Waarom klantgegevens een salon kwetsbaar maken
Een salon is geen bank, maar het klantenbestand is wel waardevol. Een lijst met namen, telefoonnummers, e-mailadressen en geboortedatums is genoeg voor gerichte oplichting: een nepmail die precies weet wanneer iemand haar laatste afspraak had. En in de notities staan soms dingen die een gast liever niet op straat ziet, zoals een allergie of een opmerking bij een behandeling.
De meeste problemen ontstaan niet door een hacker die software kraakt, maar door gewone situaties in een drukke salon:
- Het wachtwoord van de eigenaar staat in de WhatsApp-groep van het team.
- Een oud-medewerker kan nog inloggen, omdat het wachtwoord nooit is veranderd.
- De tablet aan de balie heeft geen schermvergrendeling en staat 's avonds in de etalage.
- Iemand klikt op een mail "van je betaalprovider" en vult zijn gegevens in op een nagemaakte pagina.
Als salon ben je verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van je gasten. Je softwareleverancier beveiligt het systeem; jij beveiligt de toegang. Hoe Planobook met privacy omgaat, lees je op de pagina over privacybewuste salonsoftware. Dit artikel gaat over jouw kant.
Tweestapsverificatie: wat het is en hoe je het aanzet
Met tweestapsverificatie heb je bij het inloggen twee dingen nodig: je wachtwoord en een code die alleen jouw telefoon kan maken. Lekt je wachtwoord uit, dan kan iemand anders nog steeds niet inloggen. Het instellen kost een paar minuten en maakt een uitgelekt wachtwoord een stuk minder gevaarlijk.
In Planobook werkt het met een authenticator-app, zoals de apps van Google, Microsoft of je wachtwoordbeheerder:
- Ga naar Instellingen › Beveiliging en kies bij "Tweestapsverificatie" voor "Instellen starten".
- Scan de QR-code met je authenticator-app. Lukt scannen niet, dan kun je de sleutel ook handmatig invoeren.
- Vul de code uit de app in en kies "Tweestapsverificatie inschakelen".
- Bewaar de herstelcodes. Ze worden maar één keer getoond en niet per e-mail verstuurd. Elke code werkt één keer.
Na het inschakelen worden je andere sessies uitgelogd; alleen het apparaat waarop je het instelde blijft ingelogd. Vanaf dan vraagt Planobook bij het inloggen om een code uit de app, of als je je telefoon kwijt bent om een herstelcode.
Waar bewaar je herstelcodes?
Niet op dezelfde telefoon als je authenticator-app, want dan ben je ze samen kwijt. Goede plekken zijn een wachtwoordbeheerder, of een uitgeprint vel in een afgesloten la thuis. Een foto in je fotorol of een notitie in WhatsApp is geen goede plek.
Eén eigenaar, één salonaccount: rechten per taak (negen rechten)
De gevaarlijkste gewoonte in een salon is iedereen laten inloggen met het account van de eigenaar. Dan kan iedereen alles: instellingen wijzigen, het klantenbestand exporteren, de betaalkoppeling aanpassen. Planobook werkt daarom met twee soorten toegang:
- Eigenaar: één persoon, met tweestapsverificatie, die alles kan en de rechten van het salonaccount bepaalt.
- Salonaccount: één gedeeld account voor het team, bijvoorbeeld op de tablet aan de balie, met alleen de rechten die je aanzet.
Je nodigt het salonaccount per e-mail uit vanuit de instellingen. Bij het activeren wordt een wachtwoord van minimaal 12 tekens gevraagd, met een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een symbool. De eigenaar kan het salonaccount ook uitschakelen en later weer inschakelen.
| Recht | Standaard | Wanneer aanzetten? |
|---|---|---|
| Agenda bekijken | Aan | Vrijwel altijd |
| Afspraken maken en wijzigen | Aan | Als het team aan de balie inplant |
| Afspraken annuleren | Uit | Als het team annuleringen zelf afhandelt |
| Klantgegevens beheren | Aan | Om contactgegevens bij te werken |
| Afrekenen | Uit | Als er aan de balie wordt afgerekend |
| Klantnotities | Uit | Als behandelaars kleurformules of bijzonderheden moeten lezen |
| Klantfoto's | Uit | Alleen als voortgangsfoto's echt nodig zijn bij de behandeling |
| Klantdocumenten | Uit | Bijvoorbeeld voor toestemmingsformulieren |
| Omzet bekijken | Uit | Meestal niet; omzet blijft bij de eigenaar |
Twee dingen zijn altijd voorbehouden aan de eigenaar: het hele klantenbestand exporteren en de beveiligingsinstellingen van het eigenaarsaccount. Wat er op de klantenkaart staat en welke delen gevoelig zijn, lees je ook in het artikel over klantgegevens bewaren.
Als iemand uit dienst gaat
Omdat medewerkers geen eigen login hebben, deelt het team het wachtwoord van het salonaccount. Gaat iemand weg, kies dan een nieuw wachtwoord. Schakel het salonaccount uit (daarmee wordt het op alle apparaten uitgelogd) en kies "Opnieuw uitnodigen". Er gaat dan een activatielink naar het e-mailadres van het salonaccount, 48 uur geldig en één keer te gebruiken, waarmee je een nieuw wachtwoord instelt.
De tablet aan de balie: vergrendelen en uitloggen
De tablet aan de balie staat letterlijk in het zicht van iedereen die binnenkomt. Behandel hem als een kassa.
- Log in met het salonaccount, nooit met het eigenaarsaccount. Moet je als eigenaar even iets op de tablet doen, log dan daarna weer uit.
- Zet een schermvergrendeling aan met een code en automatische vergrendeling na een paar minuten.
