Hoe berekent een boekingssysteem welke tijden vrij zijn?
De lijst met tijden die een gast ziet, is het belangrijkste stuk van elk boekingssysteem. Toch weet bijna niemand hoe die lijst ontstaat. In de basis is het een rekensom met vier lagen, die voor elke medewerker en elke dag opnieuw wordt gemaakt:
- Openingstijden van de salon, inclusief feestdagen en afwijkende dagen.
- Werktijden van de medewerker: het vaste weekrooster, plus eventuele afwijkende weken.
- Wat er al afgaat: pauzes, verlof (hele of halve dag), geblokkeerde tijd en bestaande afspraken.
- De lengte van wat de gast wil: de duur van de behandeling, eventueel met inwerktijd of schoonmaaktijd erbij.
Wat overblijft, zijn de momenten waarop de hele behandeling achter elkaar past bij iemand die die behandeling mag uitvoeren. Een systeem dat alleen naar openingstijden kijkt, laat gasten boeken op momenten dat niemand er is. Een systeem dat de duur niet meeneemt, laat een behandeling van twee uur beginnen een half uur voor sluitingstijd.
Zo werkt het ook in online boeken voor salons bij Planobook: de vrije tijden komen uit werktijden, pauzes, verlof en bestaande afspraken. Heb je een dienst met inwerktijd (bijvoorbeeld kleuren), dan is de medewerker tijdens het inwerken weer beschikbaar voor een andere gast. Heb je schoonmaaktijd ingesteld, dan blijft de medewerker na de behandeling nog even bezet, zonder dat de gast dat blok ziet.
Waar je op let bij het testen
Vraag niet "toont het vrije tijden?", want dat doet elk systeem. Vraag: "wat gebeurt er als ik morgen een pauze toevoeg van 12:30 tot 13:00 uur, en daarna als gast kijk?" Verdwijnen die tijden direct, dan klopt de rekensom. Moet je eerst ergens op "vernieuwen" drukken of een nacht wachten, dan weet je genoeg.
Welke keuzes moet de gast kunnen maken?
Een gast wil vier dingen weten voordat ze op "bevestigen" drukt: wat, bij wie, wanneer en wat het kost. Een goed systeem vraagt die dingen in die volgorde, één scherm per keer. Op de boekingspagina van Planobook zijn dat deze stappen:
| Stap | Wat de gast ziet | Waarom het telt |
|---|---|---|
| 1. "Kies je behandeling" | Diensten per sectie, met duur en prijs | De duur bepaalt welke tijden straks passen |
| 2. "Kies een specialist" | Medewerkers die deze behandeling doen, of "Geen voorkeur" | Vaste gasten willen hun eigen kapper; nieuwe gasten willen vooral snel een plek |
| 3. "Kies je moment" | Datum en vrije tijden | Alleen momenten waarop alles past |
| 4. "Jouw gegevens" | Naam, e-mail, telefoon, eventueel voorwaarden en aanbetaling | Zonder juiste gegevens geen bevestiging en geen herinnering |
Let vooral op stap 2. "Geen voorkeur" betekent technisch: het systeem kijkt bij alle medewerkers die de behandeling mogen doen en toont de vereniging van hun vrije tijden. Dat geeft de gast meer keuze. In Planobook verschijnt die optie pas als er minstens twee medewerkers zijn die de behandeling uitvoeren, want met één medewerker heeft de keuze geen zin.
Daarnaast kun je extra vragen toevoegen die bij jouw salon passen, zoals "Sfeer voorkeur" (wil de gast praten of juist rust) of "Drankje erbij?". Houd het klein: elke extra vraag is een moment waarop een gast kan afhaken.
Eigen boekingspagina, widget of marktplaats?
