Waarom horen rooster en agenda in één systeem?
Veel salons houden het rooster bij in een spreadsheet of een groepsapp, en de afspraken in de agenda. Zolang alleen jij boekt, gaat dat redelijk: je weet uit je hoofd dat Lisa op woensdag vrij is. Zodra gasten online boeken, gaat het mis. De boekingspagina kan niet in je groepsapp kijken.
Technisch werkt het zo: voor elke medewerker en elke dag berekent de agenda een venster van werktijd. Daar gaan pauzes, vrije tijd en bestaande afspraken vanaf. Wat overblijft, is wat een gast kan boeken. Het rooster is dus geen los lijstje, maar de invoer van de hele rekensom. Daarom hoort het in dezelfde software als je agenda per medewerker.
In Planobook staat het per medewerker in één venster, "Medewerker bewerken", met vijf tabbladen. In de rest van dit artikel loop ik ze langs.
| Tabblad | Wat je hier vastlegt |
|---|---|
| Algemeen | Naam, profielfoto, "Functietitel op je website", "Kleurcode", "Kan geboekt worden", diensten |
| Uren | Het vaste weekrooster: werkdagen met start- en eindtijd |
| Rooster | Afwijkende werktijden voor één specifieke week |
| Pauzes | Vaste pauzetijden per dag |
| Vrij | Vakantie, vrije dagen of een deel van een dag |
Vaste werktijden en afwijkende weken instellen
Begin met het vaste patroon. In "Uren" zet je per dag of iemand werkt en van hoe laat tot hoe laat. Dat is het rooster dat elke week geldt, tot je iets anders zegt.
Voorbeeld
Een fictieve salon met twee medewerkers: Lisa werkt dinsdag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30 uur, Noor werkt donderdag tot en met zaterdag van 10:00 tot 18:00 uur, op donderdag tot 21:00 uur (koopavond). Dat zijn twee vaste weekpatronen. Klaar.
Dan de uitzonderingen. In "Rooster" blader je naar een specifieke week en pas je daar de tijden aan. Die week geldt dan het afwijkende rooster; de weken eromheen blijven gewoon het standaardrooster volgen. Bedenk je je, dan kies je "Terugzetten naar standaard".
Zo regel je bijvoorbeeld:
- een week waarin iemand een extra dag invalt;
- een cursusweek waarin iemand alleen 's middags werkt;
- een medewerker die om de week werkt: standaard de werkweek, en de vrije weken één voor één als afwijkende week zonder werkdagen.
Over dat laatste: er is geen knop "om de week". Je stelt de afwijkende weken los in. Doe dat minstens zo ver vooruit als gasten online kunnen boeken (in Planobook kies je 1 tot 4 maanden), anders staat er straks een week open die eigenlijk dicht had moeten zijn.
Pauzes en verlof: hele of halve dag
Pauzes leg je vast in "Pauzes": per dag een vaste tijd, of "Geen pauze". Tijdens een pauze kan een gast niet boeken. Een eenmalige onderbreking, zoals een tandartsafspraak, zet je liever direct in de agenda met "Tijd blokkeren"; dat hoort niet in het vaste rooster.
Verlof plan je in "Vrij". Je kiest hele dagen (van startdatum tot en met einddatum) of een deel van een dag, met "Afwezig vanaf" en "Weer beschikbaar vanaf". Een notitie zoals "Vakantie" of "Ziek" is optioneel. Buiten die afwezigheid blijven de normale werktijden gelden.
Wat er gebeurt als er al afspraken staan
Hier zie je waarom een gekoppeld rooster telt. Plan je in Planobook vakantie in een periode waarin al klantafspraken staan, dan wordt die afwezigheid niet opgeslagen. Je krijgt een lijst met de afspraken die overlappen, met de vraag die eerst te verplaatsen of te annuleren. Zo voorkom je dat er een gast voor een dichte deur staat. Verplaats je een afspraak, dan krijgt de gast automatisch een e-mail "Afspraak gewijzigd".
| Situatie | Waar zet je het? |
|---|---|
| Elke dag lunch van 12:30 tot 13:00 | Pauzes |
| Twee weken zomervakantie | Vrij, hele dagen |
| Donderdagmiddag naar een opleiding | Vrij, deel van een dag |
| Eén week andere werktijden | Rooster, die specifieke week |
| Morgen om 15:00 naar de tandarts | Agenda, "Tijd blokkeren" |
| Hele salon dicht op Koningsdag | Instellingen › Tijden, feestdagen |
Welke diensten doet welke medewerker?
