Gratis sjabloon · Voorwaarden en privacy

Privacyverklaring voor je salon: AVG-voorbeeld om in te vullen

Een kapstok voor de privacyverklaring van je salon met alle onderdelen die de AVG vraagt: wie je bent, welke gegevens je verwerkt en waarom, bewaartermijnen, met wie je deelt en welke rechten je klanten hebben. Jij vult in wat in jouw salon geldt.

Download PDF Download Word

Gratis, zonder e-mailadres. PDF (printklaar A4) · Word (.docx, ook voor Google Docs).

In het kort

Een privacyverklaring vertelt je klanten welke gegevens je salon verwerkt, waarom, hoe lang je ze bewaart, met wie je ze deelt en welke rechten ze hebben, zoals de AVG voorschrijft. Deze kapstok heeft alle onderdelen; je vult je eigen gegevens en keuzes in. Planobook is Nederlandse salonsoftware uit Rotterdam met agenda, online boeken, kassa, klantenbeheer, website, webshop, cadeaubonnen, strippenkaarten, spaarpunten en dagprijzen in één, voor €39,95 per maand inclusief 2 medewerkers, exclusief btw, met 0 % commissie op boekingen.

Bijgewerkt op 27 oktober 2026 · door Yassine Yahiati, oprichter

Voorbeeld van de eerste pagina: privacyverklaring (avg) — Eerste pagina van de PDF

Zo gebruik je dit sjabloon

Loop elk onderdeel door en vul in wat in jouw salon echt gebeurt. Schrap wat je niet doet, zoals een nieuwsbrief of camerabeelden.
Maak een lijst van de systemen waarin klantgegevens staan (agenda, kassa, betaalprovider, boekhouding, e-mail) en noem ze als ontvangers.
Kies per soort gegevens een bewaartermijn die je kunt uitleggen en zet die in de tabel.
Schrijf geen gezondheidsgegevens op in je klantgegevens of salonsoftware. Dan hoef je ze ook niet in je verklaring op te nemen.
Zet de verklaring op je website, link ernaar vanaf je boekingspagina en intakeformulier, en laat haar bij twijfel nakijken.

Werk je met Google? Upload het Word-bestand naar Google Drive en open het met Google Docs; de opmaak blijft staan.

Het volledige sjabloon

Dezelfde tekst als in de download. Alles tussen [vierkante haken] vul je zelf in.

Privacyverklaring [naam salon]

Zo gaan wij om met je persoonsgegevens · versie [datum]

1. Wie zijn wij?

[Naam salon], gevestigd aan [adres], ingeschreven bij de KvK onder nummer [nummer], is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Contact over privacy: [naam], [e-mailadres], [telefoonnummer].

2. Welke gegevens verwerken we en waarom?

Gegevens	Doel	Grondslag (AVG)
Naam, telefoonnummer, e-mailadres	Afspraken maken, bevestigen en herinneren	Uitvoering van de overeenkomst
Geboortedatum [optioneel]	[Verjaardagsbericht of controle leeftijd]	[Toestemming / gerechtvaardigd belang]
Behandelgeschiedenis, notities, kleurformules	Je behandeling goed en veilig uitvoeren	Uitvoering van de overeenkomst
Foto's voor en na de behandeling	Resultaat vastleggen en vergelijken	Toestemming
Betaalgegevens en kassabonnen	Afrekenen en administratie	Wettelijke verplichting
[Nieuwsbrief: naam en e-mailadres]	[Aanbiedingen en nieuws sturen]	[Toestemming]

3. Gegevens over je gezondheid

We leggen geen gegevens over je gezondheid vast. Wat we vóór een behandeling moeten weten, bespreken we met je, zonder het op te schrijven.

4. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Gegevens	Bewaartermijn
Klantgegevens en behandelgeschiedenis	[Tot 2 jaar na je laatste bezoek]
Intake- en toestemmingsformulieren	[Tot 2 jaar na je laatste behandeling]
Foto's	[Tot je je toestemming intrekt, uiterlijk 2 jaar na je laatste bezoek]
Kassagegevens en facturen	7 jaar (fiscale bewaarplicht)
[Nieuwsbrief]	[Tot je je afmeldt]

5. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen onze dienst te leveren en met wie we een verwerkersovereenkomst hebben:

[Salonsoftware voor agenda, online boeken, kassa en klantenkaart]
[Betaalprovider voor online betalingen en aanbetalingen]
[Boekhouder of boekhoudprogramma]
[E-maildienst of nieuwsbriefprogramma]

Als de wet het vereist, geven we gegevens aan bevoegde instanties. We geven [geen] gegevens door naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. [Gebeurt dat wel, noem dan hoe de gegevens beschermd zijn.]

6. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals [persoonlijke inlog met sterk wachtwoord en tweestapsverificatie, toegang alleen voor wie het nodig heeft en geen klantgegevens in privéapps].

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens te ontvangen om over te dragen. Een gegeven toestemming kun je altijd intrekken. Stuur je verzoek naar [e-mailadres]; we reageren binnen een maand. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Cookies en website

[Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies die je privacy nauwelijks raken. / Zie onze cookieverklaring op onze website.]

9. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen. De nieuwste versie staat altijd op [website]. Deze versie is van [datum].

Dit sjabloon is een praktisch voorbeeld en geen juridisch advies. Pas het aan op je eigen salon en laat het bij twijfel nakijken door je brancheorganisatie of een jurist.

Waar let je op bij een privacyverklaring?

Wat de AVG vraagt. Artikel 13 van de AVG noemt wat je klanten moet vertellen: wie je bent, doelen en grondslagen, ontvangers, bewaartermijnen, rechten, het klachtrecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens en of je gegevens buiten de EER gaan.
Gezondheid is bijzonder. Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens met extra bescherming (Autoriteit Persoonsgegevens). Een salon is geen medische praktijk: schrijf ze niet op, dan staan ze ook niet in je verklaring.
Kinderen onder de 16. Voor toestemming van een kind jonger dan 16 jaar heb je in Nederland toestemming van een ouder of voogd nodig.
Bewaartermijn: zo kort als het kan. Alleen voor je administratie geldt een vaste wettelijke termijn van 7 jaar. Voor klantgegevens bepaal je zelf een termijn die je kunt uitleggen.
Verwerkersovereenkomst. Sluit met elke partij die klantgegevens voor je verwerkt een verwerkersovereenkomst.

Meer praktische uitleg staat in het kennisbankartikel over klantgegevens bewaren.

Klantgegevens op één afgeschermde plek

Planobook heeft een openbare verwerkersovereenkomst. De eigenaar beveiligt het account met tweestapsverificatie en bepaalt per gedeeld salonaccount of het klantnotities, klantfoto's en klantdocumenten mag zien.

AVG en privacy in Planobook 14 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens

Gebruik en vermelding

Vrij te gebruiken en aan te passen; vermelding van planobook.nl wordt gewaardeerd. Je hoeft niets in te vullen of te laten weten. Link je naar deze pagina vanaf je opleiding, blog of website? Gebruik dan gerust deze code:

<a href="https://planobook.nl/sjablonen/privacyverklaring-salon">Privacyverklaring voor je salon: AVG-voorbeeld om in te vullen</a> (gratis via Planobook)

Veelgestelde vragen

Heeft een salon een privacyverklaring nodig?

Ja. Verwerk je persoonsgegevens van klanten, zoals naam, telefoonnummer en behandelgeschiedenis, dan moet je ze volgens de AVG informeren over wat je ermee doet. Een privacyverklaring op je website is daarvoor de gebruikelijke manier.

Moet ik gezondheidsgegevens in mijn privacyverklaring noemen?

Alleen als je ze vastlegt. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens met extra regels. Een salon is geen medische praktijk: bespreek wat je moet weten mondeling en schrijf het niet op, dan hoort het ook niet in je verklaring.

Hoe lang mag een salon klantgegevens bewaren?

Niet langer dan nodig voor het doel. Voor kassagegevens en facturen geldt een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Voor klantgegevens en notities kies je zelf een redelijke termijn, bijvoorbeeld één of twee jaar na het laatste bezoek, en zet je die in je privacyverklaring.

Is dit sjabloon juridisch gecontroleerd?

Het sjabloon volgt de onderdelen die de AVG vraagt, maar is geen juridisch advies en geen kant-en-klare verklaring voor elke situatie. Laat je ingevulde versie bij twijfel nakijken door een privacyjurist of je brancheorganisatie.

Privacyverklaring voor je salon: AVG-voorbeeld om in te vullen

In het kort

Zo gebruik je dit sjabloon