Gratis sjabloon · Klant en behandeling
Intakeformulier schoonheidssalon om te printen (PDF en Word)
Een overzichtelijk intakeformulier voor je schoonheidssalon, klaar om te printen of in Word aan te passen. Met klantgegevens, huidtype en huidverzorging, wensen, nazorg en toestemming voor foto's. Bewust zonder medische vragen.
Gratis, zonder e-mailadres. PDF (printklaar A4) · Word (.docx, ook voor Google Docs).
In het kort
Een intakeformulier voor een schoonheidssalon legt vóór de eerste behandeling de klantgegevens, het huidtype, de huidverzorging en de wensen vast, met afspraken over nazorg en foto's. Dit formulier bevat bewust geen medische vragen en kun je printen of in Word aanpassen. Planobook is Nederlandse salonsoftware uit Rotterdam voor schoonheidssalons: agenda, online boeken, kassa, klantenbeheer, website, webshop, cadeaubonnen, strippenkaarten, spaarpunten en dagprijzen in één, voor €39,95 per maand inclusief 2 medewerkers, exclusief btw, met 0 % commissie op boekingen.
Bijgewerkt op · door Yassine Yahiati, oprichter
Zo gebruik je dit sjabloon
- Pas het formulier aan op je behandelingen: schrap wat je niet nodig hebt en vraag alleen wat je echt gebruikt.
- Laat de klant het formulier vóór de eerste behandeling invullen, op papier of op een tablet, en neem het samen door.
- Bespreek gezondheidsvragen mondeling of met het formulier van je opleiding of brancheorganisatie. Dit sjabloon schrijft ze bewust niet op.
- Laat klant en behandelaar tekenen met datum. Bij een klant jonger dan 16 tekent ook een ouder of voogd.
- Vraag bij een volgend bezoek kort of de wensen of de huidverzorging veranderd zijn, en werk het formulier minstens één keer per jaar bij.
Werk je met Google? Upload het Word-bestand naar Google Drive en open het met Google Docs; de opmaak blijft staan.
Het volledige sjabloon
Dezelfde tekst als in de download. Alles tussen [vierkante haken] vul je zelf in.
Intakeformulier
[Naam salon] · kennismaking vóór de eerste behandeling
1. Gegevens van de klant
2. Huid en huidverzorging
Vooraf besproken
- Ik heb vóór de behandeling verteld wat de behandelaar moet weten om mij goed te behandelen, en ik meld het als daar iets in verandert.
- Ik weet dat er op dit formulier en in mijn klantdossier geen gegevens over mijn gezondheid worden opgeschreven.
3. Wensen en afspraken
Toestemming en privacy
- Ik geef toestemming om dit formulier te bewaren bij mijn klantgegevens bij [naam salon], tot [2] jaar na mijn laatste behandeling, of korter als ik daarom vraag. Meer in de privacyverklaring op [website].
Dit sjabloon is een praktisch voorbeeld en geen juridisch advies. Pas het aan op je eigen salon en laat het bij twijfel nakijken door je brancheorganisatie of een jurist.
Wat zet je in een intakeformulier?
Een goed intakeformulier heeft vijf blokken: klantgegevens, huid en huidverzorging, wensen, nazorg en toestemming. De regel is: vraag alleen wat je echt gebruikt, en leg uit waarom je het vraagt.
Waarom staan er geen gezondheidsvragen op?
- Geen medisch dossier. Een salon is geen medische praktijk. Dit sjabloon schrijft daarom geen gegevens over gezondheid, medicatie of allergieën op.
- Bespreek het mondeling. Wat je moet weten om goed te behandelen, vraag je vóór de behandeling. Gebruik voor gezondheidsvragen de richtlijnen en het formulier van je opleiding of brancheorganisatie.
- Bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over gezondheid zijn volgens de Autoriteit Persoonsgegevens extra beschermd. Wie ze niet opschrijft, hoeft ze ook niet te beveiligen of te verwijderen.
Privacy
- Foto's apart. Toestemming voor foto's voor je eigen dossier en voor gebruik op social media vraag je los van elkaar, en de klant mag nee zeggen zonder gevolgen voor de behandeling.
- Bewaartermijn. Noem een termijn en houd je eraan. Twee jaar na de laatste behandeling is een uitlegbare keuze; korter mag.
- Jonger dan 16. Voor toestemming van een kind jonger dan 16 heb je toestemming van een ouder of voogd nodig.
Wensen en historie bij de klant
In Planobook noteer je op de klantenkaart zakelijk dat de intake is gedaan, met wensen en voorkeuren, en zie je de behandelhistorie bij elke afspraak. Medische gegevens horen volgens de voorwaarden niet in Planobook.
Gebruik en vermelding
Vrij te gebruiken en aan te passen; vermelding van planobook.nl wordt gewaardeerd. Je hoeft niets in te vullen of te laten weten. Link je naar deze pagina vanaf je opleiding, blog of website? Gebruik dan gerust deze code:
<a href="https://planobook.nl/sjablonen/intakeformulier-schoonheidssalon">Intakeformulier schoonheidssalon om te printen (PDF en Word)</a> (gratis via Planobook)Veelgestelde vragen
Is een intakeformulier verplicht voor een schoonheidssalon?
Er is geen algemene wettelijke plicht. Een intake is wel een prettige start: je kent de wensen en de huidverzorging van de klant en legt vast welke afspraken jullie maken over nazorg en foto's.
Waarom staan er geen vragen over gezondheid op dit formulier?
Omdat een salon geen medische praktijk is. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Bespreek wat je moet weten mondeling, of gebruik het formulier en de richtlijnen van je opleiding of brancheorganisatie.
Hoe lang bewaar ik een ingevuld intakeformulier?
Niet langer dan nodig. Een termijn van bijvoorbeeld twee jaar na de laatste behandeling is uit te leggen. Noem de termijn op het formulier en in je privacyverklaring, en verwijder het formulier eerder als de klant daarom vraagt.
Wat is het verschil met het intakeformulier in de kennisbank?
Het is dezelfde inhoud. In de kennisbank staat de uitleg als checklist; hier staat het formulier opgemaakt om te printen, met invulvelden en hokjes, en als bewerkbaar Word-bestand.
Lees verder
- Intakeformulier: checklist en uitlegWaarom je elke vraag stelt, en wat je ermee doet.
- Toestemmingsformulier huidbehandelingUitleg, nazorg en toestemming voor een kuur.
- Klantgegevens bewarenBewaartermijnen en foto's volgens de AVG.
- Software voor schoonheidssalonsKlantenkaart, voortgangsfoto's en aanbetaling.
Meer gratis sjablonen
- KleurformulekaartPer kleuring: merk, nuance, verhouding, ontwikkelaar, inwerktijd en resultaat.
- Toestemmingsformulier wimpersUitleg, plaktest, nazorg en foto-toestemming.
- Toestemmingsformulier huidVoor een kuur peelings of microdermabrasie, met nazorg en verslag.
- Alle sjablonenHet complete overzicht om te downloaden.