Online boeken kan langs drie wegen binnenkomen. Ze sluiten elkaar niet uit, maar ze werken technisch en financieel anders.
| Kanaal | Hoe het werkt | Let op |
|---|---|---|
| Eigen boekingspagina | Een vaste link (bij Planobook planobook.nl/<salon>) die je overal deelt | Werkt zonder website; jouw huisstijl, geen andere salons op de pagina |
| Widget op je website | Een stukje code dat het boekingsscherm in je eigen site toont | Je website moet het toelaten; test het op mobiel |
| Marktplaats | Een platform waar gasten tussen veel salons zoeken | Bereik, maar vaak een vergoeding voor nieuwe klanten en andere salons naast de jouwe |
Over marktplaatsen: Treatwell noemt op de eigen prijspagina een Starter-abonnement van €35 per maand en 35 % commissie op de eerste boeking van een nieuwe klant via het Treatwell-platform; boekingen via je eigen kanalen en de "Nu boeken"-knop zijn daar 0 % (bron: Treatwell partnerprijzen, geraadpleegd oktober 2026). Fresha noemt €9,95 per maand per boekbaar teamlid en eenmalige kosten voor nieuwe klanten die je via de Fresha-marktplaats vinden; boekingen via je eigen link, Facebook en Instagram zijn gratis (bron: Fresha prijzen, geraadpleegd oktober 2026). Prijzen veranderen; kijk altijd zelf op die pagina's.
Planobook heeft geen marktplaats. Je krijgt een eigen boekingspagina in je logo en kleuren, plus een widget voor je website, en er gaat 0 % commissie af. Wil je weten hoe je die pagina zo inricht dat gasten hem afmaken, lees dan verder over boekingspagina optimaliseren.
Wat gebeurt er na de boeking?
Op het moment dat de gast op "bevestigen" drukt, moeten er in een paar seconden vier dingen gebeuren. Dit is waar je verschil tussen systemen ziet:
- De afspraak wordt vastgelegd, en het systeem controleert op dat moment nog één keer of het moment echt vrij is (zie hieronder).
- De gast krijgt een bevestiging per e-mail. In Planobook heet die "Afspraakbevestiging" en staat die altijd aan. Er zit een agendabestand (.ics) bij, zodat de gast de afspraak met één tik in de eigen agenda zet.
- De salon ziet de afspraak direct. In de agenda van Planobook verschijnt de melding "Nieuwe boeking!" met een geluid, zonder dat iemand de pagina hoeft te vernieuwen. Wie wil, krijgt ook een e-mail bij elke nieuwe online boeking.
- De herinnering wordt ingepland. Planobook stuurt die per e-mail, vast 24 uur én 1 uur vooraf; je zet ze aan of uit, het tijdstip is niet instelbaar. Sms verstuurt Planobook niet.
Vroeg je een aanbetaling, dan komt daar een betaalstap bij. Planobook doet dat via de eigen Mollie- of Stripe-koppeling van de salon, onder meer met iDEAL, en je kiest per salon, per dienst of per klant of het nodig is ("Uitgeschakeld", "Selectief" of "Altijd vereist"). De gast krijgt na betaling een bevestiging en een betaalbewijs.
Hoe voorkom je dubbele boekingen?
Dit is de vraag die ik als technicus het liefst hoor, omdat het antwoord laat zien hoe serieus een systeem is gebouwd. Het risico zit niet in de lijst met vrije tijden, maar in de seconden daarna. Twee gasten kunnen tegelijk dezelfde lijst zien en allebei op 10:00 uur drukken.
Een goed systeem controleert daarom bij het opslaan opnieuw of het moment nog vrij is, en zorgt dat twee boekingen niet tegelijk door die controle kunnen. Bij Planobook gebeurt dat in de database zelf: de controle en het opslaan gebeuren in één transactie, en voor gelijktijdige boekingen zetten we een slot, zodat de tweede boeking pas wordt bekeken als de eerste klaar is. De tweede gast krijgt dan de melding dat het moment net bezet is en kiest een andere tijd.
Aan de balie werkt het iets anders. Maak je zelf een afspraak die botst met een andere afspraak, een pauze of iemands verlof, dan toont Planobook een waarschuwing ("Let op: dubbele bezetting") met wat er precies botst. Je kunt dan bewust toch inplannen. Dat is een keuze: soms wil je een vaste gast er tussendoor nemen. Online kan een gast dat nooit.
