Wat moet een agenda voor behandelingen anders doen dan een kappersagenda?
Een kappersagenda draait om tempo: veel korte afspraken, soms een kleurbehandeling met inwerktijd. Een agenda voor een schoonheidssalon draait om ruimte en voorbereiding. Het verschil zit in vier dingen:
| Wat | Kapsalon | Schoonheidssalon |
|---|---|---|
| Duur | Veel korte afspraken | Langere behandelingen van een uur of meer |
| Tussen twee gasten | Stoel vegen, volgende gast | Bed opmaken, apparatuur reinigen, kamer klaarzetten |
| Ritme | Gast komt terug als het haar groeit | Behandelingen in een reeks met vaste tussenpozen |
| Dossier | Kleurformule | Huidtype, allergieën, toestemmingen, voortgangsfoto's |
Een online agenda die die verschillen niet kent, laat je improviseren. Je plant "maar wat extra minuten" in, je onthoudt zelf wanneer een gast terug moet komen, en je hoopt dat niemand online boekt in de tijd die je eigenlijk nodig hebt om de kamer klaar te maken. In schoonheidssalon software zoals Planobook regel je dat in de dienst zelf, zodat de agenda het voor je bewaakt.
Schoonmaak- en voorbereidingstijd tussen behandelingen
Dit is de functie waarmee je de meeste rust wint. In Planobook zet je onder Instellingen › Functies "Schoonmaaktijd na dienst" aan. Daarna vul je per dienst het aantal minuten in bij "Schoonmaaktijd (min)".
Wat er dan gebeurt:
- Na elke afspraak voor die dienst verschijnt in de agenda een grijs blok "Opruimen".
- De behandelaar is in die tijd bezet: er kan niemand online boeken.
- De gast ziet het blok niet. Op de boekingspagina en in de bevestiging staat alleen de echte behandeltijd.
- Boekt een gast meerdere behandelingen achter elkaar, dan komt de schoonmaaktijd na de laatste behandeling, niet tussen elke behandeling.
Voorbeeld
Voorbeeld met ronde getallen: een gezichtsbehandeling van 60 minuten met 15 minuten schoonmaaktijd. De gast boekt om 10:00 uur en ziet 10:00 tot 11:00 uur. In je agenda staat de behandeling van 10:00 tot 11:00 en "Opruimen" van 11:00 tot 11:15. De volgende gast kan online vanaf 11:15 uur boeken.
Waarom niet gewoon de behandeling 75 minuten maken? Omdat de gast dan een langere duur ziet dan ze krijgt, en omdat een tweede behandeling in dezelfde afspraak dan onnodig een kwartier extra krijgt. Schoonmaaktijd apart houden is eerlijker naar de gast en preciezer in je agenda.
Voorbereidingstijd vóór een behandeling (apparatuur opwarmen, materialen klaarleggen) is er niet als apart blok. Wil je dat, zet dan de schoonmaaktijd van de vorige behandeling iets ruimer, of blokkeer aan het begin van de dag een vast moment met "Tijd blokkeren".
Behandelreeksen plannen met herhaalafspraken
Veel behandelingen werken pas als reeks: een kuur van zes gezichtsbehandelingen, een reeks behandelingen met een vaste tussenpoos, of een vaste maandelijkse afspraak. Die wil je in één keer vastleggen, zodat de gast zeker is van haar plek en jij je agenda vooruit vult.
- Maak de eerste afspraak in de agenda, bij de juiste behandelaar.
- Kies bij "Herhalen" hoe vaak: elke 1, 2, 3 of meer weken.
- Kies het einde: na een aantal keer (bijvoorbeeld 6) of op een datum.
- Sla op. Alle afspraken staan in de agenda, en de gast krijgt voor elke afspraak een herinnering per e-mail (24 uur en 1 uur vooraf, als je die aanzet).
Een tip uit de praktijk van het plannen: kijk vóór het opslaan naar feestdagen en je eigen vakantie. Valt een afspraak uit de reeks op een dag dat je dicht bent, verplaats die dan direct naar een ander moment. Een klantpakket of strippenkaart die de reeks ook financieel vastlegt, zit niet in Planobook; je rekent per behandeling af, of vraagt per afspraak een aanbetaling.
Aanbetaling bij lange behandelingen
Een gast die niet komt voor een knipbeurt van een half uur is vervelend. Een gast die niet komt voor een behandeling van anderhalf uur, met een kamer die klaarstaat, is een gat in je dag. Daarom is een aanbetaling bij lange of dure behandelingen het overwegen waard.
