Handleiding Planobook

Waar: Home

Op Home staat de kaart 'Je salon is …% klaar'. Die houdt vijf stappen bij: Behandeling toegevoegd, Openingstijden ingesteld, Testboeking gedaan, Boekingslink gedeeld en Eerste echte online boeking. Klik op een open stap voor uitleg en een knop die je er direct heen brengt. Onder Later afmaken staan de overige punten: adres en contactgegevens, KvK, btw-nummer en IBAN, aanbetaling via Mollie of Stripe, je logo, de roosters van je team en teamfoto's.

• Klanten kunnen pas online boeken als er minstens één behandeling en openingstijden zijn.
• De laatste stap vinkt vanzelf af zodra een klant zelf via je link boekt.

Waar: Zijbalk › Hulp

Linksonder in de zijbalk zit Hulp, met Handleiding (deze pagina), WhatsApp Planobook, Supportformulier en Rondleiding opnieuw. De rondleiding loopt in vijf korte stappen langs je behandelingen en openingstijden, de agenda, de testboeking, je boekingslink en klanten en kassa. Je start hem ook opnieuw via Instellingen › Salon › Rondleiding.

Waar: Home

Bovenaan staan je afspraken van vandaag, die van de komende week en het aantal nieuwe klanten deze maand. Daaronder de klok met de datum, Jouw salon met het aantal boekingen van de afgelopen 30 dagen en de lijst Wat staat er te gebeuren met je volgende afspraken. Verder naar beneden vind je onder meer Piekuren, Nu actief met de afspraken van vandaag en de knop Direct walk-in starten, je wachtlijst en een link naar je website.

• Met Dashboard aanpassen bepaal je zelf welke blokken je ziet en in welke volgorde.

Waar: Home › Salon delen

Klik op Salon delen (QR-code & boekingslink). Kies een stijl voor de QR-code, kopieer je link of deel hem direct via WhatsApp, Instagram of e-mail. Print de QR-code voor bij de balie en zet de link in je Instagram-bio en als afsprakenlink in je Google-bedrijfsprofiel.

Waar: Agenda

Kies bovenaan Dag, Week of Maand en blader met de pijltjes, of ga terug naar Vandaag. Met Team kies je welke medewerkers je ziet; zet Toon ook vrije medewerkers aan om ook collega's zonder afspraken te tonen. Via Volgorde medewerkers bepaal je de volgorde van de kolommen. De gekleurde stip bij een afspraak laat zien of het een actieve, minder actieve, niet actieve of nieuwe klant is.

Waar: Agenda › Week

In de weekweergave zie je per dag wie er vrij is en hoe vol de week al zit. Kies bij Team één medewerker, zoals hier Sophie Laurent, om alleen haar week te zien: haar afspraken per dag en Vrij op haar vrije dagen. Klik op een afspraak voor de details.

Waar: Agenda › Nieuwe afspraak

Klik op Nieuwe afspraak of op een leeg tijdvak. Kies de klant, de medewerker en de dienst, en zet de datum en starttijd. Met Vrije dienst toevoegen voeg je een behandeling toe die niet in je dienstenlijst staat. Bij Herhalen kies je bijvoorbeeld elke 4 weken en tot wanneer; Planobook controleert per datum of er plek is en de klant krijgt één bevestigingsmail voor de hele reeks. Een CRM-notitie (bijvoorbeeld een voorkeur of kleurformule) bewaar je direct bij de klant. Bevestig met Afspraak maken.

Waar: Agenda › Tijd blokkeren

Voor een lunch, een eigen afspraak of overleg kies je Tijd blokkeren: medewerker, datum, start- en eindtijd en een omschrijving. Die tijd is daarna niet meer te boeken.

Waar: Agenda › klik op een afspraak

Klik op een afspraak voor de details: contactgegevens, bij wie de klant vaak boekt, de tijd en de dienst. Hier reken je af, verstuur je de kassabon, markeer je een No-show of kies je Bewerken of Verwijderen. Bij een no-show loopt de teller van de klant op en krijgt de klant automatisch het bericht Niet verschenen.

Waar: Agenda › afspraak › Afrekenen

Open de afspraak en kies Afrekenen. Je ziet de behandeling met prijs; met + Dienst, + Product en + Toeslag voeg je iets toe, en met Drankje of upsell toevoegen een extra uit je upsells. Een prijs pas je aan met het potloodje. Ga daarna verder met de knop Afrekenen en het totaalbedrag.

