Van wie is je klantenbestand? De salon is verantwoordelijke, de software verwerker
Kort: van jou. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) maakt onderscheid tussen de verwerkingsverantwoordelijke, de organisatie die bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor, en de verwerker, die de verwerking alleen uitvoert in opdracht (AP, Verantwoordelijke en verwerker, geraadpleegd oktober 2026).
In een salon ben jij de verantwoordelijke. Jij besluit dat je naam, telefoonnummer en geboortedatum van gasten vastlegt, om afspraken te plannen en ze op hun verjaardag een bericht te sturen. Je salonsoftware is de verwerker: die bewaart en verwerkt de gegevens volgens jouw instructies en de verwerkersovereenkomst.
Dat heeft drie praktische gevolgen bij een overstap:
- De gegevens blijven van jou, ook als je opzegt. Een verwerker moet ze aan het einde van de dienstverlening naar jouw keuze teruggeven of wissen; leg in de verwerkersovereenkomst vast hoe dat gaat.
- Jij beslist wat er meegaat. Een overstap is een goed moment om gasten die al jaren niet zijn geweest niet mee te nemen.
- Je nieuwe leverancier wordt je nieuwe verwerker. Zorg dus ook daar voor een verwerkersovereenkomst; die van Planobook staat op de pagina verwerkersovereenkomst.
Op de pagina overstappen naar nieuwe salonsoftware staat het volledige stappenplan, inclusief boekingslinks en opzegging. Dit artikel gaat dieper in op het lastigste deel: de data zelf.
Welke gegevens kun je exporteren en welke niet?
Wat je uit je oude systeem krijgt, verschilt per leverancier. Twee voorbeelden, gecontroleerd op hun eigen helppagina's:
- Salonized beschrijft "lifetime exports" van onder meer de klantendatabase (namen, adressen, contactgegevens en verjaardagen) en de volledige afspraakgeschiedenis, als XLS- of CSV-bestand (Salonized helpcentrum, geraadpleegd oktober 2026).
- Fresha laat je de klantenlijst downloaden als Excel- of CSV-bestand via Clients › Clients list; wie dat mag, hangt af van het teamrecht om klanten te downloaden (Fresha helpcentrum, geraadpleegd oktober 2026).
Exporteer altijd meer dan je denkt nodig te hebben: klanten, afspraken (ook toekomstige), en waar mogelijk notities en producten. Wat je nu niet downloadt, is na het opzeggen misschien niet meer bereikbaar. Wat je vervolgens importeert, mag veel kleiner zijn.
| Gegeven | Exporteren uit oude software | Importeren in Planobook |
|---|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon, geboortedatum | Ja, bij de meeste aanbieders | Ja, via CSV met voorvertoning |
| Notities en kleurformules | Verschilt per aanbieder | Nee; handmatig in het logboek |
| Afspraakhistorie | Vaak als apart bestand | Nee; bewaar de export als archief |
| Toekomstige afspraken | Vaak in de afsprakenexport | Nee; handmatig inplannen |
| Foto's en documenten | Zelden in bulk | Nee; per klant uploaden als het nodig is |
| Betalingen en omzet | Meestal als financieel rapport | Nee; bewaar voor je administratie |
Planobook doet dus geen volledige automatische migratie. Dat heeft ook een voordeel: wat je overzet, heb je zelf gecontroleerd. Fouten, dubbelingen en verouderde notities uit het oude systeem komen niet ongemerkt mee, en een kleinere, gecontroleerde import geeft een schoner begin.
Een CSV-bestand controleren vóór de import: scheidingsteken, tekenset, telefoonnummers, datumnotatie
De meeste importproblemen ontstaan niet in de software, maar in Excel. Open je een export, wijzig je één cel en sla je op, dan kan Excel ongemerkt de opmaak veranderen. Controleer deze vier punten.
1. Scheidingsteken
CSV betekent "comma-separated values", maar een Nederlandse Excel slaat vaak op met puntkomma's. De klantimport van Planobook verwacht komma's. Open het bestand in een teksteditor (Kladblok, TextEdit in platte-tekstmodus) en kijk naar de eerste regel. Zie je first_name;last_name, dan moet het scheidingsteken nog worden aangepast.
2. Tekenset
Namen als Zoë, Sébastien of Çelik moeten heel blijven. Sla het bestand op als UTF-8 (in Excel: "CSV UTF-8"). Zie je in de voorvertoning vreemde tekens zoals ë in plaats van ë, dan is de tekenset onderweg veranderd.
3. Telefoonnummers
Excel ziet 0612345678 als getal en haalt de voorloopnul weg. Een nummer als +31612345678 kan zelfs als 3,16E+10 worden weergegeven. Zet de telefoonkolom op "Tekst" voordat je iets bewerkt, of laat het bestand liever ongemoeid. Planobook neemt mobile_phone over en valt terug op phone als er geen mobiel nummer is.
4. Datumnotatie
De import verwacht geboortedatums als jaar-maand-dag, bijvoorbeeld 1990-03-14. Excel maakt daar al snel 14-3-1990 van. Datums die niet kloppen of in de toekomst liggen, kun je bij het importeren leeg laten met de optie "Ongeldige geboortedatums leeg laten". De voorvertoning noemt dan de rijnummers, zodat je ze later kunt aanvullen.
