Welke administratie heeft een schoonheidssalon nodig?
Een schoonheidssalon heeft dezelfde wettelijke plichten als elke ondernemer: je houdt een administratie bij en bewaart de basisgegevens 7 jaar, zo staat het op Ondernemersplein (geraadpleegd oktober 2026). Bij die basisgegevens hoort expliciet ook de voorraadadministratie. Voor een salon die producten verkoopt is dat geen detail. Goede schoonheidssalon software legt de verkoopkant al vast terwijl je werkt; de kostenkant en de aangifte blijven werk voor je boekhouding.
Het helpt om je geld in drie stromen te zien. Elke stroom heeft een eigen bron en een eigen controle.
| Stroom | Waar het vastligt | Hoe je het controleert |
|---|---|---|
| Behandelingen | Kassa of salonsoftware, per afspraak | Agenda tegen omzet: is elke afspraak afgerekend? |
| Productverkoop en webshop | Kassa en webshopbestellingen, met voorraad | Voorraad tegen inkoop en verkoop |
| Ontvangsten: contant, pin, online | Kassa per betaalmethode | Kas tellen, pinoverzicht, uitbetalingen van je betaalprovider |
Daarnaast heb je de kostenkant: inkoop van producten en verbruiksmaterialen, huur, apparatuur, verzekeringen en abonnementen. Die kostenkant hoort in je boekhoudprogramma of bij je boekhouder. De KVK (geraadpleegd oktober 2026) raadt een aparte zakelijke rekening en een vast moment om je administratie bij te werken aan, en meldt dat je facturen en bonnen digitaal mag bewaren, zolang ze leesbaar en ongewijzigd blijven.
Je kassa telt daarbij mee als onderdeel van de administratie. De Belastingdienst wijst daar uitdrukkelijk op in Uw bedrijf en het kassasysteem (geraadpleegd oktober 2026): je richt de kassa volgens de wettelijke regels in en bewaart de gegevens.
Welk btw-tarief geldt voor behandelingen en producten?
Hier verschilt een schoonheidssalon van een kapsalon. Kappers hebben voor hun diensten het verlaagde tarief van 9 %, omdat "diensten van kappers" in de lijst van diensten met 9 % btw staan (Belastingdienst, geraadpleegd oktober 2026). Schoonheidsbehandelingen staan niet in die lijst. Daarmee vallen de meeste behandelingen in een beautysalon, zoals gezichtsbehandelingen, manicure en make-up, onder het algemene tarief van 21 %. Producten die je verkoopt, vallen ook onder 21 %.
Voor jou betekent dat: de meeste regels op je bon hebben hetzelfde tarief, en je prijs voor de klant bevat 21 % btw. Het rekenwerk is eenvoudiger dan in een gemengde kapsalon, maar het bedrag dat je afdraagt is hoger. Neem dat mee als je je prijzen bepaalt.
Stel het tarief één keer goed in per dienst en per product. In Planobook kies je bij elke dienst 21 %, 9 % of 0 % btw, en bij elk product idem. De kassa rekent daarna met het juiste tarief per regel, en de btw-samenvatting in je maandoverzicht splitst automatisch in hoog en laag.
Hoe houd je productverkoop en voorraad bij?
Productverkoop is voor veel schoonheidssalons een serieuze tweede inkomstenbron. Juist daar gaat de administratie vaak mis: producten worden meegegeven zonder dat ze op de bon komen, testers verdwijnen uit het schap en aan het eind van het jaar klopt de telling niet met de inkoop.
Een paar gewoonten maken het verschil:
- Elk verkocht product gaat over de kassa. Ook het potje dat je aan een vaste klant meegeeft. In Planobook voeg je het bij het afrekenen toe met "+ Product".
- Zet de voorraad in het systeem. Met de schakelaar "Voorraadbeheer" boekt Planobook de voorraad af bij het afrekenen en bij een webshopbestelling.
- Scheid eigen gebruik van verkoop. Producten die je in de behandeling gebruikt, zijn kosten, geen verkoop. Houd ze apart van de producten in je verkoopschap.
- Tel periodiek. Vergelijk de voorraad in het systeem met wat er werkelijk staat. Verschillen hebben een reden: breuk, testers, eigen gebruik of een vergeten bon.
- Bewaar je inkoopfacturen bij de juiste maand. Je boekhouder heeft ze nodig voor de kostprijs van je verkopen en de voorraadwaarde.
De waardering van je voorraad op de balans is werk voor je boekhouding. Wat je kassa wel levert, is een betrouwbare telling van wat er verkocht is, per maand, met het tarief erbij. Hoe dat in het dagelijks werk aan de balie werkt, zie je bij ons salon kassasysteem.
Wat doe je met aanbetalingen en betaallinks in je boekhouding?
Veel schoonheidssalons vragen een aanbetaling voor langere of duurdere behandelingen. In Planobook loopt een aanbetaling via iDEAL via de eigen Mollie- of Stripe-koppeling van je salon. Je stelt per salon, per dienst of per klant in of een aanbetaling nodig is, als percentage of vast bedrag. Na de behandeling kun je de klant ook een betaallink of QR-code sturen.
