Waarom kleurformules vastleggen zo belangrijk is
Kleur is de behandeling met de grootste marge én het grootste risico. Een kleur die net anders uitvalt dan de vorige keer, is de snelste manier om een vaste klant kwijt te raken. Drie redenen om formules structureel vast te leggen:
- Consistentie: de klant krijgt elke keer hetzelfde resultaat, ongeacht wie achter de stoel staat.
- Tijdwinst: je hoeft niet opnieuw te mengen op gevoel of de klant uit te vragen wat je vorige keer deed.
- Overdraagbaarheid: bij ziekte, vakantie of een nieuwe collega gaat de kennis niet verloren.
Papier, Excel of software?
De meeste salons zijn ooit begonnen met een kaartenbak. Die werkt, totdat een kaart kwijt is, het handschrift onleesbaar blijkt of de bak in de ene salon staat terwijl jij in de andere werkt. Een spreadsheet is een stap vooruit, maar is lastig op een telefoon en bevat geen foto's.
| Methode | Voordelen | Nadelen |
|---|---|---|
| Papieren kaarten | Geen techniek nodig, snel schrijven | Kwijtraken, onleesbaar, niet doorzoekbaar, geen foto's |
| Spreadsheet | Doorzoekbaar, gratis | Lastig op mobiel, geen koppeling met agenda, foutgevoelig |
| Salonsoftware | Gekoppeld aan afspraak en klant, foto's, voor het hele team | Maandelijkse kosten, eenmalig overzetten |
Het grote voordeel van software is de koppeling: je opent de afspraak van vandaag en ziet direct de klantenkaart met de laatste formule, de foto van het resultaat en de notities. Je hoeft niets op te zoeken.
Wat leg je vast per kleurbehandeling?
Een goede formule is reproduceerbaar door een collega die de klant nog nooit heeft gezien. Noteer daarom altijd:
- Datum en stylist.
- Uitgangssituatie: natuurlijke kleur, percentage grijs, eerdere kleuring, conditie van het haar.
- Product: merk, lijn en kleurnummers, met de verhouding (bijvoorbeeld 2 delen 7.1 en 1 deel 7.0).
- Oxidant: volume en mengverhouding.
- Techniek: uitgroei, lengtes en punten, folies, balayage, toner.
- Inwerktijd: per onderdeel, inclusief eventuele warmte.
- Resultaat en opmerkingen: wat de klant ervan vond, wat je de volgende keer anders zou doen.
Een vaste schrijfwijze scheelt fouten
Spreek met je team één notatie af, bijvoorbeeld altijd eerst de kleurnummers, dan de oxidant, dan de tijd. Zo kan iedereen een formule van een collega lezen zonder te hoeven raden.
Noteer ook wat je níet hebt gedaan
Een formule die de klant uiteindelijk niet wilde, of een toner die te koel uitviel, is net zo waardevol als het succesrecept. Zet dit soort ervaringen kort bij de opmerkingen, zodat een collega dezelfde fout niet opnieuw maakt en je bij de volgende afspraak direct kunt zeggen wat je deze keer anders doet.
Voeg foto's toe
Een formule zegt wat je hebt gedaan; een foto laat zien hoe het eruitzag. Maak na elke kleurbehandeling een foto bij hetzelfde licht op dezelfde plek, bij voorkeur bij het raam of onder je vaste lamp. Sla de foto op bij de klant in je software. Bij de volgende afspraak vergelijk je de uitgroei met de vorige foto, en bij een nieuwe wens kun je samen met de klant terugkijken naar eerdere resultaten. In Planobook bewaar je voortgangsfoto's rechtstreeks in de klantenkaart.
Allergieën, huidtest en gevoeligheden
Haarkleuring kan allergische reacties geven. Fabrikanten schrijven daarom een huidtest voor, meestal 48 uur vóór de eerste kleuring en na een langere periode zonder kleuring. Leg per klant vast wanneer je de test hebt gedaan en wat de uitkomst was, en noteer elke reactie of gevoeligheid (jeuk, roodheid, gevoelige hoofdhuid) direct in de klantenkaart. Zorg dat deze informatie opvalt, zodat een collega hem niet over het hoofd ziet. Veel software laat je zo'n waarschuwing bovenaan de kaart tonen.
Behandelhistorie bijhouden
Bewaar elke behandeling met datum. Zo zie je in één oogopslag hoe vaak een klant komt, hoe de kleur zich ontwikkelt en of je bijvoorbeeld van uitgroei naar een volledige kleuring moet. De historie helpt ook bij het advies: een klant die drie keer per jaar blondeert, heeft andere verzorging nodig dan iemand die elke zes weken de uitgroei laat bijwerken. Omdat de kassa en de agenda in salonsoftware aan dezelfde klant hangen, hoef je niets dubbel in te voeren.
Privacy: bewaar netjes
Kleurformules, foto's en gezondheidsinformatie zoals allergieën zijn persoonsgegevens. Dat betekent: een duidelijk doel (de behandeling goed uitvoeren), de klant informeren dat je ze bewaart, toegang alleen voor je team, en verwijderen als de klant erom vraagt of als de gegevens niet meer nodig zijn. Software met afgeschermde toegang en een verwerkersovereenkomst maakt dit makkelijker dan een kaartenbak op de balie waar iedereen in kan kijken.
Van papier naar digitaal in drie stappen
- Zet je klanten over. In Planobook helpen we je gratis en persoonlijk met je klantenlijst (naam, e-mail, telefoon en geboortedatum). Van Salonized importeer je zelf met de export.
- Vul de formule aan bij het eerstvolgende bezoek. Pak de papieren kaart erbij, typ de laatste formule over in de klantenkaart en maak een foto van het resultaat. Je hoeft dus niet in één avond honderden kaarten over te typen.
- Spreek af dat niets meer op papier gaat. Na een paar maanden staat je actieve klantenbestand compleet in de software.
Planobook bevat een klantenkaart met notities, kleurformules, voortgangsfoto's en de volledige afspraak- en kassahistorie, beschikbaar voor je hele team. Het abonnement kost €39,95 per maand inclusief twee medewerkers (excl. btw) en je probeert het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens.
