Losse kassa of kassa in je salonsoftware?
De eerste keuze is principieel: koop je een losse kassa, of reken je af in de software waarin ook je agenda en klanten staan? Beide kunnen werken. Het verschil zit in hoeveel je dubbel doet.
| Losse kassa | Kassa in salonsoftware | |
|---|---|---|
| Afrekenen | Bedrag of artikel opnieuw invoeren | Vanuit de afspraak, dienst en prijs staan al klaar |
| Klanthistorie | Los van de kassa | Bestedingen en factuur per afspraak op de klantenkaart |
| Prijslijst | Apart bijhouden | Eén dienstenlijst voor boekingspagina, agenda en kassa |
| Losse verkoop zonder afspraak | Meestal sterk | Verschilt per pakket |
| Kosten | Apparaat of licentie, soms een abonnement | Vaak inbegrepen, soms een aparte module |
Voor de meeste salons die op afspraak werken, is een kassa in de salonsoftware de rustigste keuze: de klant boekt, komt, en je rekent af zonder iets over te typen. Een losse kassa past beter bij een zaak met veel inloop en productverkoop aan de toonbank. Vraag bij elke aanbieder of de kassa in het abonnement zit of als aparte module wordt verkocht.
Bij Planobook zit het kassasysteem kapsalon in het abonnement: afrekenen vanuit de agenda, pin en contant, fooi, producten bij de afrekening en de dagafsluiting. Er is geen apart kassa-abonnement.
Welke betaalmethoden moet je kassa aankunnen?
In de salon betalen klanten op vier manieren. Je kassa hoeft niet alles zelf te verwerken, maar moet elke manier wel apart kunnen registreren, anders klopt je dagafsluiting niet.
- Pin: voor de meeste gasten de vanzelfsprekende keuze aan de balie.
- Contant: minder vaak dan vroeger, maar het komt nog voor. Een wisselgeldhulp voorkomt rekenfouten.
- Betaallink of QR-code: handig als het pinapparaat even niet werkt, of als de klant achteraf betaalt.
- Aanbetaling: een deel vooraf betaald bij het online boeken, dat bij het afrekenen verrekend moet worden.
In Planobook kies je bij het afrekenen "Pinnen", "Contant" (met wisselgeldhulp), "Vooruitbetaald" of "Betaallink". Betaallinks en aanbetalingen lopen via de eigen Mollie- of Stripe-koppeling van je salon. Die providers rekenen hun eigen transactiekosten; Planobook rekent geen commissie.
Vraag ook naar fooi. Een fooi hoort niet bij de omzet van de behandeling, maar je wilt hem wel zien. Bij Planobook voeg je hem toe met "Fooi toevoegen", en de kassa toont de omzet met fooi.
Pinapparaat koppelen of registreren: wat is het verschil?
Dit is de vraag waar de meeste misverstanden over bestaan. Er zijn twee manieren waarop een kassa en een pinapparaat samenwerken.
Gekoppeld
De kassa stuurt het bedrag naar het pinapparaat. De klant pint, en de kassa ziet automatisch dat de betaling gelukt is. Je typt niets over. Dit vraagt meestal om een pinapparaat van dezelfde aanbieder of een partner, met eigen transactiekosten. Een voorbeeld: Salonized biedt bij Salonized Pay een pinapparaat aan "vanaf €199 + 1,0% transactiekosten" (prijspagina Salonized, geraadpleegd oktober 2026).
Geregistreerd
Je gebruikt je eigen pinapparaat, los van de kassa. Je toetst het bedrag in op het apparaat en kiest in de kassa "Pinnen". Het voordeel: je houdt je huidige pinapparaat en contract. Het nadeel: je typt het bedrag één keer zelf in, en bij de dagafsluiting controleer je of de pinomzet in de kassa gelijk is aan die op het apparaat.
Planobook werkt met registreren. Er is geen koppeling met een pinautomaat. Voor een salon met een paar afrekeningen per uur is dat goed werkbaar; voor een zaak met een rij aan de balie kan een gekoppeld apparaat tijd schelen. Weeg het af tegen de kosten van apparaat en transacties.
Hoe gaat je kassa om met btw 9 % en 21 % op één bon?
In een kapsalon zijn kappersdiensten belast met 9 % en producten met 21 %. Rekent een klant een knipbeurt en een fles shampoo af, dan staan er twee tarieven op één bon. Een schoonheidssalon werkt meestal met 21 % voor behandelingen en producten, maar ook daar kan een gemengde bon voorkomen.
Een goede kassa legt het tarief per regel vast, niet per bon. Test dit in de proefperiode: maak een afspraak met een dienst tegen 9 %, voeg een product tegen 21 % toe en kijk of de btw per tarief klopt in het overzicht. In Planobook stel je het tarief per dienst en per product in (21 %, 9 % of 0 %), en de "BTW-samenvatting" in het maandoverzicht splitst automatisch in hoog en laag. Voor de details van de tarieven en de aangifte lees je het artikel over btw voor kapsalons; hoe je die maandcijfers daarna aan je boekhouding geeft, staat in boekhoudprogramma voor kappers. Hoe de kassa in een kapsalon samenwerkt met de agenda en de klantenkaart, lees je bij kapsalon software.