Een rooster zegt wanneer iemand er is. Het zegt niet wat iemand kan. Daarvoor koppel je in "Algemeen" de "Diensten die deze medewerker kan uitvoeren". Een gast die een balayage kiest, ziet dan alleen de medewerkers die balayage doen, en "Geen voorkeur" zoekt alleen bij hen.
Je kunt nog een stap verder gaan. Per medewerker en per dienst stel je eigen tijden in: "Eigen tijden voor deze dienst". Bijvoorbeeld: Noor doet bruidskapsels alleen op zaterdagochtend, terwijl ze de rest van de dag gewoon knipt. Die blokken moeten wel binnen haar werktijden vallen, anders kan er niet geboekt worden; de app waarschuwt je daarvoor.
Werk je met inwerktijd plannen bij kleurbehandelingen, dan kun je per fase een andere medewerker opgeven. Zo zet een collega de kleur op en rondt een ander af.
Online boekbaar of niet: wie ziet de gast op de boekingspagina?
Niet iedereen in je team hoeft online boekbaar te zijn. Denk aan een stagiair, een nieuwe collega in de inwerkperiode, of jezelf als je liever alleen vaste klanten zelf inplant. Zet dan "Kan geboekt worden" uit. De medewerker blijft in je agenda staan en jij kunt er afspraken op zetten; gasten zien hem of haar niet.
Wat de gast wel ziet bij een boekbare medewerker: naam, profielfoto en de functietitel die je invult (bijvoorbeeld "Senior stylist" of "Kleurspecialist"). Een verzorgde foto en een duidelijke titel helpen een nieuwe gast kiezen. Met "Kleurcode" geef je elke medewerker een eigen kleur in de agenda, zodat je in de weekweergave in één blik ziet wie wat doet.
In de dagweergave staat elke medewerker in een eigen kolom. Met "Toon ook vrije medewerkers" zie je ook wie die dag niet ingeroosterd is, handig als je iemand wilt vragen in te vallen. Werk je in een kapsalon, dan vind je meer over die weergave bij software voor kappers.
Feestdagen en afwijkende openingstijden
Feestdagen gelden voor de hele salon, niet per persoon. Die zet je onder Instellingen › Tijden, bij de feestdagen en afwijkende openingstijden. Is de salon dicht, dan kan niemand geboekt worden, wat het rooster van een medewerker ook zegt.
Is de salon een periode helemaal dicht, bijvoorbeeld in de zomer, zet dan ook een "Mededeling op boekingspagina" aan. Die toont een korte tekst bovenaan je boekingspagina, zoals "Wij zijn van 12 tot en met 26 augustus op vakantie". Zo weet een gast waarom er geen tijden zijn.
Een kleine maandelijkse routine
- Vraag aan het begin van de maand of iemand vrij wil hebben in de komende periode.
- Zet verlof direct in "Vrij", voordat de agenda volloopt.
- Controleer afwijkende weken tot het einde van je boekingsvenster.
- Kijk in de weekweergave of het beeld klopt met wat je verwacht.
Het is een kleine moeite, en zo vang je roosterfouten op voordat een gast ze merkt. Meer over het plannen van je dagen staat in agendabeheer in je salon.
Wat salonsoftware niet regelt: loon, uren en contracten
Een werkrooster in salonsoftware is een planningsrooster. Het bepaalt wanneer iemand geboekt kan worden. Het is geen urenadministratie. In Planobook:
- worden gewerkte uren, overuren en verlofsaldo niet bijgehouden;
- is er geen koppeling met een salarisadministratie;
- is er geen rapport met omzet of provisie per medewerker;
- hebben medewerkers geen eigen login: er is de eigenaar en één gedeeld "Salonaccount" met losse rechten.
Voor contracten, loon en verlofrechten heb je je loonadministratie of je boekhouder nodig. Voor werven, roosteren en het team gemotiveerd houden lees je verder in personeel in je kapsalon.
Wat kost een groter team? In Planobook zitten 2 medewerkers in de €39,95 per maand (exclusief btw). Elke volgende medewerker kost €9,95 per maand. Voorbeeld: een salon met vier medewerkers betaalt €39,95 + 2 × €9,95 = €59,85 per maand exclusief btw. Alle tarieven staan bij extra medewerker €9,95.