- Laat de browser het eigenaarswachtwoord niet onthouden op een gedeeld apparaat.
- Draai het scherm weg van de wachtruimte, zodat gasten niet meelezen met de agenda of de klantenkaart van een ander.
- Houd het apparaat bijgewerkt. Planobook is een webapp en werkt altijd in de nieuwste versie, maar je browser en besturingssysteem werk je zelf bij.
- Berg de tablet 's avonds op, niet in de etalage of op de toonbank.
Waarom een webapp op een tablet anders werkt dan een app uit de store, lees je in app of webapp.
Phishing herkennen: nepmails over betalingen of je Google-profiel
Phishing is een nepbericht dat je probeert te verleiden om in te loggen op een nagemaakte pagina of een code door te geven. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwt dat een klik op zo'n link of bijlage een datalek kan veroorzaken (AP, Datalek door phishing, geraadpleegd oktober 2026).
Salons krijgen vooral deze varianten:
- "Je betaalaccount is geblokkeerd" of "werk je gegevens bij voor Wero". Log nooit in via de link, maar ga zelf naar de site van je betaalprovider.
- "Je Google-bedrijfsprofiel wordt verwijderd", vaak met een telefoontje erachteraan. Google zegt zelf dat het nooit vraagt om een eenmalig wachtwoord of pincode, en dat je moet oppassen voor mensen die zich voordoen als Google-medewerker (Google, Uw Google-bedrijfsprofiel beveiligen, geraadpleegd oktober 2026).
- Een "gast" met een bijlage, zoals een foto van een gewenst kapsel als zip-bestand of document met macro's.
- Een bericht dat om een code vraagt die je net per sms of in je authenticator-app kreeg. Een code uit je authenticator-app geef je nooit aan iemand door, ook niet aan support.
De vuistregel: een bericht dat haast maakt en om een inlog, code of betaling vraagt, controleer je via een andere weg. Typ zelf het adres van de site in, of bel het nummer dat je al kende.
Wat doe je bij een verloren apparaat of een vermoeden van een datalek?
Telefoon of tablet kwijt
- Log op een ander apparaat in als eigenaar.
- Ga naar Instellingen › Beveiliging en kies "Andere apparaten uitloggen". Alle andere apparaten en browsers worden uitgelogd; jij blijft ingelogd.
- Was het de balie-tablet, schakel dan het salonaccount uit. Het wordt op alle apparaten uitgelogd. Met "Opnieuw uitnodigen" stel je daarna een nieuw wachtwoord in.
- Wis het apparaat op afstand via de zoekfunctie van Apple of Google, als je dat had ingesteld.
- Was je authenticator-app op die telefoon, gebruik dan een herstelcode om in te loggen en stel tweestapsverificatie opnieuw in op je nieuwe telefoon.
Vermoeden van een datalek
Een datalek is meer dan een hack: ook een klantenlijst die per ongeluk naar de verkeerde persoon is gemaild, of een onvergrendelde tablet die is gestolen, kan een datalek zijn. De Autoriteit Persoonsgegevens beschrijft de stappen (AP, Datalek: dit moet u doen, geraadpleegd oktober 2026):
- Overzicht: wat is er gebeurd, wanneer, welke gegevens en van hoeveel gasten?
- Beperken: stop het lek, bijvoorbeeld door apparaten uit te loggen en wachtwoorden te veranderen.
- Melden: meld het binnen 72 uur bij de AP, tenzij het niet waarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Soms moet je ook de gasten zelf informeren (AP, Datalek: wel of niet melden, geraadpleegd oktober 2026).
- Registreren: leg elk datalek vast in je eigen datalekregister, ook als je het niet hebt gemeld.
Ligt het lek bij je softwareleverancier, dan hoort die jou te informeren. In de verwerkersovereenkomst van Planobook staat dat Planobook je zonder onredelijke vertraging informeert over een inbreuk in verband met de verwerkte gegevens, en je bijstaat bij meldingen. Vermoed je zelf iets in je Planobook-account, neem dan direct contact op met support.
Checklist voor je salon
| Maatregel | Waar in Planobook |
|---|---|
| Tweestapsverificatie aan op het eigenaarsaccount | Instellingen › Beveiliging |
| Herstelcodes buiten je telefoon bewaard | Getoond bij het inschakelen |
| Het team werkt met het salonaccount, niet met het eigenaarsaccount | Instellingen › Salonaccount |
| Alleen de rechten aan die het team nodig heeft | Instellingen › Salonaccount |
| Nieuw wachtwoord voor het salonaccount na vertrek van een medewerker | Salonaccount › Uitschakelen en "Opnieuw uitnodigen" |
| Geen wachtwoorden in WhatsApp of op briefjes | Afspraak met je team |
| Balie-tablet met schermvergrendeling, 's avonds opgeborgen | Instellingen van het apparaat |
| Oude apparaten uitgelogd | Instellingen › Beveiliging › "Andere apparaten uitloggen" |
| Iedereen weet: geen codes doorgeven, links in mails niet volgen | Teamoverleg |
| Een datalekregister en een plan voor de eerste 72 uur | Je eigen administratie |
| Een verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier | planobook.nl/verwerkersovereenkomst |
Planobook stuurt eigenaren daarnaast een maandelijkse beveiligingsherinnering per e-mail, als geheugensteun voor precies deze lijst. Je kunt die uitzetten bij Instellingen › Beveiliging. Zoek je een specifieke instelling, dan helpt de handleiding.
Veiligheid voelt in een salon soms als iets wat de sfeer in de weg zit. Het tegendeel is waar: als de toegang goed geregeld is, hoeft niemand aan de balie zich zorgen te maken over wat hij wel of niet mag zien. Dat is rust, voor je team en voor je gasten.