De kolommen die Planobook nodig heeft
De import is gebouwd op het exportformaat van Salonized. Komt je bestand uit andere software, hernoem dan de kolomkoppen. Elke kolomkop mag maar één keer voorkomen.
| Kolomkop | Verplicht | Inhoud |
|---|---|---|
salonized_id | Ja | Een uniek nummer per rij. Uit andere software: een oplopend nummer 1, 2, 3 is prima. |
first_name en last_name | Ja, allebei gevuld | Voornaam en achternaam |
email | Kolom ja, waarde mag leeg | Een geldig e-mailadres |
date_of_birth | Kolom ja, waarde mag leeg | Jaar-maand-dag, bijvoorbeeld 1990-03-14 |
mobile_phone of phone | Nee | Telefoonnummer |
Het bestand mag maximaal 1 MB groot zijn en 5.000 klantregels bevatten. Heb je meer klanten, splits het dan in delen of neem eerst contact op met support.
Importeren met voorvertoning: wat controleer je?
In Planobook importeert de eigenaar via Klanten › "CSV importeren". Je kiest het bestand en klikt eerst op "Controleren". Er wordt dan nog niets opgeslagen. De voorvertoning laat zien hoeveel klanten in het bestand staan, hoeveel daarvan nieuw zijn en hoeveel al aanwezig.
Loop deze controle na voordat je op "Importeren" klikt:
- Aantal. Komt het totaal overeen met het aantal klanten in je oude systeem? Een groot verschil wijst op een afgebroken export of een verkeerd scheidingsteken.
- Al aanwezig. Een klant die met dezelfde naam, hetzelfde e-mailadres en dezelfde geboortedatum al bestaat, wordt niet dubbel aangemaakt. Bestaande klanten blijven ongewijzigd.
- Geboortedatums. Staat er een melding over ongeldige datums, noteer dan de rijnummers.
- Foutmelding per rij. Een ontbrekende voor- of achternaam of een ongeldig e-mailadres stopt de import met het rijnummer erbij. Herstel die rij en controleer opnieuw.
Na het importeren doe je een steekproef: zoek tien klanten op die je goed kent, en vergelijk naam, telefoonnummer en geboortedatum met je oude systeem. Kies er een paar met een accent in de naam en een paar met een buitenlands nummer.
Wat doe je met afspraakhistorie, notities en foto's?
Die gaan niet automatisch mee, maar ze zijn niet waardeloos. De aanpak die in de praktijk het rustigst werkt:
- Bewaar de volledige export als archief. Zet de bestanden op een beveiligde plek waar alleen jij bij kunt, niet in een gedeelde map of in je e-mail. Je hebt de financiële gegevens nodig voor je administratie; de rest mag je opruimen zodra je hem niet meer gebruikt.
- Neem notities over op het moment dat ze ertoe doen. Kijk elke ochtend wie er die dag komt en zet de kleurformule of bijzonderheid in het logboek op de klantenkaart. Na een paar maanden staan je vaste gasten er compleet in, zonder één middag overtypen.
- Wees kritisch op foto's. Voortgangsfoto's zijn gevoelige gegevens. Neem alleen foto's mee die je voor de behandeling nodig hebt en waarvoor de gast toestemming heeft gegeven.
Hoe lang je notities, foto's en historie mag bewaren, lees je in klantgegevens bewaren. Hoe het logboek, de historie en de foto's in Planobook werken, zie je bij klantenbeheer salon.
Toekomstige afspraken overzetten
Toekomstige afspraken zijn het kwetsbaarste deel van een overstap: een vergeten afspraak betekent een gast die voor een dichte deur staat. Zet ze daarom handmatig en gecontroleerd over.
- Exporteer of print de afspraken vanaf je overstapdatum, met datum, tijd, gast, dienst en medewerker.
- Kies een rustig moment als knip: afspraken vóór die datum blijven in het oude systeem, afspraken erna zet je in Planobook.
- Plan ze in, in volgorde van datum. Werk met een vinkje per regel op je lijst.
- Tel aan het eind: aantal afspraken op je lijst gelijk aan het aantal in de nieuwe agenda?
- Pas daarna je boekingslink aan op je website, Google-profiel en Instagram, zodat nieuwe boekingen in het nieuwe systeem binnenkomen.
Draai beide systemen een paar weken naast elkaar. Planobook is 14 dagen gratis te proberen zonder betaalgegevens, zodat je pas opzegt bij je oude leverancier als alles klopt. Meer over de volgorde van een overstap lees je in salonsoftware wisselen en, als je via een platform boekt, in overstappen van Treatwell.
Kun je ook weer weg? Exporteren uit Planobook
Een goede vraag om vóór elke overstap te stellen. Bij Planobook is het antwoord ja. De eigenaar kiest bij Klanten voor "Exporteren" en downloadt het klantenbestand als CSV-bestand, opgemaakt voor een Nederlandse Excel (puntkomma's, UTF-8), te openen in Excel of Numbers.
Het bestand bevat per klant:
- naam, e-mail, telefoon en geboortedatum;
- eerste en laatste bezoek, aantal bezoeken en of er een toekomstige afspraak staat;
- totaal besteed, status (nieuw, actief, minder actief, inactief), voorkeursmedewerker en aantal no-shows;
- of de klant zich heeft afgemeld voor reviewmails, en de eerste boeking;
- optioneel de notities ("Notities meenemen").
Een paar bewuste keuzes daarbij. Alleen de eigenaar kan exporteren, niet het gedeelde salonaccount aan de balie. Je kunt maximaal vijf keer per uur exporteren. Cellen die met een rekenteken beginnen, worden zo weggeschreven dat Excel ze niet als formule uitvoert. En het exportscherm herinnert je eraan dat het bestand persoonsgegevens bevat: bewaar het veilig en verwijder het als je het niet meer nodig hebt.
Omzet en btw exporteer je niet als CSV; daarvoor download je in Financieel het maandoverzicht als pdf. Afspraakhistorie per klant staat in de klantenkaart, met een factuur-pdf per afspraak.
De vraag "kan ik weer weg?" zegt veel over een leverancier. Software die je data makkelijk laat meenemen, hoeft je niet vast te houden met een moeilijke uitgang.
