Wat is inwerktijd en waarom telt het in je planning?
Inwerktijd is de tijd waarin een product zijn werk doet zonder dat jij erbij hoeft te staan. Bij kleuren is dat de tijd tussen het opbrengen en het afspoelen. Bij een permanent de tijd waarin de vloeistof inwerkt. Bij balayage met folie of een toner zit er vaak ook zo'n wachtmoment in.
Voor de gast is het één afspraak. Voor jouw agenda zijn het drie stukken: een stuk waarin je druk bent, een stuk waarin je vrij bent, en weer een stuk waarin je druk bent. Plan je de behandeling als één blok van twee uur, dan zegt je agenda dat je twee uur bezet bent. Dat klopt niet, en dat kost je ruimte voor een andere gast.
Het omgekeerde gebeurt ook. Wie de inwerktijd "uit het hoofd" opvult met een knipbeurt, zonder dat de agenda het weet, loopt het risico dat de afronding en de volgende gast tegelijk vallen. Dan wordt er gehaast, of zit een kleurgast te lang met kleur in het haar. Met kapsalon software die fasen kent, hoeft dat niet.
Hoe splits je een behandeling in fasen?
Een split-afspraak heeft drie fasen. In Planobook heten de velden in de dienst "Actieve tijd", "Inwerktijd" en "Afsluiting"; in de agenda zie je de twee actieve delen terug als "(Start)" en "(Afronding)".
| Fase | Wat jij doet | Bezet in de agenda? |
|---|---|---|
| Start (actieve tijd) | Consult, kleur mengen en opbrengen | Ja |
| Inwerktijd | Niets aan deze gast; ruimte voor een ander | Nee, medewerker vrij |
| Afronding (afsluiting) | Afspoelen, verzorgen, föhnen of stylen | Ja |
Rekenvoorbeeld
Voorbeeld met ronde getallen: een uitgroeikleuring met föhnen. Start 30 minuten, inwerktijd 35 minuten, afronding 30 minuten. Totaal 95 minuten voor de gast. In je agenda ben je 60 minuten bezet, en heb je in het midden 35 minuten vrij. Daar past een knipbeurt van 30 minuten in, met 5 minuten marge.
Meet de fasen voordat je ze invult. Neem een paar weken lang bij elke kleurbehandeling de tijd op: hoe lang duurt het opbrengen echt, hoe lang laat je inwerken, hoe lang duurt de afronding met föhnen? Vul de waarden in die je meestal haalt, niet je snelste tijd.
Welke behandelingen lenen zich ervoor?
Niet elke behandeling hoeft gesplitst te worden. De vuistregel: alleen als de wachttijd lang genoeg is om er iets zinnigs mee te doen.
- Uitgroei kleuren: vaak de duidelijkste kandidaat. Korte start, vaste inwerktijd, afronding.
- Volledige kleuring: langere start, inwerktijd die afhangt van het product.
- Balayage of highlights: soms een korte inwerktijd na een lange start. Splits alleen als de wachttijd echt bruikbaar is.
- Permanent: inwerktijd plus fixeren; past goed in drie fasen.
- Toner: korte inwerktijd. Als losse dienst meestal niet de moeite waard om te splitsen; als onderdeel van een kleurbehandeling wel mee te rekenen.
Is de inwerktijd korter dan je kortste behandeling, dan past er geen andere gast in. Laat die als één blok staan.
Kleurformules bij de klant bewaren
Wie kleurt, wil ook weten wat de vorige keer is gebruikt. Planobook heeft daarvoor geen apart formuleveld; je zet de formule als notitie in het "Logboek (CRM)" van de klant. Hoe je dat consequent doet, lees je bij kleurformules opslaan.
Wat ziet de gast bij online boeken?
De gast ziet één behandeling met de totale duur. Op de boekingspagina van Planobook staat bij de keuze "Totale duur" met het aantal minuten: start, inwerktijd en afronding opgeteld. Van de fasen merkt de gast niets.