Waar: Afrekenen › Hoe wil de klant betalen?

Voeg eventueel fooi toe (een eigen bedrag of €2, €5 of €10) en kies Pinnen, Contant of Betaallink. Pin en contant worden apart geregistreerd. Een betaallink of QR-code loopt via je eigen Mollie- of Stripe-koppeling: de klant betaalt met iDEAL op de eigen telefoon. Een aanbetaling die de klant al deed, wordt bij het afrekenen verrekend.

Waar: Kassa

Onder Kassa open je de dag met je startbedrag (Dag openen). Daarna zie je het huidige saldo en wat er binnenkwam per soort: opening, contant, aanbetaald, pin en kassagrepen, plus je omzet van vandaag, deze week en deze maand met de fooi. Met Kassagreep registreer je een tussentijdse geldopname met een reden.

Waar: Kassa › Dag afsluiten

Tel aan het eind van de dag de kas en kies Dag afsluiten. Vul het getelde bedrag in en hoeveel geld je achterlaat voor morgen. Planobook toont het verwachte saldo ernaast, zodat je een kasverschil meteen ziet.

• Werk je liever zonder kassa? Zet onder Instellingen › Functies Handmatig afrekenen gebruiken uit: voltooide afspraken worden dan automatisch als betaald geregistreerd.

Waar: Klanten

Onder Klanten zoek je op naam, e-mail of telefoon en filter je op Nieuw, Actief, Minder actief of Inactief. Met Nieuwe klant voeg je iemand toe; met het potloodje of het prullenbakje wijzig of verwijder je een klant.

Waar: Klanten › klik op een klant

Bovenaan het profiel staan de contactgegevens, het aantal afspraken en het totaal uitgegeven bedrag, met Afspraak maken en Klant bewerken. De WhatsApp-knop opent een chat vanaf je eigen telefoon. In het Logboek (CRM) bewaar je met Nieuwe notitie voorkeuren, kleurformules en bijzonderheden zoals een allergie, zodat elke collega ze ziet.

Waar: Klantprofiel › Afspraakhistorie

Onder Afspraakhistorie staan alle eerdere en komende afspraken met dienst, medewerker, prijs en status. Bij elke voltooide afspraak download je met Factuur een pdf.

Waar: Medewerkers › Nieuwe medewerker

Kies Nieuwe medewerker, of klik op een bestaande medewerker. Onder Algemeen stel je de profielfoto (te zien in het boekingsportaal), de naam, de functietitel op je website en de kleurcode in. Met Online boekbaar bepaal je of klanten deze medewerker online kunnen kiezen, en onder Diensten die deze medewerker kan uitvoeren vink je de behandelingen aan. Na het opslaan komen de tabbladen Uren, Rooster, Pauzes en Vrij beschikbaar.

• Twee medewerkers zitten in je abonnement. Elke extra medewerker kost €9,95 per maand, exclusief btw.

Waar: Medewerker bewerken › Uren / Rooster / Pauzes

Onder Uren zet je per dag aan of de medewerker werkt, en van hoe laat tot hoe laat; sla op met Beschikbaarheid opslaan. Onder Rooster stel je afwijkende werktijden in voor een specifieke week en onder Pauzes stel je vaste pauzes per dag in. Klanten kunnen alleen online boeken binnen deze tijden.

Waar: Medewerker bewerken › Vrij

Onder Vrij plan je een vakantie, een vrije dag of een deel van een dag: kies Hele dagen of een tijdvak, de start- en einddatum en eventueel een notitie. In die tijd is de medewerker niet online te boeken.

Waar: Diensten › Nieuwe sectie

Groepeer je behandelingen in secties, zoals Knippen & styling of Kleur. Met Nieuwe sectie maak je er een; de volgorde wijzig je met de pijltjes of door te slepen, en die volgorde zien klanten ook op je boekingspagina. Met de schakelaar Online boeken zet je een hele sectie aan of uit voor online boeken.

Waar: Diensten › Nieuwe dienst

Kies Nieuwe dienst. Kies een icoon of een eigen foto en vul de naam, een beschrijving (zichtbaar op je boekingspagina), de duur en de prijs inclusief btw in. Wijs de dienst toe aan een sectie, kies het btw-tarief (21%, 9% of 0%) en vink aan wie de dienst kan uitvoeren: alleen die medewerkers zijn te kiezen op je boekingspagina. Een agendakleur is optioneel.