Voor je administratie is het belangrijk te zien dat er twee sporen zijn:
- De omzet: die ontstaat in de kassa bij het afrekenen. De aanbetaling wordt daar verrekend met de prijs van de behandeling, en in het betaalmethodeoverzicht zie je de online aanbetalingen apart staan.
- Het geld: dat komt binnen via je betaalprovider, die het na verloop van tijd uitbetaalt op je zakelijke rekening, verminderd met zijn transactiekosten.
Je boekhouder zet die twee tegen elkaar: de online ontvangsten uit je maandoverzicht tegenover de uitbetalingen van Mollie of Stripe op je bankafschrift. De transactiekosten van de provider zijn kosten, geen lagere omzet. Bewaar daarom ook de overzichten die je betaalprovider je per uitbetaling of per maand stuurt.
En als een klant niet komt?
Hoe je een ingehouden aanbetaling bij een no-show verwerkt, hangt af van je voorwaarden en hoe je boekhouder het wil zien. Leg dat één keer met hem of haar vast, zodat je het elke keer hetzelfde doet.
Pedicure, huid en laser: twijfel je over het tarief?
Hier past voorzichtigheid. Pedicures, huidtherapeuten en salons die met laser of apparatuur werken, krijgen te maken met de vraag of een behandeling cosmetisch of (para)medisch is. Voor medische zorg gelden andere btw-regels dan voor schoonheidsbehandelingen, en de grens hangt af van wie de behandeling uitvoert, met welke kwalificatie en met welk doel.
Wij geven daar bewust geen oordeel over, want een verkeerde aanname kan je achteraf een naheffing opleveren. Ons advies:
- maak een lijst van al je behandelingen met een korte omschrijving van wat je doet en waarom;
- laat je boekhouder per behandeling het tarief vaststellen, of leg het voor aan de Belastingdienst;
- zet dat tarief daarna per dienst in je kassa, zodat het elke keer goed gaat.
Werk je als pedicure, dan vind je bij pedicure software hoe agenda, behandelnotities en kassa voor jouw praktijk zijn ingericht. Een boekhoudprogramma voor de pedicure kies je met dezelfde criteria als hieronder.
Wat lever je je boekhouder elke maand aan?
Een vaste maandmap scheelt jou en je boekhouder tijd. Deze checklist kun je letterlijk overnemen.
| Stuk | Waar je het vindt |
|---|---|
| Maandoverzicht omzet met betaalmethoden en btw hoog/laag (pdf) | Financieel in je salonsoftware |
| Overzicht kasverschillen en kassagrepen met reden | Dagafsluitingen in de kassa |
| Pinoverzicht van de maand | Je pinprovider |
| Uitbetalingsoverzicht van online betalingen | Mollie of Stripe |
| Inkoopfacturen van producten en materiaal | Leveranciers en groothandel |
| Vaste lasten: huur, energie, verzekeringen, abonnementen | Mail of leveranciersportalen |
| Bankafschriften van de zakelijke rekening | Je bank, vaak automatisch in het boekhoudprogramma |
| Uitkomst van de voorraadtelling (als je die deze maand deed) | Je eigen telling naast de voorraad in het systeem |
Planobook heeft geen koppeling met een boekhoudprogramma en geen Excel-export van de omzet; je boekhouder werkt met de maand-pdf. Vraagt een klant om een factuur, dan download je die als pdf vanuit de afspraakhistorie op de klantenkaart.
Klantdossiers horen niet in deze map. Notities, voortgangsfoto's en toestemmingsformulieren zijn persoonsgegevens, en daarvoor geldt de AVG in plaats van de fiscale bewaartermijn. Lees daarover meer bij klantgegevens bewaren.
Waar let je op bij een boekhoudprogramma voor je salon?
Wij rangschikken geen boekhoudprogramma's; welk programma past, hangt af van jouw werkwijze en die van je boekhouder. Voor een schoonheidssalon zijn dit de vragen die ertoe doen:
- Voorraad en kostprijs: kan het programma inkoop van handelsgoederen apart boeken, zodat je marge op productverkoop zichtbaar wordt?
- Bankkoppeling: haalt het je afschriften automatisch op, zodat uitbetalingen van je pin- en betaalprovider vanzelf binnenkomen?
- Btw-aangifte: stelt het de aangifte op uit je boekingen, met hoog en laag tarief?
- Bonnen: kun je een foto van een bon of factuur direct aan een boeking koppelen?
- Samenwerken: kan je boekhouder meekijken in hetzelfde programma?
Een kassa, agenda of klantenkaart hoef je in een boekhoudprogramma niet te zoeken. Die horen in je salonsoftware, waar ze aan de afspraak en de klant hangen. Hoe dat voor een beautysalon samenkomt, zie je bij schoonheidssalon software. Werk je ook met kappersdiensten, lees dan het artikel over boekhouding voor kappers, waar het 9 %-tarief een grotere rol speelt.
Dit artikel is geen fiscaal advies. Leg vragen over jouw situatie voor aan je boekhouder of de Belastingdienst.
