Samenvatting: overstappen van Treatwell naar eigen salonsoftware doe je in zes stappen: klantenlijst exporteren, toekomstige afspraken inventariseren, nieuwe boekingspagina inrichten, Google-bedrijfsprofiel en Instagram-link omzetten, klanten informeren via je eigen kanalen en pas daarna je oude account opzeggen. Je verliest het marktplaatsbereik van Treatwell en wint 0% commissie, eigen klantdata en een eigen website met webshop. Met je klantenlijst (naam, e-mail, telefoonnummer en geboortedatum) helpen we je gratis en persoonlijk; afspraken, notities en foto's gaan niet mee.
Wanneer is overstappen verstandig?
Treatwell rekent 35% commissie op de eerste boeking van een nieuwe klant via de marktplaats en 0% op herhaalafspraken. Zolang de marktplaats je agenda vult met klanten die je anders niet had gehad, kan dat de moeite waard zijn. Het kantelt op het moment dat de meeste nieuwe klanten via Google, Instagram of mond-tot-mondreclame komen en je vaste klanten tóch via Treatwell blijven boeken omdat ze dat gewend zijn. Dan betaal je voor bereik dat je niet meer nodig hebt. Hoe je dat doorrekent, staat in wat kost de commissie van Fresha en Treatwell echt.
Wat je verliest en wat je wint
Wat je verliest
- Marktplaatsbereik. Consumenten die in de Treatwell-app of op treatwell.nl een salon zoeken, vinden je niet meer. Nieuwe aanwas moet uit je eigen kanalen komen.
- Je reviews op Treatwell. Die blijven bij het platform. Vraag klanten voortaan om een review op je Google-bedrijfsprofiel.
- Historie in het Treatwell-systeem. Afspraakgeschiedenis en notities neem je niet automatisch mee; bewaar zelf een export.
Wat je wint
- 0% commissie. Elke boeking via je eigen pagina is van jou, ook die van een nieuwe klant.
- Eigen klantdata. Je klantenbestand staat in jouw software, met e-mailadressen die je zelf mag gebruiken voor herinneringen en verjaardagsmail.
- Eigen website en webshop. Bij Planobook zit een website met webshop in het abonnement, zodat je boekingspagina, productverkoop en salonpagina op één plek staan.
- Voorspelbare kosten. Een vast bedrag per maand in plaats van een percentage dat per maand verschilt.
Stappenplan in zes stappen
Stap 1: exporteer je klantenlijst bij Treatwell
Begin met je klantgegevens. Die regel je in je Treatwell-account of via de support van Treatwell; vraag om een export met in elk geval naam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Bewaar het bestand veilig: het bevat persoonsgegevens en valt onder de AVG. Lees AVG en privacy voor salons als je wilt weten wat je daarbij moet regelen.
Stap 2: inventariseer toekomstige afspraken
Maak een overzicht van alle afspraken die na je overstapdatum vallen: datum, tijd, klant, behandeling en medewerker. Deze zet je handmatig in je nieuwe agenda, want afspraken worden niet geïmporteerd. Kies een overstapdatum ver genoeg vooruit, bijvoorbeeld vier tot zes weken, zodat de lijst overzichtelijk blijft.
Stap 3: richt je nieuwe boekingspagina in
Zet je diensten, duur, prijzen, medewerkers en openingstijden in de nieuwe software en importeer je klantenlijst. Test de boekingspagina zelf op je telefoon: maak een afspraak, ontvang de bevestiging en de herinnering, en verplaats de afspraak. Stel aanbetalingen via Mollie/iDEAL in voor behandelingen waarbij je no-shows wilt voorkomen. In de overstapchecklist staat precies wat je in Planobook instelt.
Stap 4: zet je Google-bedrijfsprofiel en Instagram-link om
Dit is de stap die het vaakst wordt vergeten. Vervang de boekingslink in je Google-bedrijfsprofiel (de knop "Afspraak maken"), in je Instagram-bio, op Facebook en in je e-mailhandtekening door je nieuwe boekingslink. Zolang daar nog de Treatwell-link staat, boeken klanten via de oude weg en betaal je commissie over nieuwe klanten.
