ZZP kapper software: je eigen agenda, klanten en kassa als zelfstandige kapper

Wat heeft een zzp-kapper nodig?

Als zelfstandige kapper ben je de hele dag met je handen bezig. Je knipt, föhnt, mengt kleur en spoelt uit, en ondertussen trilt je telefoon met iemand die vrijdag wil komen. Neem je op, dan staat je klant te wachten; neem je niet op, dan boekt die beller misschien ergens anders. Daarom heb je als eerste een boekingspagina nodig waar klanten zelf een vrije tijd kiezen, ook om elf uur 's avonds, en een agenda die je met één blik op je telefoon begrijpt.

Daarna komen de dingen die alleen een kapper zo nodig heeft: de kleurformule van elke klant bij de hand, een agenda die snapt dat kleur moet inwerken, een kassa die knippen anders belast dan een pot wax, en een klantenbestand dat van jou blijft, waar je ook werkt. Planobook regelt die vier dingen in één abonnement, op je telefoon, tablet of laptop, zonder losse modules.

• Een eigen boekingspagina op planobook.nl/<jouw-naam> die je in je Instagram-bio en Google-profiel zet
• Een mail naar jou zodra iemand online boekt, zodat je niets hoeft te controleren tussen twee klanten door
• Kleurformules en aandachtspunten in het logboek van elke klant, met datum
• Afrekenen vanuit de afspraak met pin, contant of een betaallink, en fooi erbij
• Een maandoverzicht met omzet en btw dat je zo naar je boekhouder stuurt

Werkt Planobook als je een stoel huurt in een andere salon?

Ja. Huur je een stoel, dan neem je een eigen Planobook-account op je eigen naam. Je eigen klanten boeken op jouw boekingspagina, jouw agenda staat los van die van de salon en je betalingen lopen via je eigen kassa. De saloneigenaar ziet jouw klanten en omzet niet, en jij ziet die van de salon niet. Dat is precies wat je als stoelhuurder wilt: je bent zelfstandig ondernemer, dus je administratie en je klantenkring zijn ook van jou.

Bij je werktijden zet je alleen de dagen en uren waarop je de stoel huurt. Huur je dinsdag, donderdag en zaterdag, dan kunnen klanten ook alleen op die dagen online boeken. Vrije dagen en vakanties blokkeer je in de agenda, zodat niemand een knipbeurt boekt in de week dat je weg bent. Op je boekingspagina en in de bevestigingsmail staat het adres van de salon waar je werkt, zodat je klant meteen weet waar ze moet zijn.

Stop je ooit met huren of verhuis je naar een andere zaak, dan gaan je klanten met je mee. Je downloadt je volledige klantenbestand als CSV-bestand, te openen in Excel, en je boekingspagina verhuist gewoon mee: alleen het adres pas je aan. Spreek met de eigenaar van de salon wel duidelijk af hoe jullie met klantgegevens omgaan; dat is een afspraak tussen jullie, geen instelling in de software.

Ben je thuiskapper of knip je bij klanten aan huis?

Werk je vanuit een ruimte in je eigen huis, dan zet je dat adres op je boekingspagina en op je salonwebsite. Knip je bij klanten thuis, zet dan de instelling Woonplaats vragen bij boeken aan. Klanten vullen bij het online boeken hun woonplaats in, en je ziet die op de klantenkaart en bij de afspraak. Zo plan je je route en zie je meteen of een klant in jouw werkgebied woont.

Reistijd tussen twee adressen blokkeer je zelf in de agenda, eventueel als herhaalde blokkade. Met de Minimale boekingstermijn bepaal je hoeveel uur van tevoren een klant online moet boeken, zodat niemand een uur van tevoren een knipbeurt aan de andere kant van de stad vastlegt.

Hoe plan je kleuren als je alleen werkt?

Kleur is de behandeling waar een zzp-kapper het meeste tijd mee wint of verliest. Een uitgroeibehandeling duurt al snel anderhalf uur, maar de helft daarvan staat de kleur in te werken. In Planobook zet je de instelling Werken met inwerktijden aan en geef je de kleurdienst drie delen: de tijd om aan te brengen, de inwerktijd en de tijd om uit te spoelen en af te werken. Tijdens de inwerktijd ben jij vrij in de agenda.

In die vrije tijd plan je een korte knipbeurt van een andere klant, of laat je die online boeken. Zo knip je een herenknipbeurt terwijl de kleur van je vorige klant inwerkt, zonder dat je agenda dubbel staat. Staat de instelling Meerdere diensten boeken aan, dan kiest een klant online in één keer kleuren én knippen, en telt Planobook de tijd bij elkaar op.

De kleurformule zelf schrijf je als notitie in het logboek van de klant: merk, kleurnummers, ontwikkelaar en inwerktijd, met de datum erbij. Bij de volgende afspraak open je de klantenkaart en staat de formule van vorige keer bovenaan. Wil je laten zien hoe het resultaat was, dan maak je een voortgangsfoto en zet je die later naast een nieuwe foto om te vergelijken.

1. 1Zet bij Instellingen › Functies de schakelaar Werken met inwerktijden aan.
2. 2Geef je kleurdienst een duur om aan te brengen, een inwerktijd en een duur om af te werken.
3. 3Zet Meerdere diensten boeken aan, zodat een klant kleuren en knippen in één afspraak boekt.
4. 4Noteer na de behandeling de kleurformule in het logboek van de klant.

Hoe houd je vaste klanten zonder elke keer te appen?