In Planobook stel je de aanbetaling in als percentage of vast bedrag, en kies je per salon, per dienst en per klant of die nodig is: "Uitgeschakeld", "Selectief" of "Altijd vereist". De gast betaalt via de eigen Mollie- of Stripe-koppeling van je salon, onder meer met iDEAL. Bij het afrekenen wordt het bedrag verrekend. Lees meer over aanbetaling per behandeling.
Een redelijke aanpak: aanbetaling bij behandelingen boven een bepaalde duur of prijs, en bij nieuwe gasten. Vaste gasten die altijd komen, zet je per klant op uitgeschakeld. Zet je voorwaarden ook in de boekingsstap met "Algemene voorwaarden bij online boeken": de gast gaat er dan akkoord mee voordat ze boekt, en de tekst staat in de bevestiging.
Behandelruimtes: wat kan wel en wat niet?
Om misverstanden te voorkomen: Planobook plant per behandelaar, niet per behandelruimte. Er is geen scherm om kamers aan te maken en geen kolom per kamer in de agenda. Twee behandelaars die tegelijk werken, kunnen dus allebei op hetzelfde moment een behandeling hebben, ook als je maar één kamer hebt.
Hoe salons dat in de praktijk oplossen:
- Eén kamer per behandelaar: dan valt planning per behandelaar samen met planning per kamer, en is er niets aan de hand.
- Gedeelde kamer voor één behandeling (bijvoorbeeld een apparaat dat er maar één keer is): bied die behandeling met "Alleen aanbieden op" op vaste momenten aan, en verdeel die momenten tussen de behandelaars.
- Krappe ruimte: maak de werktijden van behandelaars zo dat ze elkaar aflossen in plaats van overlappen.
Groepsboekingen ("Groepsboekingen (Space Booking)") zijn er wel, maar die zijn bedoeld voor workshops en lessen: één dienst met een maximum aantal deelnemers, waarbij gasten zien hoeveel plekken er nog vrij zijn. Voor individuele behandelingen gebruik je ze niet.
Herinnering voor een vervolgbehandeling
Een reeks plan je vooruit. Maar veel gasten komen los, en vergeten dan wanneer het weer tijd is. Daarvoor is er in Planobook bij Automatische berichten de "Herinnering vervolgbehandeling", alleen voor beautysalons.
- De e-mail gaat zes weken na de behandeling, tussen 09:00 en 20:00 uur. Dat moment is vast.
- Jij kiest voor welke behandelingen hij geldt: alleen behandelingen waarbij een vervolg na ongeveer zes weken past.
- Gasten die al een latere afspraak hebben, krijgen hem niet.
- Je kiest hoe de gast een nieuwe afspraak maakt: via je boekingspagina, of via WhatsApp waarna jij de afspraak plant.
Daarnaast kun je "Hoe gaat het na je behandeling?" aanzetten: een korte e-mail 12 uur na de behandeling. Bij een behandeling waarna de huid even moet herstellen, is dat een verzorgd gebaar. Hoe je de toon van zulke berichten kiest, lees je in afspraakbevestiging en herinnering. Planobook verstuurt al deze berichten per e-mail, niet per sms.
Inrichten in één middag
Met deze volgorde heb je in een middag een agenda die je dag bewaakt:
- Diensten: per behandeling de duur, prijs, btw-tarief en schoonmaaktijd. Gebruik "Secties" om ze te groeperen (gezicht, lichaam, handen en voeten).
- Behandelaars: per persoon werktijden, pauzes, vrije dagen en welke behandelingen ze doen. Zie werkrooster per medewerker.
- Regels: minimale boekingstermijn, hoe ver vooruit (1 tot 4 maanden), diensten op vaste tijden.
- Aanbetaling: koppel Mollie of Stripe en zet de aanbetaling op de lange behandelingen.
- Berichten: herinneringen aan, vervolgbehandeling aan voor de juiste behandelingen.
- Klantdossier: zet allergieën en bijzonderheden bij "Vaste afspraken / bijzonderheden", en bewaar toestemmingsformulieren bij "Documenten & bijlagen".
- Testen: boek als gast bij jezelf via je eigen boekingspagina, en kijk of het opruimblok en de aanbetaling kloppen.
Werk je met nagels, dan gelden vergelijkbare stappen; kijk daarvoor bij nagelstudio software. Wil je de agenda zelf beter leren kennen, met dag-, week- en maandweergave en een kolom per behandelaar, lees dan over salon agenda software.
