Zeven signalen dat je software niet meer past
Bijna niemand wisselt van salonsoftware om één reden. Meestal is het een optelsom van kleine ergernissen die je maandenlang wegwuift. Herken je drie of meer van deze signalen, dan is het tijd om serieus te kijken. Hoe de overstap zelf verloopt, staat stap voor stap op overstappen naar Planobook.
1. Je betaalt voor wat je niet gebruikt
Je pakket bevat modules die je nooit hebt aangezet, of je zit in een duurder abonnement voor één functie. Kijk op je laatste factuur welke regels je echt gebruikt.
2. Je betaalt commissie op gasten die je zelf hebt gevonden
Sommige pakketten rekenen commissie op nieuwe gasten via een marktplaats. Dat kan zinvol zijn als die gasten er anders niet waren geweest. Maar als je vaste gasten of gasten via je eigen Instagram toch via het platform binnenkomen, betaal je voor iets wat je zelf al deed.
3. Je team werkt om de software heen
Een papieren lijstje naast de kassa, een eigen notitie-app voor kleurformules, een groepsapp waarin roosterwijzigingen staan. Elke omweg is een teken dat de software iets niet doet wat je team nodig heeft.
4. De kosten groeien sneller dan je salon
Bij elke nieuwe medewerker, elk extra sms-pakket of elke nieuwe module gaat de rekening omhoog. Reken uit wat je nu per jaar betaalt, met alle posten. Het rekenmodel voor salonsoftware kosten berekenen helpt daarbij.
5. Je gasten haken af op de boekingspagina
Gasten bellen alsnog, omdat het online boeken te veel stappen heeft, of ze zien andere salons op dezelfde pagina. De boekingspagina is het eerste wat een gast van je salon ziet; die moet bij je salon passen.
6. Je eigen gegevens zitten vast
Kun je je klantenbestand zelf exporteren, of moet je erom vragen? Je klantenbestand is van jou. Software die het lastig maakt om het mee te nemen, maakt je afhankelijk.
7. Je krijgt geen hulp als het misgaat
Vragen blijven dagen liggen, of je krijgt antwoord in een taal die niet de jouwe is. Hoe je support eerlijk toetst, staat in salonsoftware met goede klantenservice.
Wat kost blijven tegenover wisselen?
Blijven voelt gratis, maar is het niet. Zet twee kolommen naast elkaar: wat je huidige software je per jaar kost, inclusief sms, betaalkosten en commissie, en wat de nieuwe software kost. Tel bij wisselen de eenmalige inspanning op: inrichten, klanten importeren, je team inwerken en je boekingslink vervangen.
| Blijven | Wisselen |
|---|---|
| Huidige jaarkosten, alle posten | Nieuwe jaarkosten, alle posten |
| Tijd aan omwegen en handwerk per week | Eenmalige tijd voor inrichten en inwerken |
| Gasten die afhaken bij het boeken | Risico op verwarring rond de nieuwe boekingslink |
| Geen overstapwerk | Een periode met twee systemen naast elkaar |
Vul de bedragen en uren zelf in; ze zijn per salon zo verschillend dat een gemiddelde je niets zegt. Is het verschil klein, dan is blijven of onderhandelen vaak verstandiger dan wisselen.
Wanneer kun je beter níet wisselen?
Soms is het juiste antwoord: nu nog niet. Bijvoorbeeld in deze situaties.
- Midden in je drukste seizoen. Een overstap vraagt aandacht van jou en je team. In de weken voor de feestdagen of de zomer heb je die niet.
- Als je jaarabonnement net is verlengd. Lees je voorwaarden. Soms is het slimmer de nieuwe software rustig te testen en over te stappen tegen het einde van de looptijd.
- Als je huidige pakket het probleem kan oplossen. Een functie die je mist, staat misschien uit. Vraag het na voordat je vertrekt.
- Als je team net is veranderd. Nieuwe collega's inwerken en tegelijk een nieuw systeem invoeren, is veel tegelijk.
- Als de nieuwe software iets mist wat je dagelijks gebruikt. Werk je met meerdere vestigingen in één account, of heb je sms nodig? Planobook heeft beide niet. Kies dan software die wel past.
Hoe houd je het risico klein?
Het grootste risico bij wisselen is een periode waarin niemand precies weet welke agenda klopt. Dat voorkom je met een vaste aanpak.
- Kies een testweek. Richt de nieuwe software in tijdens de proefperiode, met je echte diensten, medewerkers en werktijden.