De meeste klanten van een zelfstandige kapper komen elke vier tot acht weken terug. Na het afrekenen kies je Opnieuw boeken: over 4, 6 of 8 weken of een eigen termijn. Planobook laat meteen vrije tijden zien rond dezelfde dag en hetzelfde tijdstip, en met één tik staat de volgende afspraak. Je klant loopt de deur uit met een nieuwe afspraak in haar agenda.

Komt iemand altijd op hetzelfde moment, bijvoorbeeld elke vier weken op dinsdagochtend, dan zet je de afspraak op Herhalen en kies je tot wanneer: een datum, een aantal afspraken of het einde van het jaar. De klant krijgt één bevestigingsmail met de hele reeks. Klanten die na 42 dagen nog geen nieuwe afspraak hebben, kunnen automatisch een vriendelijke mail krijgen: We missen je. Die mail staat standaard aan; je zet hem uit bij Automatische berichten als je dat niet wilt.

Hoe voorkom je een lege stoel?

Als zzp-kapper is elke no-show omzet die je niet terugkrijgt; er is geen collega die het gat opvult. Planobook stuurt elke klant direct een bevestiging en daarna een herinnering per e-mail, 24 uur en 1 uur voor de afspraak, uit naam van je eigen zaak en zonder kosten per bericht. Wie het niet redt, zegt eerder af, en dat moment bied je aan via de wachtlijst: klanten die zich voor een volle dag hebben aangemeld, nodig je met één klik uit per e-mail.

Voor lange behandelingen zoals een balayage of een complete kleurbehandeling kun je een aanbetaling vragen via iDEAL. Je kiest één keer voor je hele zaak of de aanbetaling een vast bedrag of een percentage is, en zet hem daarna per dienst of per klant aan of uit. De aanbetaling komt binnen via je eigen Mollie- of Stripe-account en wordt bij het afrekenen automatisch van het totaal afgetrokken. Met Algemene voorwaarden bij online boeken gaan klanten vooraf akkoord met je annuleringsbeleid; die tekst staat ook in hun bevestigingsmail.

Hoe regel je btw en boekhouding als zzp-kapper?

Voor kappers geldt een bijzondere btw-situatie: over kappersdiensten zoals knippen, kleuren en föhnen reken je 9% btw, over verkochte producten zoals shampoo, wax en haarolie 21%. In Planobook geef je elke dienst en elk product het juiste tarief, hoog of laag. Reken je af, dan zet de kassa per bonregel het juiste tarief, ook als knipbeurt en product op dezelfde bon staan.

In Financieel download je per maand een PDF-overzicht met je KvK-nummer en btw-nummer, de omzet exclusief btw, de btw 21% en 9% apart, het totaal aan btw en een overzicht per betaalmethode: pin, contant en betaallink. In Financieel zie je bij elke transactie ook de fooi en een eventuele aanbetaling. Het maandoverzicht stuur je per maand of per kwartaal door naar je boekhouder, of je gebruikt het zelf bij je btw-aangifte.

Planobook is je kassa en omzetadministratie, geen boekhoudprogramma. Je inkoop van kleuring, huur van de stoel en andere kosten houd je bij in je boekhoudprogramma of bij je boekhouder. Valt je omzet onder de kleineondernemersregeling (KOR), overleg dan met je boekhouder hoe je je prijzen en btw-tarieven instelt. Meer uitleg vind je in de kennisbank bij btw voor kapsalons en boekhouding voor kappers.

Wat kost Planobook voor één kapper?

Planobook kost €39,95 per maand, exclusief btw. Inclusief 21% btw is dat €48,34 per maand; ben je btw-plichtig, dan vraag je die btw terug. Betaal je per jaar, dan betaal je €399,50: tien maanden voor twaalf, effectief €33,29 per maand. Het maandabonnement zeg je maandelijks op.

Voor dat bedrag krijg je agenda, online boeken, kassa, klantenbeheer, website, webshop, cadeaubonnen, strippenkaarten, spaarpunten en dagprijzen, plus herinneringen per e-mail, aanbetalingen en een wachtlijst. Er gaat geen commissie af van je online boekingen. In het abonnement zitten twee medewerkers; werk je alleen, dan heb je dus nog een plek over voor een assistent, een stagiair of een collega die op zaterdag meedraait. Pas vanaf de derde medewerker betaal je €9,95 per maand extra.

Rekenvoorbeeld (eigen aannames): je werkt 21 dagen per maand en rekent €35 voor een knipbeurt. Dan kost Planobook je €1,90 per werkdag, exclusief btw. Eén knipbeurt per maand die anders een no-show was geweest, of één klant die 's avonds online boekt in plaats van bij een ander, en het abonnement is terugverdiend.

Hoe begin je als zzp-kapper met Planobook?

Je maakt een account aan zonder betaalgegevens en hebt 14 dagen om alles te proberen. Werk je nu met papier, een notitie-app of een ander systeem, dan helpen we je gratis en persoonlijk met je klantenlijst (naam, e-mail, telefoon en geboortedatum). Kom je van Salonized, dan importeer je die export zelf. Toekomstige afspraken zet je zelf in de nieuwe agenda.

1. 1Vul je diensten in met duur, prijs en btw-tarief: knippen 9%, producten 21%.
2. 2Zet je werkdagen en -tijden, en blokkeer vakanties en vrije dagen.
3. 3Zet inwerktijden en Meerdere diensten boeken aan als je kleurt.
4. 4Plaats je boekingslink in je Instagram-bio, je Google-bedrijfsprofiel en je WhatsApp-status.
5. 5Reken je eerste klant af vanuit de agenda en plan meteen de volgende afspraak.

Lees ook btw voor kapsalons, boekhouding voor kappers, de kappersagenda en het kassasysteem.