Waarom digitaliseren?
Digitaliseren gaat niet om moderner lijken, maar om tijd en fouten. Concreet levert het op:
- Klanten boeken zelf, ook buiten openingstijden, zonder dat je de telefoon hoeft op te nemen tijdens een kleuring.
- Minder no-shows, omdat elke klant automatisch een bevestiging en herinnering per e-mail krijgt.
- Eén klantenkaart met notities, kleurformules, foto's en historie, voor het hele team.
- Een kassa die klopt, met btw-rapportage voor je boekhouder in plaats van een schoenendoos met bonnen.
- Overal toegang: je agenda op je telefoon, ook thuis op de bank.
Stap 1: kies de software vóór je begint
Begin niet met losse tools (een agenda-app hier, een boekingswidget daar, een kassa-app ergens anders). Die praten niet met elkaar en je voert alles dubbel in. Kies één salonpakket waarin agenda, online boeken, klantenkaart en kassa aan elkaar hangen. Let bij het kiezen op:
- werkt het in de browser op tablet, laptop en telefoon;
- zijn herinneringen, online boeken en klantenkaart inbegrepen of betaal je per onderdeel;
- betaal je commissie per boeking (dat loopt op) of één prijs per maand;
- kun je je klanten importeren en later ook weer exporteren;
- is er Nederlandse support en kun je maandelijks opzeggen.
Lees voor een uitgebreidere vergelijking onze checklist van 12 punten om salonsoftware te vergelijken. Heb je een kapsalon, dan zie je bij software voor kappers hoe die onderdelen in Planobook samenkomen.
Stap 2: zet je diensten en medewerkers klaar
Maak een lijst van al je behandelingen met prijs en duur. Dit is het moment om je prijslijst op te schonen: diensten die je nooit meer doet, gaan eruit; varianten (kort/lang haar, junior/senior) worden aparte diensten. Voeg per dienst de opruimtijd toe als je die nodig hebt. Maak daarna een account aan voor elke medewerker met werktijden en pauzes. Dit kost een paar uur en doe je één keer.
Stap 3: zet je klanten over
Je hoeft je kaartenbak niet over te typen. Zet de basisgegevens in een spreadsheet (naam, e-mail, telefoon, geboortedatum) en stuur die naar onze gratis overstapservice; we helpen je persoonlijk met je klantenlijst. Notities en kleurformules vul je aan bij het eerstvolgende bezoek van de klant; na een paar maanden staat je actieve bestand compleet in de software. Vraag bij het overzetten meteen e-mailadressen die je nog mist; die heb je nodig voor bevestigingen en herinneringen.
Stap 4: zet de agenda in gebruik en draai kort parallel
Zet alle afspraken van de komende weken over van papier naar digitaal. Werk daarna een week of twee met beide: elke nieuwe afspraak gaat in de software, en je checkt 's avonds of alles overeenkomt. Na die periode vertrouw je het systeem en kan de papieren agenda in de la. Een digitale agenda doet bovendien dingen die papier niet kan: afspraken splitsen zodat je tijdens de inwerktijd van een kleur een andere klant knipt, en direct zien wie wanneer vrij is.
Stap 5: activeer online boeken
Dit is de stap waar klanten het meest van merken. Zet de boekingspagina aan, controleer of prijzen en duur kloppen, en deel de link overal: Instagram-bio, Google-bedrijfsprofiel, je website, een kaartje bij de kassa. Vertel klanten bij het afrekenen dat ze voortaan online kunnen boeken. Bij Planobook zit een salonwebsite met webshop bij het abonnement in, dus ook zonder eigen site heb je een plek waar klanten boeken.
Stap 6: zet automatische berichten aan
Het grootste tijdvoordeel zit in berichten die je niet meer zelf stuurt. In Planobook gaan bevestigingen en herinneringen automatisch per e-mail. Daarnaast kun je een check-in na de behandeling, een verjaardagsmail en een "we missen je"-mail voor klanten die een tijd niet geweest zijn aanzetten. Je stelt het één keer in; daarna loopt het.
