Aanbetaling invoeren zonder klanten kwijt te raken

Stap 1: kies voor wie de aanbetaling geldt

Planobook kent drie keuzes: uit, selectief of altijd vereist. Selectief betekent per behandeling of per klant. Voor de meeste salons is selectief de beste start.

• Lange of dure behandelingen, waar een lege plek veel kost.
• Nieuwe klanten die online boeken en die je nog niet kent.
• Klanten die eerder niet zijn verschenen.

Stap 2: kies het bedrag

Je kiest een percentage of een vast bedrag. Met 100% betaalt de klant de hele behandeling vooraf. Een vast bedrag is makkelijk uit te leggen ("€ 15 aanbetaling"); een percentage groeit mee met de prijs van de behandeling.

Rekenvoorbeeld: bij een kleurbehandeling van € 120 is 25% aanbetaling € 30. De klant betaalt € 30 bij het boeken en € 90 in de salon; de aanbetaling wordt bij het afrekenen verrekend.

Stap 3: koppel je betaalprovider

Ga naar Instellingen › Betaling, plak de API-sleutel van je account bij Mollie of Stripe en kies Verbinden. Daarna stel je onder Aanbetalingen in voor wie en hoeveel. De klant betaalt bij het online boeken met iDEAL en het geld komt direct op de rekening van de salon.

Planobook rekent niets per betaling. Je betaalprovider rekent wel eigen transactiekosten; kijk die na in je account bij Mollie of Stripe.

Stap 4: leg je afzegregels vast

Een aanbetaling werkt het best met een duidelijke afspraak over afzeggen. Bepaal zelf wat je doet als een klant op tijd afzegt, te laat afzegt of niet komt, en zet dat op je boekingspagina en in je salonwebsite. Een veelgebruikte regel: zeg je op tijd af, dan krijg je het bedrag volledig terug.

Stap 5: vertel het je klanten

• Op de boekingspagina: "Voor deze behandeling vragen we een aanbetaling. Die wordt verrekend bij het afrekenen."
• Aan vaste klanten: "Vanaf volgende maand vragen we bij online boeken van langere behandelingen een kleine aanbetaling. Zo houden we plek voor iedereen die komt."
• Bij een vraag aan de balie: leg uit dat de aanbetaling niet extra is, maar een deel van de prijs.

Na een maand: kijk wat het doet

Tel het aantal niet-verschenen klanten in de maand vóór en na de aanbetaling. In Planobook zet je een afspraak op Niet verschenen; de klant krijgt dan automatisch een bericht. De no-show calculator op planobook.nl rekent uit wat de lege plekken kostten.

Ook zonder aanbetaling helpen de automatische herinneringen per e-mail, 24 uur en 1 uur voor de afspraak, zonder kosten per bericht.