Kassabon: printen of mailen?
Niet elke gast wil een bon, maar wie er een vraagt, heeft hem vaak nodig, bijvoorbeeld voor een declaratie. Er zijn twee routes:
- Printen: vraagt een bonprinter die met je kassa samenwerkt. Vraag welke printers ondersteund worden en wat ze kosten.
- Mailen: de klant krijgt de bon als pdf in de mail. Geen papier, geen printer, en de klant kan hem later terugvinden.
Planobook verstuurt de kassabon als pdf per e-mail ("Kassabon verzenden"). Printen kan niet. Vraagt een klant om een factuur, dan download je de factuur-pdf vanuit de afspraakhistorie op de klantenkaart.
Wat moet een dagafsluiting laten zien?
De dagafsluiting is je dagelijkse controle. Ze laat zien wat er volgens de kassa in de la hoort te zitten, wat je werkelijk telt en waar het verschil zit. Een bruikbare dagafsluiting toont minimaal:
- het openingssaldo van de dag;
- de omzet per betaalmethode: contant, pin, online;
- opnames uit de kas met een reden;
- het verwachte saldo, het getelde bedrag en het verschil;
- het bedrag dat je in de la laat voor morgen.
De Belastingdienst beschouwt je kassa als onderdeel van je administratie (Uw bedrijf en het kassasysteem, geraadpleegd oktober 2026), en de Hoge Raad oordeelde in 2015 dat digitale detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven (KHN, geraadpleegd oktober 2026). Vraag daarom ook of je de gegevens van afgesloten dagen later nog kunt inzien. Hoe je de afsluiting zelf stap voor stap doet, lees je bij de dagafsluiting van de kassa.
Wat heeft een zzp-kapper echt nodig?
Werk je alleen, dan is de lijst korter dan wat veel kassasystemen aanbieden. Wat je wel nodig hebt:
- afrekenen vanuit de afspraak, zodat je niets dubbel invoert;
- pin en contant apart, met fooi;
- btw per regel ingesteld, ook als je nu de kleineondernemersregeling gebruikt: groeit je omzet boven de grens, dan klopt je kassa meteen;
- een maandoverzicht dat je boekhouder of jijzelf direct kunt gebruiken;
- een kassa die op je telefoon of tablet werkt, zodat je geen aparte hardware hoeft te kopen.
Wat je vaak niet nodig hebt: een kassalade met bonprinter, een gekoppeld pinapparaat met eigen contract, of een aparte kassamodule bovenop je agenda. Elke extra laag kost per maand geld. Hoe agenda, online boeken en kassa voor één persoon samenkomen, zie je bij zzp kapper software. Werk je vanaf een tablet, lees dan wat wel en niet werkt bij een kassa op iPad.
Heb je een schoonheidssalon met productverkoop, let dan extra op voorraad. In Planobook boekt de schakelaar "Voorraadbeheer" producten af bij het afrekenen en bij een webshopbestelling. Meer over de inrichting voor beautysalons lees je bij software voor schoonheidssalons.
Checklist voor de proefperiode
Een demo laat zien wat een systeem kan. Een proefperiode laat zien hoe het voelt op een drukke zaterdag. Neem deze checklist mee en doe elke stap zelf, met je eigen diensten en prijzen.
| Test | Waar je op let |
|---|---|
| Afspraak afrekenen vanuit de agenda | Hoeveel klikken? Staan dienst en prijs al klaar? |
| Product toevoegen aan een afrekening | Klopt het btw-tarief per regel? |
| Fooi toevoegen | Zie je de fooi apart terug? |
| Contant afrekenen met wisselgeld | Rekent de kassa het wisselgeld voor je uit? |
| Afrekenen met een aanbetaling | Wordt de aanbetaling automatisch verrekend? |
| Betaallink sturen | Wat kost het per transactie bij de betaalprovider? |
| Kassabon versturen | Print of mail? Hoe ziet de bon eruit voor de klant? |
| Dag openen en afsluiten | Zie je verwacht saldo, geteld bedrag en verschil? |
| Maandoverzicht downloaden | Kan je boekhouder ermee werken? |
| Rechten op de balietablet | Kun je afrekenen toestaan zonder omzetinzage? |
| Wat er niet in zit | Cadeaubonnen, gesplitst betalen, losse verkoop: heb je ze nodig? |
Bij Planobook probeer je dit 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Wat er niet in zit, zeggen we vooraf: geen koppeling met een pinautomaat, geen bonprinter, geen gesplitste betaling, geen cadeau- of tegoedbonnen en geen losse verkoop zonder afspraak. Past dat bij je salon, dan heb je een kassa die bij je agenda hoort, zonder extra abonnement.