Stap 7: neem de kassa mee
Veel salons digitaliseren de agenda maar blijven afrekenen op een los kassasysteem of een rekenmachine. Zonde, want als de kassa in dezelfde software zit, wordt de afspraak met één tik een bon, worden producten en loyaliteitspunten meteen bijgeschreven en krijgt je boekhouder een btw-rapportage in plaats van een stapel bonnen. Met aanbetalingen via iDEAL voor dure behandelingen verminder je bovendien no-shows.
Daarna: automatiseer het herhaalwerk
Zodra de basis staat, zit de grootste tijdwinst in taken die je niet meer zelf hoeft te doen. Automatiseren betekent niet dat een robot je klanten knipt, maar dat terugkerende administratie vanzelf gaat. Zet deze aan zodra agenda, online boeken en kassa lopen:
- Een klantenkaart die zichzelf vult. Bij elke online boeking wordt een klantprofiel aangemaakt of bijgewerkt met naam, e-mail en telefoon; jij voegt notities, kleurformules en foto's toe.
- Een wachtlijst voor vrijgekomen plekken. Klanten zetten zichzelf online op de wachtlijst. Komt er een plek vrij, dan nodig je ze in Planobook met één klik per e-mail uit; de eerste die boekt, heeft de plek.
- Spaarpunten bij het afrekenen. Een stempelkaart werkt alleen zolang iemand hem bijhoudt. Digitale spaarpunten worden bij elke afrekening bijgeschreven en staan op de klantenkaart.
- Verjaardagsmail en "we missen je"-mail. Met de geboortedatum op de klantenkaart gaat de verjaardagsmail vanzelf de deur uit, en klanten die 42 dagen niet zijn geweest krijgen een vriendelijke uitnodiging om weer te boeken.
- Werktijden één keer instellen. Stel per medewerker in wanneer hij of zij werkt en blokkeer vakanties één keer; de boekingspagina toont dan alleen tijden die echt beschikbaar zijn.
- Website en webshop in hetzelfde systeem. De salonwebsite is gekoppeld aan je dienstenlijst: pas je een prijs aan, dan staat die overal goed, zonder een losse website bij te werken.
Hoeveel tijd bespaar je?
Dat hangt af van hoeveel je nu met de hand doet. Een eerlijke manier om het te meten: turf een week lang hoe vaak je de telefoon opneemt voor een boeking of wijziging, hoe vaak je zelf een herinnering stuurt en hoe lang je aan het einde van de dag bezig bent met de kas. Doe dat na een maand werken met de software opnieuw. Het verschil is jouw tijdwinst, en die kun je gebruiken voor extra klanten of voor jezelf.
Train je team
Plan een uur met het hele team op een rustig moment. Laat iedereen een afspraak inboeken, verzetten, afrekenen en een notitie in de klantenkaart zetten. Spreek regels af: alles gaat in de software, niets meer op briefjes. Wijs één collega aan die de eerste weken vragen beantwoordt. De meeste salonsoftware is bewust eenvoudig; het leren kost minder tijd dan je denkt.
Veelgemaakte fouten
- Te lang parallel draaien. Twee agenda's bijhouden kost meer tijd dan het oplevert. Twee weken is genoeg.
- Online boeken aanzetten met een onvolledige prijslijst. Klanten boeken dan de verkeerde dienst of haken af.
- Geen e-mailadressen verzamelen. Zonder e-mailadres geen bevestiging, herinnering of verjaardagsmail.
- De kassa overslaan. Daarmee laat je de helft van het voordeel liggen.
Wat het kost
Planobook kost €39,95 per maand inclusief twee medewerkers (excl. btw), of €399,50 per jaar. Elke extra medewerker kost €9,95 per maand. Agenda, online boeken, kassa, klantenbeheer, website, webshop, cadeaubonnen, strippenkaarten, spaarpunten en dagprijzen zijn inbegrepen, met e-mailherinneringen, zonder commissie per boeking, en je kunt maandelijks opzeggen. Je probeert het 14 dagen gratis, zonder betaalgegevens, zodat je de stappen hierboven kunt doorlopen voordat je iets betaalt.