Zo test je het
Open de boekingspagina op twee telefoons, kies op beide hetzelfde moment bij dezelfde medewerker en druk vlak na elkaar op bevestigen. Eén van de twee hoort een nette melding te krijgen. Staan er daarna twee afspraken op hetzelfde moment, dan heb je je antwoord.
Welke regels stel je in?
Met een paar regels bepaal je hoe vrij gasten mogen boeken. In Planobook staan ze onder Instellingen › Functies:
- Minimale boekingstermijn: hoeveel uur van tevoren een gast online moet boeken (1 tot en met 168 uur). Handig als je 's ochtends niet verrast wilt worden door een boeking van vijf minuten geleden.
- Hoe ver vooruit: 1, 2, 3 of 4 maanden. Korter vooruit houdt je agenda flexibel; langer helpt vaste gasten die hun volgende afspraak direct vastleggen.
- Diensten op vaste tijden: een dienst alleen aanbieden op vaste weekvensters, bijvoorbeeld bruidskapsels alleen op zaterdagochtend. Per medewerker kun je daarbinnen nog eigen tijden instellen.
- Algemene voorwaarden bij online boeken: de gast moet akkoord gaan voordat de boeking doorgaat; de tekst staat ook in de bevestiging.
- Slimme tijdsloten: biedt online alleen starttijden aan die geen restje tijd laten dat korter is dan je kortste behandeling. Lege plekken vult het niet automatisch op.
Een medewerker die (nog) niet online geboekt mag worden, bijvoorbeeld een stagiair, zet je bij die medewerker op "Kan geboekt worden" uit. Die blijft dan gewoon in je agenda staan.
Testscenario: tien minuten om een systeem te beoordelen
Een demo laat zien wat een systeem kán. Dit scenario laat zien wat het dóét. Neem een proefaccount, zet twee medewerkers en drie diensten erin, en loop dit lijstje af op je eigen telefoon:
| # | Test | Goed als… |
|---|---|---|
| 1 | Geef medewerker A morgen een halve dag vrij en kijk als gast | Die tijden verdwijnen meteen |
| 2 | Boek een behandeling van 2 uur, een uur voor sluitingstijd | Dat moment wordt niet aangeboden |
| 3 | Kies "Geen voorkeur" | Je ziet de vrije tijden van beide medewerkers samen |
| 4 | Boek op twee telefoons tegelijk hetzelfde moment | Eén boeking lukt, de ander krijgt een nette melding |
| 5 | Rond een boeking af | Bevestigingsmail binnen een minuut, met agendabestand |
| 6 | Kijk in de agenda op een tweede apparaat | De afspraak staat er zonder te vernieuwen |
| 7 | Zet een aanbetaling op één dienst en boek die | Je betaalt via iDEAL en ziet "Aanbetaald" bij de afspraak |
| 8 | Verzet de afspraak als salon | De gast krijgt automatisch een mail met de nieuwe tijd |
| 9 | Open de boekingspagina zonder wifi, op 4G | De pagina laadt vlot en is leesbaar met één hand |
| 10 | Zoek de kosten op | Je weet precies wat je per maand betaalt, ook bij een derde medewerker |
Bij Planobook kost een derde medewerker €9,95 per maand exclusief btw bovenop de €39,95 voor twee. Zet de uitkomsten van verschillende systemen naast elkaar en kijk welke fouten je niet kunt accepteren.
Werk je nu nog met een papieren agenda? Lees dan eerst van afsprakenboek naar digitaal: daar staat welke gegevens je moet verzamelen voordat je met dit scenario begint. Voor de verschillen per branche kun je kijken bij het reserveringssysteem kapsalon en het afsprakensysteem salon.
Wat een boekingssysteem niet voor je oplost
Een boekingssysteem vult geen agenda's. Het maakt boeken drempelloos voor gasten die je al vinden. In Planobook heeft de gast geen eigen account en geen app; de boekingspagina werkt in de browser. Gasten annuleren of verzetten niet zelf online, maar nemen contact op. Er is geen koppeling met Reserve with Google en geen ingebouwde Instagram-knop; je deelt je boekingslink zelf in je bio, je Google-profiel en je website. Weet je dat vooraf, dan weet je ook wat je zelf nog moet regelen.