Achter de schermen gebeurt meer. Bij het zoeken naar vrije tijden rekent het systeem elke fase apart:
- De medewerker van de start moet vrij zijn tijdens de start.
- Tijdens de inwerktijd hoeft niemand vrij te zijn (tenzij je voor die fase ook een medewerker hebt opgegeven).
- De medewerker van de afronding moet vrij zijn tijdens de afronding.
- Staat schoonmaaktijd aan, dan moet de medewerker die afrondt ook daarna nog even vrij zijn.
Het gevolg: een andere gast kan online een knipbeurt boeken die precies in jouw inwerktijd valt. Dat is precies wat je wilt, maar het betekent ook dat je fasen moeten kloppen. Een te korte inwerktijd in de instellingen zorgt ervoor dat de agenda iemand anders laat boeken terwijl jij nog met de kleur bezig bent.
Het moment dat de gast ziet, is het begin van de start. De eindtijd die de gast ziet, is het einde van de afronding. Schoonmaaktijd valt daarbuiten.
Valkuilen: te krappe fasen en bezette stoelen
Split-afspraken maken je agenda voller, en daarmee ook kwetsbaarder. Let op deze vier dingen:
| Valkuil | Wat er gebeurt | Wat je doet |
|---|---|---|
| Start te kort ingesteld | De tussengast staat al te wachten terwijl jij nog kleur opbrengt | Neem je gemiddelde tijd, niet je snelste |
| Inwerktijd te kort ingesteld | De afronding valt tegelijk met een andere afspraak | Rond naar boven af op vijf minuten |
| Afronding vergeten bij föhnen | Uitloop aan het eind van de dag | Föhnen en stylen horen in de afronding |
| Stoelen | Twee gasten tegelijk, één vrije stoel | Bewaak dit zelf; zie hieronder |
Planning per medewerker, niet per stoel
Planobook plant per medewerker. De agenda weet niet hoeveel stoelen of wasbakken je hebt. Een kleurgast die tijdens het inwerken op haar stoel blijft zitten, bezet die stoel, maar dat ziet de agenda niet. Heb je evenveel stoelen als kappers plus een paar wachtplekken, dan is dat zelden een probleem. Werk je in een kleine ruimte met weinig stoelen, laat de kleurgast dan tijdens het inwerken in een wachthoek zitten, of beperk het aantal split-afspraken dat tegelijk loopt.
Zo stel je het in Planobook in
Het kost een paar minuten per dienst:
- Ga naar Instellingen › Functies en zet "Werken met inwerktijden" aan ("Voor behandelingen met wachttijd, bijv. verven, permanenten").
- Open bij Diensten de kleurbehandeling.
- Vul de drie tijden in: "Actieve tijd", "Inwerktijd" (medewerker vrij) en "Afsluiting" (afspoelen en dergelijke). Je ziet direct de totale duur.
- Kies bij "Standaard medewerker per fase" wie de start en de afronding doet, of laat het op "Iedereen" staan.
- Sla op. In de dienstenlijst staat nu "(split)" achter de naam.
- Boek als test een afspraak via je eigen boekingspagina en kijk in de agenda: je ziet twee blokken, "(Start)" en "(Afronding)", met de inwerktijd ertussen vrij.
Wil je ook opruimtijd na de behandeling, zet dan "Schoonmaaktijd na dienst" aan en vul per dienst de minuten in. Meer over het verslepen en verlengen van zulke afspraken staat bij split-afspraken in de agenda. Voor kappers die vooral met de agenda zelf werken is er de kappersagenda, en voor salons met veel kleur en styling de pagina over hairstudio software.
Werk je met meerdere kappers en wil je dat de afronding bij een collega kan, zorg dan dat het rooster van die collega klopt. Hoe je dat inricht, lees je in werkrooster salon.
