Waarom sluit je de kassa elke dag af?
Een dagafsluiting is in de kern één vergelijking: wat zegt de kassa, en wat ligt er echt? Na een lange dag is het verleidelijk om die stap over te slaan. Toch bespaart hij juist werk. Een verschil van een paar euro vind je dezelfde avond in een minuut terug, omdat je nog weet wie er contant betaalde. Na een week is het een raadsel.
Er zijn drie goede redenen om het elke dag te doen:
- Fouten vind je snel. Een verkeerd ingevoerde betaalwijze of een vergeten fooi zie je direct.
- Je administratie klopt. De kassa is een onderdeel van je administratie, schrijft de Belastingdienst in Uw bedrijf en het kassasysteem (geraadpleegd oktober 2026). Een sluitende dag is je onderbouwing bij een controle.
- Je team weet waar het staat. Werken er meer mensen aan de balie, dan maakt een vaste afsluiting duidelijk wie wat heeft gedaan.
Een goed salon kassasysteem rekent het verwachte saldo voor je uit. Jij hoeft alleen te tellen en te vergelijken.
Stap voor stap: openen, tellen, vergelijken, afsluiten
De dagafsluiting begint eigenlijk 's ochtends. Zonder vast beginsaldo kun je 's avonds niets vergelijken.
- Open de dag. Tel het wisselgeld in de la voordat de eerste klant komt en leg het vast als openingssaldo. Wijkt het af van wat je gisteren achterliet, noteer dat meteen.
- Reken elke betaling af in de kassa. Ook de contante betaling van de vaste klant die "het precies had". Kies de juiste betaalwijze: pin, contant of online.
- Registreer elke opname. Haal je geld uit de la voor boodschappen of om naar de bank te brengen, leg het vast met een reden.
- Tel aan het eind van de dag. Tel het contante geld in de la, liefst per munt- en biljetsoort. Doe het op een rustige plek, niet terwijl de laatste klant nog afrekent.
- Vergelijk met het verwachte saldo. Openingssaldo plus contante ontvangsten min opnames. Het verschil is je kasverschil.
- Controleer de pin. Vergelijk de pinomzet in de kassa met het dagtotaal op je pinapparaat.
- Bepaal wat er in de la blijft. Laat het wisselgeld voor morgen liggen en haal de rest eruit, naar de kluis of de bank.
- Sluit de dag af. Leg het getelde bedrag, het verschil met de reden en het achtergelaten bedrag vast.
Werk je met meerdere mensen, spreek dan af wie de dag afsluit. Eén persoon per dag houdt het overzichtelijk.
Wat doe je bij een kasverschil?
Een kasverschil is het bedrag waarmee het getelde geld afwijkt van wat de kassa verwacht. Het kan een tekort zijn of een overschot. Allebei verdienen ze aandacht, ook het overschot: dat betekent vaak dat er een betaling niet of verkeerd is geregistreerd.
Zo zoek je de oorzaak
| Wat je ziet | Mogelijke oorzaak |
|---|---|
| Contant te veel, pin te weinig | Een pinbetaling is als contant ingevoerd, of andersom |
| Contant te veel, ronde som | Een fooi in contanten die niet in de kassa staat |
| Contant te weinig, ronde som | Een opname uit de la zonder registratie |
| Klein verschil, onregelmatig | Wisselgeldfout bij een contante betaling |
| Verschil al bij het openen | Het achtergelaten bedrag van gisteren klopte niet |
Vind je de oorzaak, herstel de registratie dan en tel opnieuw. Vind je hem niet, leg het verschil dan vast met een korte, eerlijke reden ("onbekend, mogelijk wisselgeld"). Een genoteerd verschil met uitleg is beter dan een kas die altijd precies klopt omdat iemand het verschil stilletjes heeft weggewerkt.
Wat is een kassagreep en wanneer gebruik je die?
Een kassagreep is een opname van contant geld uit de kassa tijdens de dag, met een reden. Bijvoorbeeld: je haalt geld uit de la om melk en koffie te halen, of je brengt een deel van de contanten alvast naar de bank. Zonder registratie lijkt het 's avonds alsof er geld ontbreekt.
Gebruik een kassagreep voor:
- kleine zakelijke uitgaven die je contant betaalt (bewaar het bonnetje);
- het afromen van de la als er veel contant geld in ligt;
- een privéopname, als je die contant doet. Bespreek met je boekhouder hoe hij die wil zien.
Geef altijd een duidelijke reden. "Koffie en melk, bon in map" zegt je boekhouder over drie maanden meer dan "uitgave".
Welke kassagegevens moet je bewaren?