Waar: Instellingen › Functies, daarna Diensten › dienst bewerken

Zet onder Instellingen › Functies Werken met inwerktijden aan. Bij een dienst stel je dan Start, Inwerktijd en Eind apart in, met de totale duur eronder; tijdens de inwerktijd is de medewerker vrij voor een andere klant. Per fase kies je een standaardmedewerker. Zet je ook Schoonmaaktijd na dienst aan, dan blokkeer je per dienst een aantal minuten na de behandeling om op te ruimen. De medewerker blijft zolang bezet; de klant ziet dit niet.

Waar: Producten

Onder Producten beheer je alles wat je verkoopt, met prijs, btw en categorie. Met Nieuw product voeg je iets toe; producten met het label Webshop staan ook in je webshop. Onder Drankjes zet je de drankjes klaar die klanten bij het boeken kunnen kiezen (zet daarvoor Drankjes online aanbieden aan onder Instellingen › Functies).

• Met Voorraadbeheer aan (Instellingen › Functies) gaat de voorraad vanzelf omlaag bij elke verkoop.

Waar: Financieel › Omzetmanager

Onder Financieel staat de Omzetmanager: per maand het totaal en het aantal transacties. Klap een maand open voor het betaalmethodeoverzicht (pin, contant en link/QR) en alle transacties met klant, omschrijving, btw-tarief en bedrag. Met PDF download je het maandoverzicht met de btw uitgesplitst in hoog en laag.

• Planobook is geen boekhoudprogramma en heeft geen koppeling met boekhoudsoftware; je geeft het pdf-overzicht aan je boekhouder.

Waar: Je boekingspagina

De klant kiest een behandeling (met prijs en duur), dan een specialist of Geen voorkeur, dan een moment, en vult tot slot de gegevens in. Je boekingslink vind je onder Salon delen op je dashboard en onder Instellingen › Salon.

Waar: Boekingspagina › stap 3

Klanten zien alleen tijden waarop er echt iemand vrij is, op basis van werktijden, pauzes, verlof en bestaande afspraken. Hoe ver vooruit en hoe kort van tevoren klanten online mogen boeken, stel je in onder Instellingen › Functies (Hoe ver vooruit kunnen klanten online boeken? en Minimale boekingstermijn).

Waar: Boekingspagina › stap 4

De klant vult naam, e-mail en telefoon in en krijgt direct een bevestiging per e-mail, met een bestand om de afspraak in de eigen agenda te zetten. Jij ziet de boeking meteen in je agenda. Wil je dat klanten eerst akkoord gaan met je voorwaarden, zet dan Algemene voorwaarden bij online boeken aan onder Instellingen › Functies. Wil je ook weten waar je klanten wonen, zet dan Woonplaats vragen bij boeken aan; je kiest zelf of het veld verplicht of optioneel is.

• Met Stemming vragen geven klanten aan of ze liever rust of een praatje willen; met Drankjes online aanbieden kiezen ze een drankje.
• Een klant kan een geboekte afspraak niet zelf online annuleren of verzetten; dat loopt via jou.

Waar: Boekingspagina › stap 3

Is een specialist volgeboekt, dan toont de boekingspagina welke collega's wel kunnen, en kan de klant zich met Op wachtlijst zetten aanmelden. Hoe je daarna een wachtende uitnodigt, lees je bij Wachtlijst.

Waar: Instellingen › Widget

Onder Instellingen › Widget kies je het kleurschema en de lichte of donkere weergave van je boekingspagina, met een live voorbeeld. Daaronder kopieer je de code om de boekingsmodule op je eigen website te plaatsen. Met Mededeling op boekingspagina toon je een korte banner bovenaan, bijvoorbeeld tijdens je vakantie.

Waar: Wachtlijst

Onder Wachtlijst zie je wie zich heeft aangemeld voor een vol moment, met dienst, voorkeursdatum en dagdeel. Valt er een afspraak weg, dan toont de agenda passende wachtenden. Jij kiest tot 5 vrije tijden en nodigt ze met één klik per e-mail uit; de klant bevestigt via een link. Met Toevoegen zet je zelf iemand op de lijst. Inschrijvingen verdwijnen vanzelf zodra de voorkeursdatum voorbij is.

• Planobook vult gaten in de agenda niet automatisch: het verplaatst geen afspraken en benadert niet zelf klanten.