Stap 5: informeer je klanten via je eigen kanalen
Stuur al je klanten een korte e-mail met de nieuwe boekingslink en de reden ("voortaan boek je rechtstreeks bij ons"). Zet hetzelfde bericht op Instagram en leg het bij de kassa uit. Plan de eerstvolgende afspraak van vaste klanten direct in het nieuwe systeem, dan zien ze meteen hoe het werkt. Tips voor het bericht staan in klantenbinding in de salon.
Stap 6: zeg je oude account pas op na controle
Loop na twee weken je nieuwe agenda na tegen je overzicht uit stap 2: staat elke afspraak erin? Komen bevestigingen en herinneringen aan? Boeken klanten via de nieuwe link? Pas als dat klopt, zeg je je Treatwell-account op. Let op de opzegtermijn en factureringsperiode in je contract bij Treatwell.
Checklist
| Stap | Wat je doet | Klaar? |
|---|---|---|
| 1 | Klantenlijst geëxporteerd bij Treatwell (naam, e-mail, telefoon, geboortedatum) | ☐ |
| 2 | Overzicht van alle toekomstige afspraken gemaakt | ☐ |
| 3 | Diensten, medewerkers en openingstijden ingevoerd in de nieuwe software | ☐ |
| 3 | Klantenlijst geïmporteerd en steekproef gecontroleerd | ☐ |
| 3 | Toekomstige afspraken handmatig overgezet | ☐ |
| 3 | Boekingspagina getest op je telefoon (boeken, bevestiging, herinnering) | ☐ |
| 4 | Boekingslink vervangen in Google-bedrijfsprofiel, Instagram, Facebook en e-mailhandtekening | ☐ |
| 5 | Klanten geïnformeerd per e-mail, Instagram en aan de kassa | ☐ |
| 6 | Na twee weken agenda en boekingen gecontroleerd | ☐ |
| 6 | Treatwell-account opgezegd met inachtneming van de opzegtermijn | ☐ |
Zo werkt het overzetten van klanten in Planobook
Stuur je klantenexport naar onze gratis overstapservice; we helpen je persoonlijk met je klantenlijst. Per klant gaan vier velden mee: naam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Zelf importeren kan alleen met een klantenexport uit Salonized. Meer wordt niet geïmporteerd: afspraakhistorie, notities, kleurformules en foto's gaan niet mee. Dat is bewust eenvoudig gehouden, maar het betekent wel dat je de belangrijkste notities per klant in de eerste weken opnieuw vastlegt, bij voorkeur tijdens de eerstvolgende afspraak. Bewaar je oude export zodat je iets kunt opzoeken als het nodig is.
Na de import werken e-mailherinneringen, verjaardagsmail en de loyaliteitspunten direct voor alle geïmporteerde klanten. Planobook kost €39,95 per maand inclusief 2 medewerkers (excl. btw; jaarlijks €399,50), extra medewerker €9,95 per maand, 0% commissie, maandelijks opzegbaar, met Nederlandse support. De eerste 14 dagen zijn gratis zonder betaalgegevens, ruim genoeg om stap 1 tot en met 4 uit te voeren voordat je iets betaalt.
Veelgemaakte fouten bij de overstap
- Te vroeg opzeggen. Afspraken die nog bij Treatwell staan, raak je kwijt als het account dicht is. Eerst overzetten, dan opzeggen.
- De oude link laten staan. Eén vergeten Google-knop en nieuwe klanten boeken maanden later nog via de marktplaats.
- Klanten niet informeren. Wie niets hoort, zoekt je op de oude plek en vindt je niet. Eén e-mail en één post voorkomen dat.
- Geen steekproef na de import. Controleer tien klanten op e-mailadres en telefoonnummer voordat je de eerste herinneringen verstuurt.
Wil je eerst zien hoe een eigen boekingspagina zich verhoudt tot de marktplaats, lees dan Treatwell alternatief.