Volgens Ondernemersplein (geraadpleegd oktober 2026) bewaar je de basisgegevens van je administratie 7 jaar, waaronder je in- en verkoopadministratie. De bewaarplicht geldt ook voor digitale bestanden en de programma's waarmee je ze kunt openen.
Voor de kassa is er een belangrijke uitspraak. De Hoge Raad oordeelde op 25 juni 2015 dat digitale detailgegevens uit een kassa bewaard moeten blijven. Kun je ze bij een controle niet digitaal laten zien, dan voldoe je niet aan je administratie- en bewaarplicht. Koninklijke Horeca Nederland vatte de uitspraak over kassagegevens samen (geraadpleegd oktober 2026). Alleen een dagtotaal op een briefje bewaren is dus niet genoeg; de losse verkopen horen erbij.
In de praktijk bewaar je:
- elke verkoop met datum, bedrag, btw-tarief en betaalwijze;
- de dagafsluitingen met geteld bedrag, verschil en reden;
- de kassagrepen met reden, en de bonnetjes van contante uitgaven;
- de pinoverzichten van je pinapparaat of pinprovider;
- correcties achteraf, met de reden van de correctie.
Een opmerking over woorden: als je online zoekt naar "kasboek" of "dagontvangstenboek", kom je vaak Belgische regels tegen. Die gelden niet in Nederland. Houd je aan de Nederlandse bronnen hierboven en vraag bij twijfel je boekhouder. Hoe de btw in je kassacijfers zit, lees je in het artikel over btw in de kapsalon.
Hoe controleer je pin tegen je bankafschrift?
Pinbetalingen hoef je niet te tellen, maar wel te controleren. Dat gebeurt op twee momenten.
Elke dag: kassa tegen pinapparaat
Vergelijk bij het afsluiten de pinomzet in de kassa met het dagtotaal op je pinapparaat. Zit er een verschil in, dan is er meestal een betaling bij de verkeerde betaalwijze terechtgekomen, of is een pinbetaling mislukt terwijl de kassa hem als betaald zag.
Per week of maand: pinapparaat tegen bank
Je pinprovider schrijft de ontvangsten in de regel per dag of in batches bijeen op je zakelijke rekening, soms verminderd met transactiekosten. Leg het overzicht van je provider naast je bankafschrift en kijk of elke dag is uitbetaald. De transactiekosten zijn kosten voor je boekhouding, geen lagere omzet.
Hetzelfde geldt voor online betalingen: aanbetalingen en betaallinks komen via je betaalprovider binnen, die ze uitbetaalt op je rekening. Leg ook die uitbetalingen naast de online ontvangsten in je kassa. Hoe je dit maandelijks aan je boekhouding koppelt, staat in het artikel over boekhouding voor kappers.
Zo werkt de dagafsluiting in Planobook
In Planobook staat alles op het kassascherm "Jouw kas van vandaag": het huidige saldo, de opening, de contante ontvangsten, wat aanbetaald is, de pinbetalingen, de kassagrepen en de omzet van vandaag, deze week en deze maand, met fooi.
- Dag openen. Je vult het getelde wisselgeld in. Wijkt het af van het bedrag van gisteren, dan zie je een "Afwijking".
- Afrekenen. Elke afspraak reken je af vanuit de agenda, met "Pinnen", "Contant" (met wisselgeldhulp), "Vooruitbetaald" of "Betaallink". Fooi en producten voeg je bij dezelfde afrekening toe.
- Kassagreep. Haal je tussendoor geld uit de la, dan leg je dat vast als "Kassagreep" met een reden.
- Dag afsluiten. Planobook toont het verwachte saldo. Je vult het "Geteld bedrag" in, ziet de "Afwijking" en geeft aan welk "Bedrag achterlaten in kassa" voor morgen in de la blijft.
Moet je achteraf iets herstellen, bijvoorbeeld een betaling die als contant stond terwijl de klant pinde, dan pas je de transactie aan in Financieel. Zo'n correctie is uitsluitend administratief: er wordt niets opnieuw afgerekend of terugbetaald. Aan het eind van de maand download je het maandoverzicht als pdf, met de omzet per betaalmethode en de btw-samenvatting in hoog en laag.
Pin wordt in Planobook geregistreerd, niet gekoppeld aan je pinapparaat. Daarom blijft de dagelijkse vergelijking met het pinapparaat een vaste stap. Overweeg je een andere kassa, lees dan eerst ons stuk over kassasysteem kiezen. Wil je zien hoe kassa, agenda en klantenkaart samenwerken in een kapsalon, kijk dan bij software voor kapsalon.
Dit artikel is geen fiscaal advies. Vragen over jouw situatie leg je voor aan je boekhouder of de Belastingdienst.