- Exporteer je klantenbestand uit je huidige software en importeer het in de nieuwe. Controleer een paar gasten handmatig.
- Maak testboekingen als gast, op je telefoon, en reken een testafspraak af.
- Draai twee tot vier weken parallel. Nieuwe afspraken in het nieuwe systeem, bestaande afspraken in het oude afmaken of overzetten.
- Spreek een vaste einddatum af waarop het oude systeem niet meer wordt gebruikt.
- Exporteer je financiële overzichten uit het oude systeem voor je administratie.
- Zeg pas op als alles werkt. Niet eerder.
De praktische checklist voor de overstap zelf staat op overstappen naar Planobook.
Wat neem je mee en wat niet?
Wees realistisch over wat er meegaat. Bij vrijwel elke overstap gaan contactgegevens goed mee en is historie lastiger. Hoe je je bestand uit je huidige software haalt, lees je in klantenbestand exporteren.
| Gegevens | Naar Planobook |
|---|---|
| Naam, e-mail, telefoon, geboortedatum | Ja, via de gratis overstapservice (een Salonized-export importeer je ook zelf) |
| Toekomstige afspraken | Niet automatisch; zelf overzetten tijdens de parallelle periode |
| Notities en kleurformules | Niet automatisch; belangrijke notities overnemen bij het volgende bezoek |
| Foto's en documenten | Nee |
| Betaalhistorie | Nee; bewaar de overzichten uit je oude systeem voor je administratie |
Een handige gewoonte voor notities: neem ze over op het moment dat de gast weer in je stoel zit. Dan zijn ze actueel, en de gast merkt dat je het nog weet. Wil je later ooit weer wisselen, dan kun je in Planobook je klanten als eigenaar zelf exporteren naar een CSV-bestand, met desgewenst de notities erbij.
Opzegvoorwaarden: lees ze vooraf
Kijk hoe je huidige abonnement afloopt. Salonized vermeldt bijvoorbeeld dat het maandabonnement op elk moment kosteloos opzegbaar is en dat het abonnement eindigt na de betaalde periode (salonized.com/nl/prijzen, geraadpleegd oktober 2026). Andere aanbieders werken met jaarcontracten. Het maandabonnement van Planobook is maandelijks opzegbaar; bij jaarbetaling betaal je het jaarbedrag ineens. Een overzicht van de verschillen staat op Planobook vs Salonized; kom je van een marktplaats, lees dan overstappen van Treatwell.
Hoe vertel je je gasten dat je boekingslink verandert?
Je gasten hoeven niet te weten welke software je gebruikt. Ze moeten alleen weten waar ze voortaan boeken. Houd het kort en positief, en vervang de oude link overal tegelijk.
Waar je de link vervangt
- Google Bedrijfsprofiel (de knop voor afspraken en je website-link)
- Instagram-bio en eventuele highlights
- Je website, inclusief een ingebouwde boekingswidget
- Je e-mailhandtekening en WhatsApp-status
- QR-codes bij de balie of op visitekaartjes
Voorbeeldtekst voor je gasten
"Vanaf maandag 2 november boek je bij ons via een nieuwe pagina: [link]. Je ziet direct welke tijden vrij zijn en je krijgt een bevestiging per e-mail. Heb je al een afspraak staan? Die blijft gewoon staan. Tot snel in de salon!"
Vraag je oude leverancier of de oude boekingspagina een melding of verwijzing kan tonen, zodat gasten met een oude bladwijzer de weg vinden.
Beslisschema: blijven, onderhandelen of wisselen
Loop deze vragen in volgorde door. Het eerste antwoord dat past, is je richting.
| Vraag | Ja | Nee |
|---|---|---|
| Herken je drie of meer van de zeven signalen? | Ga door naar de volgende vraag | Blijven; kijk over een half jaar opnieuw |
| Kan je huidige leverancier de problemen oplossen (ander pakket, functie aanzetten, betere prijs)? | Onderhandelen; geef het een vaste termijn | Ga door naar de volgende vraag |
| Heeft de nieuwe software alles wat je dagelijks gebruikt? | Ga door naar de volgende vraag | Blijven of een andere aanbieder zoeken |
| Is de komende maand rustig genoeg voor een overstap? | Wisselen, met de stappen hierboven | Plan de overstap in je eerstvolgende rustige periode |
Wisselen is geen doel op zich. Het gaat erom dat de software weer ruimte maakt voor het werk waar je salon om draait: de gast in je stoel.
