Intakeformulier voor je schoonheidssalon: checklist en gratis sjabloon

Waarom werk je met een intakeformulier?

Een intakeformulier beschermt je klant én je salon: je controleert vooraf contra-indicaties en allergieën, en je legt vast dat de klant is geïnformeerd en akkoord is. Een schoonheidsbehandeling lijkt onschuldig, maar lijm, hars, zuren, pigment, warmte en licht kunnen een huid flink laten reageren. Wie dat vooraf uitvraagt, voorkomt een rode huid, een teleurgestelde klant en een discussie achteraf. Voor de klant is het ook prettig: het laat zien dat je vakwerk levert en de behandeling serieus neemt.

Het formulier is ook je geheugen. Een allergie voor een conserveermiddel, een plaktest van vorig jaar, een klant die geen foto's op Instagram wil: je wilt dat bij elke afspraak zien, niet pas als het misgaat. Daarom hoort de intake niet in een la, maar bij de klant in je software.

Wat staat er in een goed intakeformulier?

Een goed intakeformulier heeft zes blokken: klantgegevens, huid en gezondheid, allergieën, medicatie, wensen en nazorg, en toestemming. De regel is: vraag alleen wat je nodig hebt om veilig te behandelen, en leg bij elk blok uit waarom je het vraagt. Hieronder de volledige checklist, dezelfde tekst als in de download.

Pas het sjabloon aan op jouw behandelingen. Doe je alleen gezichtsbehandelingen, dan schrap je de vragen over lijm en pigment. Werk je met wimperextensions, pmu of peelings, voeg dan een blok met specifieke vragen toe (plaktest, eerdere pmu, gebruik van zuren). Zet je salonnaam en de behandeling bovenaan en laat de tekst nakijken door je brancheorganisatie of een jurist.

Welke contra-indicaties check je altijd?

Contra-indicaties zijn omstandigheden waarbij je een behandeling niet, later of aangepast uitvoert: denk aan zwangerschap, diabetes, epilepsie, huidaandoeningen in het behandelgebied, een koortslip, recente zonnebrand of een recente behandeling met zuren, laser of injectables. Welke precies gelden, verschilt per behandeling; je opleiding en brancheorganisatie geven daarvoor de lijst. In het formulier kruis je ze af en noteer je de toelichting. Twijfel je bij een antwoord, dan verwijs je naar de huisarts of plan je de behandeling later. Dat noteer je ook, met datum.

Hoe vraag je toestemming die klopt met de AVG?

Gegevens over gezondheid en allergieën zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens; je verwerkt ze in de salonpraktijk op basis van uitdrukkelijke toestemming van de klant, voor een duidelijk doel. Dat doel is veilig behandelen. Zet daarom in het toestemmingsblok drie dingen:

1. Waarvoor je de gegevens gebruikt: het veilig uitvoeren van de behandeling(en) die bovenaan staan.
2. Hoe lang je ze bewaart: bijvoorbeeld zolang iemand klant is, en verwijderen op verzoek.
3. Apart de toestemming voor foto's: één vakje voor het eigen dossier, één voor social media of je website. Dat zijn verschillende doelen, dus verschillende keuzes.

Laat klant en behandelaar beiden tekenen met datum. Bewaar het formulier afgeschermd: niet in een gedeelde fotomap of een appgroep, maar bij de klant in je software, waar alleen mensen met de juiste rechten het zien. Meer over bewaartermijnen en inzage lees je in klantgegevens bewaren in je salon.

Hoe bewaar je de intake in Planobook?

In Planobook bewaar je het ingevulde formulier als document bij de klant en zet je de belangrijkste punten als notitie op de klantenkaart, zodat je ze bij elke afspraak ziet. Zo werkt dat:

1. Laat het formulier invullen op papier of op een tablet, en laat het tekenen. Planobook heeft geen formulierbouwer of digitale ondertekening; het formulier zelf maak je met deze download.
2. Upload het bij de klant onder Documenten & bijlagen, met de categorie Toestemming (de andere categorieën zijn Overeenkomst, Juridisch en Overig). Een foto of scan van het getekende formulier is genoeg.
3. Zet de kernpunten als notitie op de klantenkaart: allergieën, huidtype, gebruikte producten en de uitslag van een plaktest. De klantenkaart toont die notities naast de behandelhistorie en de voortgangsfoto's.
4. Regel wie wat ziet. Werk je met een gedeeld salonaccount voor de balie, dan kies je per account of het klantnotities, klantfoto's en klantdocumenten mag zien. Zo blijven gezondheidsgegevens bij wie ze nodig heeft.

Planobook is geen medisch dossier. Werk je met medische of paramedische behandelingen, vraag dan advies over de dossiereisen die voor jouw praktijk gelden. Voor een schoonheidssalon, een lash artist met wimperextensions of een pmu-specialist is de combinatie van een getekend formulier bij de klant en notities op de klantenkaart precies wat je nodig hebt.

Vier fouten die je met een intake voorkomt

Bronnen en controle

• Planobook: klantenkaart met notities, behandelhistorie en voortgangsfoto's; Documenten & bijlagen per klant met de categorieën Overeenkomst, Toestemming, Juridisch en Overig; rechten per salonaccount voor klantnotities, klantfoto's en klantdocumenten. Gecontroleerd in de code op 20 oktober 2026. Zie klantenbeheer en AVG en privacy.
• AVG: gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 AVG); verwerking is alleen toegestaan met een grondslag zoals uitdrukkelijke toestemming. Zie de uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens over bijzondere persoonsgegevens op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Dit artikel is gecontroleerd op 20 oktober 2026 en is algemene informatie, geen juridisch of medisch advies. Laat de tekst van je formulier nakijken door je brancheorganisatie of een jurist, zeker als je met medische of paramedische behandelingen werkt.