Waar: Automatische berichten

Hier zie je elke e-mail die Planobook namens je salon verstuurt. De afspraakbevestiging, Afspraak gewijzigd, Afspraak geannuleerd, Niet verschenen en de bevestigingen van betalingen en webshopbestellingen zijn altijd actief. Zelf aan of uit zet je onder meer de afspraakherinneringen (24 uur en 1 uur vooraf), de melding Nieuwe online boeking voor jezelf, het reviewverzoek met je eigen reviewlink, het verjaardagsbericht, We missen je (na 42 dagen zonder bezoek) en Hoe gaat het na je behandeling?. Met Voorbeeld bekijken zie je precies hoe een mail eruitziet.

• Daarnaast is er de Herinnering vervolgbehandeling, zes weken na de behandeling.

Waar: Berichten

Onder Berichten mail je één klant of een hele groep: nieuwe, actieve, minder actieve of niet/nauwelijks actieve klanten. Schrijf een onderwerp en een bericht en voeg eventueel een pdf of afbeelding toe (maximaal 10 MB). Antwoordt een klant, dan komt dat bij het e-mailadres van je salon binnen.

Waar: Instellingen › Website

Kies je salontype (bijvoorbeeld Kapsalon), zodat Google je salon goed herkent. Veel blokken, zoals Behandelingen & prijzen, Team en Openingstijden & locatie, vullen zich vanzelf uit je salongegevens. Met Blok toevoegen zet je er eigen tekst bij, en Beter vindbaar in Google laat zien wat je nog kunt verbeteren, zoals eigen foto's of een eigen tekst over je salon. Wijzigingen worden als concept opgeslagen; met Publiceren zet je ze live en onder Versies vind je eerdere versies terug.

Waar: Instellingen › Betaling

Ga naar Instellingen › Betaling, plak je API-sleutel bij Mollie of Stripe en kies Verbinden. Daarna kies je bij Aanbetalingen of aanbetalen uit staat, selectief geldt (per behandeling of per klant) of altijd vereist is, als percentage of als vast bedrag. De klant betaalt bij het online boeken met iDEAL, en de aanbetaling wordt bij het afrekenen verrekend.

• Een aanbetaling helpt tegen no-shows; met 100% laat je klanten volledig vooraf betalen.
• Voor gewoon afrekenen in de salon heb je geen betaalprovider nodig.

Waar: Instellingen

Profiel (je persoonlijke gegevens), Beveiliging (wachtwoord en tweestapsverificatie), Salonaccount (toegang en rechten), Salon (naam, adres, contactgegevens, KvK, btw-nummer, IBAN, factuurvoettekst, logo, softwaretaal en taal van je boekingspagina), Tijden, Functies, Website, Widget, Betaling, Abonnement (plan, facturen en medewerkers), Blokkeerlijst (geblokkeerde klanten) en Logboek (wijzigingen in je salon).

Waar: Instellingen › Tijden

Zet per dag of je open bent en van hoe laat tot hoe laat, en kies Openingstijden Opslaan. Daaronder staan de komende Nederlandse feestdagen: een feestdag sluit de salon niet automatisch, je kiest per datum of je normaal open bent, andere tijden hebt of gesloten bent. Bij Vakantie of afwijkende periode zet je één datum of een reeks dagen op gesloten of op andere tijden.

Waar: Instellingen › Functies

Hier kies je welke salonfuncties je gebruikt, zoals Stemming vragen, Drankjes online aanbieden, Voorraadbeheer, Werken met inwerktijden, Meerdere diensten boeken, Groepsboekingen, Diensten op vaste tijden, Schoonmaaktijd na dienst, Minimale boekingstermijn, Prijzen exclusief BTW tonen, Algemene voorwaarden bij online boeken en de Webshop. Lidmaatschappen zijn niet beschikbaar.

Waar: Instellingen › Salonaccount

Medewerkers hebben geen eigen login. Voor bijvoorbeeld de tablet aan de balie maak je een gedeeld salonaccount, en als je wilt een tweede (maximaal 2), elk met eigen rechten: vul een accountnaam en e-mailadres in, kies de rechten (Agenda bekijken, Afspraken maken en wijzigen, Afspraken annuleren, Klantgegevens beheren, Afrekenen, Klantnotities, Klantfoto's, Klantdocumenten en Omzet bekijken) en kies Uitnodiging versturen.