere salon, dan helpt het artikel over klantenbestand exporteren.
Checklist voor je salon
- Ik weet per gegeven waarom ik het bewaar, en ik bewaar niets "voor het geval dat".
- Mijn bewaartermijnen staan op papier en in mijn privacyverklaring.
- Financiële gegevens bewaar ik zeven jaar; de rest niet langer dan nodig.
- Notities zijn kort, zakelijk en zonder medische details.
- Voor foto's in het dossier en foto's voor publicatie vraag ik apart toestemming, en ik leg die vast.
- Het salonaccount heeft alleen de rechten die het team nodig heeft.
- Klantgegevens staan niet op privételefoons of in WhatsApp-groepen.
- Ik heb een verwerkersovereenkomst met mijn softwareleverancier.
- Twee keer per jaar loop ik de inactieve gasten door.
- Ik weet wat ik doe als een gast om inzage of verwijdering vraagt.
Een klantenkaart die je met zorg bijhoudt, is geen risico maar een vorm van gastvrijheid. Gasten merken dat je onthoudt wat ertoe doet, en dat je de rest met rust laat. Hoe de klantenkaart in Planobook is opgebouwd, zie je op de functiepagina.
